企業や組織の目標が達成されるためには、あらゆる業務においてプロセスが評価される仕組みが必要です。その仕組みの1つがKPIと呼ばれる指標です。この記事では、KPIの意味から設定することのメリットは何か、ほかの指標とどのように関係しているのか、そしてKPIを実際に運営する際のコツなどを紹介します。

KPIとは？

KPIとは「Key Performance Indicator」の略語で、「重要業績評価指標」を表します。読み方は「ケーピーアイ」です。KPIは、企業の目標や組織の目標が達成されるために、各業務においてどの程度のパフォーマンスを出せばよいのかを示す指標です。

たとえば営業部が掲げた目標を達成するために、訪問件数や受注件数などを数値で評価できるように、指標として設定するのがKPIです。目標達成にどの程度近づいているのかを客観的に把握することができるようになります。もしKPIが設定値に達していなければ、パフォーマンスが落ちているプロセスを見つけやすくなります。

あらゆる業務に使えるKPI

KPIというと、営業の訪問件数や目標受注件数、企業全体であれば財務指標などが思い出されるかもしれませんが、実際にはあらゆる業務やプロセスに利用できます。たとえば営業担当者の顧客訪問回数や受注件数などのほかに、研修の回数やクレーム件数などにも設定できます。あるいは製造現場であれば、在庫率や不良品の発生率などに設定できます。

組織や個人が行うあらゆる業務プロセスでKPIが設定されることで、会社や組織の目標に対する状況把握ができます。なんとなく進んでいるといった曖昧な状態ではなく、どのプロセスがどの程度達成できているのか、達成度が低いプロセスがどの工程なのかが明らかになります。

わかりやすくして形骸化を防ぐ

KPIはあらゆる業務プロセスに設定できます。しかし、複雑に設定したり目標との因果関係が希薄なままに数値設定したりすると、KPIはとりあえず設定しただけの指標になってしまい形骸化してしまいます。このような形骸化を防ぐためには、目標との因果関係が明白なプロセスに絞ってKPIを設定し、実行者が理解できる範囲に抑えます。

また、KPIは一度だけ設定すればよいというわけではありません。組織の目標の変化や戦略の変化に応じて、柔軟に変更していく必要があります。さらにKPIを変えるたびに、従業員の理解を深めるための教育プログラムが必要になります。

KPIを設定するメリット

KPIを設定することには多くのメリットがあります。

KGI達成までのプロセスが明確になる

KGIは「Key Goal Indicator」の略で、「重要目標達成指標」を表します。たとえば「自社の今期の売上を10億円にする」などがKGIです。このKGIの達成に必要な業務プロセスのパフォーマンスを可視化するのがKPIです。KPIの設定により、各業務プロセスの達成度がKGIの達成にどの程度貢献できているのかを確認することができます。

1.各人の目標が定まる

KGIだけでは大まかすぎて各人の行動の指針は明確にできません。そこで各業務のプロセスでどのような成果を出すべきかを示すKPIの設定が必要になります。何をどれだけ行うべきかが明らかになるので、組織全体のパフォーマンスが高まります。同時に、組織の成果が出なかった場合に何を改善すべきかが明確になり、PDCAサイクルを効率よく回すことができるようになります。

2.必要なアクションが明らかになる

組織が目標を成し遂げる際に各人が何をすべきかを明らかにするためにKPIを設定します。その結果、各人は努力の方向性で迷わなくなります。たとえば営業部の売上目標を成し遂げるために、1人当たりがめざす訪問数や成約率が明確になります。

3.評価基準が明確になる

評価基準を明確に統一するためにKPIを設定します。たとえば営業部員1人の月の売上が500万円と設定された場合、それが達成できたかできなかったかは金額という数値で明かになります。KPIとして月の訪問数や成約率を数値で設定していれば、目標が達成されなかった場合も、理由が訪問件数不足だったのか、あるいは訪問件数は達成していたが、成約率が低すぎたのかが明らかになります。このように、各人を評価する際の曖昧さが減り、客観性が高まり公平性が担保されます。

4.組織のモチベーションが高まる

KPIが定められると各人の目標を共有できるため、組織全体のモチベーションが高まります。たとえば業務プロセスにおいて課題が発生した場合でも、組織内の共通の課題として共有し、メンバー全員が自分ゴトとして解決に向かいます。このことで結束力が強まりモチベーションも高まります。

5.PDCAを回しやすくなる

目標達成のための業務が細分化され、行動した結果がKPIにより評価できるようになれば、改善点が明確になるためPDCAを回しやすくなります。その結果、各人のパフォーマンスが高まり、組織全体としてもより大きな成果を出すことができます。

KPIに関連する指標

KPIと混同されやすいKGIとKFSという指標について説明します。

KGIとは？

KGIは「Key Goal Indicator」の略で、「重要目標達成指標」を表します。特定の期間で達成すべき目標を数値化することを示します。たとえばある企業が、「今期は売上を大きく伸ばすぞ！」と目標を立てたとします。しかし、このような大まかな目標では、販売部門の目標が定まりません。

そこで具体的な指標として、「売上1兆円を達成するぞ！」と設定します。このようにKGIが設定されれば、販売部門は売上1兆円を実現するためには月間何件を受注すればよいのかがわかり、そのために何件訪問すればよいのかも決まってきます。これがKPIです。ほかにも、「利益率を○○％に改善する」というKGIが設定されれば、商品の販売数や仕入れの値引きを目標としたKPIが設定できます。

KFSとは？

KFSは「Key Factor for Success」の略語で、「重要成功要因」を表します。ビジネスが成功するためのカギとなる要因がKFSです。たとえば、あるサービスの売上目標を達成したい場合に、必要となる要因は集客数や価格設定だとすれば、それぞれがKFSとなります。そして、これらのKFSを指標化したものがKPIだといえます。

KPIとKGI、KFSはどのような関係にあるのか？

KPI（重要業績評価指標）、KGI（重要目標達成指標）、KFS（重要成功要因）がどのような関係にあるのか解説します。

KGIとKPIは何が違うのか

KGIは最終目標です。これに対してKPIは、KGIを実現するための中間目標です。たとえばKGIとして自社のECサイトの今月の売上を2000万円にした場合、月間のECサイトへのセッション数の目標値を決めたり、新たに販売を開始する新規商品の点数を決めたりすることがKPIです。

KGIとKFSは何が違うのか

目標を示すKGIを実現するための要因がKFSです。逆にいえば、KFSに取り組むことによってKGIが達成されます。KFSが不明確なままKGIをめざしても闇雲に努力することになり、組織や個々人のモチベーションが低下します。たとえば自社ECサイトで○月の売上を○○万円にするというKGIが設定された場合は、アクセスを伸ばすことがKFSの１つとなります。

KFSとKPIは何が違うのか

前項のように、ECサイトの売上目標額をKGIとしたときのKFSの1つが、ECサイトへのアクセス数だと分析できた場合、KPIは具体的に必要なアクセス数を示します。このKFSはさらに細分化できます。つまりアクセス数を延ばすために必要な月当たりのサイト更新回数や新商品の取り扱い頻度、広告の露出頻度などの見直しを行い、それぞれをKPIとして数値化します。

OKRとの違いとは？

OKRとは？

OKRは「Objectives and Key Results」の略で、「目標と成果指標」を示します。会社が定める目標と社員の目標を関連づける目標管理方法です。OKRではまず、会社の目標と、その目標を達成した際の成果を明確にします。そして、この目標を達成して成果を得るためには、チームや個人はどのような目標をめざして成果を出すべきか紐づけていきます。

たとえば、以下のようなOKRが考えられます。

企業の目標（Objectives）	3年後に業界シェア○○％を獲得
企業の成果指標（Key Results)	利益率○○％獲得リピート率○○％獲得
チームの目標（Objectives）	新規顧客○○％獲得リピート率○○％獲得
チームの成果指標（Key Results)	上半期に集客イベントを行う今月中にWeb広告のキーワード見直し
個人の目標（Objectives）	自社サイトのリニューアル
個人の成果指標（Key Results)	SEO実施広告キーワード見直し

OKRとKPIの違いとは

KPIが目標に対する現在の行動の状況を客観的に測定する指標であることに対し、OKRは目標を達成するプロセスを見える化して共有する仕組みだといえます。また、KPIでは実現可能な数値を設定するので100％達成することをめざしますが、OKRではプロセスを重視しますので、可能な限り近づくことをめざします。

たとえばダイエットにたとえるなら、半年後までに6キロ痩せることを目標にした場合、毎日ウォーキングと食事制限する方法を選ぶことがOKRで、「ウォーキングは1日に○○キロ歩き、食事は○○キロカロリー以内に」と定めるのがKPIです。

KPIを設定する手順

KPIをいきなり設定することはできません。まず、KGIを設定する必要があります。

以下、手順を紹介します。

1.KGIを設定する

KPIを設定するためには、先に企業や組織の最終目標であるKGIを定めます。KGIはただ高ければよいのではなく、現実的に達成できる数値で示します。たとえば売上であれば金額を明確にします。また、KGIはできるだけ社員やチームメンバーからの意見を募り、全員で納得できる数値を決めることで、各人が合理的に納得できるKPIを設定できるようになります。

2.KGIを分解してKFSを引き出す

KGIが定まったら、次にKGIをKFS（重要成功要因）に細分化します。たとえば自社のECサイトからの売上を上げることがKGIであれば、KFSは「サイトの見やすさ」や「SEO対策」「コンテンツの品質の高さ」「SNSとの連携」「効果的な広告出稿」などが考えられます。

3.KFSを選ぶ

プロセスを細分化してKFSを洗い出すことができたら、KFSを特定します。KFSを決める基準は、まずそのプロセスがコントロール可能かどうかです。次に、目標達成に対する影響の大きさです。この2つの基準によりKFSを特定します。

4.KFSからKPIを設定

KFSを選定したら、KPIを設定します。前述の「サイトの見やすさ」や「SEO対策」「コンテンツの品質の高さ」「SNSとの連携」「効果的な広告出稿」であれば、それぞれ「検索流入数」や「サイト内滞在時間」「SNSからの流入数」「広告からの流入数」となります。つまり、KFSの達成度を客観的に評価できる指標を数値で示すことになります。

KPIの設定例

KPIは各社ごとの業務プロセスを定量的に評価する指標です。そのため、業種ごとのKPIとしての数値が規格として用意されているわけではありません。しかし、業種ごとによく使われるKPIの例はありますので、以下に紹介します。

セールスのKPI例

セールス部門でもっとも困るのは、「今月の売上○○円の達成のためにがんばれ！」という激励です。これでは何をどのように「がんばれ」がよいのかわかりません。そこで、各部署でどういった役割でどこに力を入れるかを明確になるKPIを設定します。

たとえば、インサイドセールス部署であれば、リード創出のために「アポ数」や「商談化数」をKPIに設定すると有効でしょう。またフィールドセールスであれば、受注数を上げるために「案件化数」や「受注率」といったものがKPIに設定されます。

よく使われる例は以下のとおりです。

架電数	アポ数	訪問数	新規リード獲得数
平均顧客単価	案件化数	受注数	受注率

システム開発のKPI例

システム開発において、品質保証のための「エラー件数」や「標準化率」や納期厳守を実現するために「進捗率」や「稼働率」がKPIの設定として有効です。

よく使われる例は以下のとおりです。

エラー件数	標準化率	進捗率
稼働率	生産性	テスト終了件数

製造業のKPI例

製造業では利益、生産性向上の基本をQuality（品質）、Cost（費用）、Delivery（納期）のQCDとしています。KPIは、原料費の管理や稼働効率、品質の維持、あるいは現場の安全性を確保するために有効です。

たとえば、費用を抑え、生産効率を高めるために「総合設備効率」や「時間稼働率」「稼働率」「不良率」をKPIとして設定することが有効です。

その他よく使われる例は以下のとおりです。

原材料歩留差異	収率差異	工数差異	設備稼働差異	設備稼働率
時間稼働率	総合設備効率	ライン編成効率	稼働率	不良率
事故発生件数	度数率	製造リードタイム

人材採用のKPI例

人材採用のKPIは、選考フローの効率化やミスマッチの防止などに有効です。

たとえば、採用者数を増やすために「母集団形成」から「応募人数」「面接突破率」「内定率」などをKPIとして設定します。

よく使われる例は以下のとおりです。

母集団形成	応募人数	面接設定率	一次面接人数
最終面接人数	説明会・インターンへの参加人数	書類選考数の通過率	内定率
内定承諾率	採用達成度	1人あたりの採用コスト	職場定着率

購買のKPI例

購買におけるKPIは、品質の維持と原価低減、納期厳守に有効です。

たとえば、購入した資材の品質を高めるために「受入不良率」や「VOS（Voice of Supplier：取引先評価）」がKPIとして設定されます。

よく使われる例は以下のとおりです。

受入不良率	原価低減率	CR（コストダウン）率
納期遵守率	VOS（Voice of Supplier：取引先評価）

KPIを設定するポイントとなるSMARTとは？

KPIを設定するコツとして、「SMART」を意識する方法があります。SMARTとは、以下の頭文字です。

それぞれを見ていきましょう。

Specific（明確な）

「Specific」は「明確な」を意味します。KPIは誰が見てもわかる指標になっていなければなりません。人により解釈が変わってしまうような曖昧な設定はKPIとはいえません。明確にすることで、KPIを見れば各業務における目標を達成できたかどうかが客観的に判断できます。

Measurable（測定可能な）

「Measurable」は「測定が可能なこと」を意味します。KPIは数値化できる業務プロセスに設定しなければ、達成度を客観的に判断できません。数値化できれば課題も発見しやすくPDCAを回しやすくなります。

Achievable（達成可能な）

「Achievable」は「達成可能なこと」を意味します。KPIを設定する際、「目標は高いほどよいだろう」と現実的ではない数値を設定してしまうと、従業員は「どうせ無理」と諦めてしまい、「あくまで理想だろう」と実際に達成する意欲が削がれてしまい、モチベーションが下がってしまいます。そのため、KPIを設定する際には、達成の可能性が高い数値を設定します。

Related（関連性）

「Related」は「関連性」を意味します。KGIと関連しないKPIを設定して達成しても、企業の目標達成に貢献することができません。場合によってはKPIの達成のための労力やコストが企業にとってマイナスに作用する可能性もあります。したがって、KPIは必ずKGIと関連させます。

Time-bound（期限を定めた）

「Time-bound」は「期限を定めた」を意味します。KPIを設定する際には、期限を設定しなければなりません。期限が決められていないと、業務は漫然と進められてしまいます。期限が決められることで、行動に具体性が生じます。

KPIを運営するコツ

KPIは一度設定してそれきりというものではありません。企業や組織の目標が達成されるためには、継続的なKPIの運営が必要です。

ここでは、KPIを運営するコツについて紹介します。

KPIはシンプルに

KPIを継続的に運営するためには、KPIの設定をシンプルにする必要があります。項目が多すぎたり測定方法が複雑すぎたりすると、KPIの運営に多くのリソースとコストを投入することになってしまいます。結果的に、いつのまにかKPIは単なるスローガンになってしまいます。KPIは重要な項目に絞り、シンプルな測定が可能な内容にしておきます。

評価を明確に

KPIを設定して測定できていたとしても、評価基準が定まっていなければ次の行動への指針となりません。KPIを企業の目標達成のための加速器として活用するためには、評価基準を明確にしておく必要があります。

定期的に見直す

KPIは固定されるべき指標ではありません。定期的に軌道修正を行う必要があります。日々の進捗度合いを評価し、KPIの設定を見直します。適切なKPIを設定することで、業務改善への効果を発揮できます。

KPI管理に役立つツール

各業種でKPI管理に役立つツールを紹介します。

SFA

営業向けにはSFAツールがKPI管理におすすめです。SFAは営業プロセスの自動化や、効率的に業務を遂行するための営業支援です。見込み顧客の獲得から訪問や商談・クロージングまでのフローを可視化することにより、アポイント獲得数や受注率などの営業プロセスを把握できます。これにより、課題の解決に役立てられます。

SFAの詳しい解説はこちらをご覧ください。

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プロジェクト管理

プロジェクト管理ツールは、システム開発やWeb制作の現場で用いられているKPI管理ツールです。作業量・作業負荷の可視化、生産性の監視、リソースの最適化などの各種ツール群によって構成されています。

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採用管理（ATS）ツール

採用の現場では、採用管理ツールがKPI管理で用いられています。採用管理システム（ATS）とは、企業が行う人材採用活動において、応募者の情報管理や採用スケジュールの進行管理など、人材採用に関する業務を一元管理できるシステムになります。

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BIツール

さまざまな業種でKPI管理として活用できるのがBIツールです。BI（ビジネスインテリジェンス）とは、企業における各種業務データや市場データなどを収集し、分析・可視化を行うことでビジネスの現状や過去の傾向を把握する手法です。

BIツールの詳しい解説はこちらをご覧ください。

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まとめ

ビジネスに限らず、目標が達成されるためにはKPIは必須となる指標です。KPIは行動指針となるだけでなく、組織全体のモチベーションを高めることも期待できます。

本記事ではKPIの意味からほかの指標との違いと関連性、設定手順や運営上のコツまでを解説しました。自社のビジネスに合ったKPIを設定・運営することで、目標達成を実現してください。