近年、企業における業務効率化の取り組みがますます注目されています。中でも、業務スピードを向上させて組織の統制を強化させるためには、業務の流れを円滑にすることが大切ですが、こうした業務の流れはワークフローのシステム化により改善できます。
本記事では、ワークフローとは何か？ワークフローシステムが求められる背景やメリット・デメリットについて解説します。業務上の手続きを可視化して、説得力のある計画書で稟議を通したい人にとって役立つヒントとなるでしょう。
目次
ワークフローとは？
ワークフローは、業務の流れのこと。現代のビジネスにおいては、業務を可視化して組織内で共通認識するために必要不可欠なビジネス手法です。
「ヒト・モノ・カネ」のリソースを体系的にそろえた業務プロセスの構築
ワークフローとは、「ヒト・モノ・カネ」にかかるリソースを体系的にシステム化した業務プロセスの構築です。たとえば、企業のビジネスにおいて次のような業務プロセスが考えられます。
パソコンの購入における承認手続きの例
| 1 | 担当者 | パソコンを15万円で購入による経費精算書の申請手続き開始 |
| 2 | 所属部長 | チェックおよび承認 |
| 3 | 経理部担当者 | チェックおよび承認 |
| 4 | 経理部部長 | 最終承認 |
ワークフローにより、業務プロセスが構築されていれば、承認業務を定型化して手続きの抜けや漏れが防げます。
グループで実行される情報伝達や業務プロセスの流れを可視化
ワークフローは、企業やグループで実行される情報の伝達や業務プロセスの流れの可視化が可能です。たとえば上記の「パソコンの購入における承認手続きの例」では、経費の名目や金額などで条件を設定して定型プロセスの調整ができます。
状況により変更する場合は、業務プロセスの可視化が必要となります。ワークフローの基本は、業務プロセスの可視化によって、状況に合わせた調整を取り入れることがワークフローの基本です。
一連の手続きや業務の流れを図式化
一連の作業に必要な手続きや業務の流れを図式化することを、ワークフローといいます。特に業務プロセスが複雑であれば、図式化によって整理され明確になります。組織全体で業務を共通認識するには、図式化された業務プロセスの構築が必要です。
ワークフローが求められる背景
ワークフローが求められる背景には、次のような事情が考えられます。
コロナ禍による社会情勢の変化への対応
2020年から世界を一変させた新型コロナウイルスは、社会情勢の変化への対応を加速させました。あらゆる業種のビジネスに影響がおよび、非対面やリモートによる打ち合わせ、商談などが中心となってきています。社会情勢の変化への対応では、遠隔で業務を進めるためのデジタル化が必須です。ワークフローは、リモート対応の事業継続のために欠かせない業務プロセスの伝達手段となります。
環境や市場の変化に合わせた経営体制の構築
コロナ禍による社会情勢の変化は、環境や市場も変化させました。非対面・非接触が日常化する中、オンラインを介したサービスの需要が高まっています。企業は、市場の変化に合わせて最適な経営体制を構築する必要があります。
DX推進・組織改革・ツールの導入は世界的に進んでいる
環境や市場の変化とともに、DX推進や組織改革を目的にしたツールの導入は、世界的な取り組みで進んでいます。特に、自社を取り巻く環境でツール導入が進まないことにより、外部との業務連携が取れなくなる課題が浮き彫りになりました。
紙やメールによるワークフローでは限界
従来のワークフローは、紙やメールで行われてきました。社内では、業務を進めるために次のような申請書類が必要です。
・稟議書
・見積依頼書
・出張報告書
・旅費精算書
・休暇届
・設備利用申請書
これら申請書類を手書きで作成したり、押印したり、承認を確認したりすることは手間が増える一方です。特に紙の紛失やメールの確認漏れなどは、承認者の不在や未確認により進まなくなってしまうことは大きな課題です。そのため、紙やメールによるワークフローでは限界があります。
業務タスクの中身ではなく引き継ぎ方法にボトルネックがある
ワークフローにおける問題は、業務タスクの中身ではなく、業務を引き継ぐ方法にあります。部下の申請した書類を上長が確認するまで数日かかるシステムのままでは、業務タスクを円滑に進めることが不可能です。引き続く方法を見直して、業務タスクを円滑に進めるにはワークフローのシステム化が重要となります。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、ワークフローをデジタル化して仕組みをつくることです。ワークフローシステムについて解説します。
ワークフローの「申請・承認・決裁・保管」業務の電子化と自動化
ワークフローは、次の業務の電子化および自動化が可能です。
・申請
・承認
・決裁
・保管
ワークフローシステムでは、申請書を作成した起票者が複数の承認者の承認を受けて、最終承認者の決裁を得ます。決裁を通過した申請書はデータとして安全に保管されて、いつでも検索や分析、集計が可能な状態であることが不可欠です。システム上でいつでも確認できる状態をつくるには、電子化や自動化が必要となります。
業務の流れを円滑にシステム化
ワークフローシステムは、業務の流れを円滑にシステム化したものです。業務は、次のフェーズにより成り立っています。
・作業を依頼する
・作業を実施する
・結果をチェックする
・結果を報告する
・結果を承認する
作業と結果に対して、社内それぞれの部署や担当者の役割を電子化・定型化できれば、円滑なシステムの構築が可能です。
業務の引き継ぎ部分の課題を改善したツール
ワークフローシステムは、業務の引き継ぎ部分にある課題を改善して、円滑なプロセス実行を実現するための仕組みです。ワークフローシステムの導入には、業務を整理したうえで電子化・定型化するツールの利用が必要となります。
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムを導入するには、基本機能を知ったうえで必要な機能を備えたツールを選ぶことが大事です。
申請処理機能
ワークフローシステムの申請処理は、入力フォームを利用する方法が基本機能です。必須入力項目設定ができるため、記入漏れやミスなどを防ぐことができます。
決裁・承認処理機能
決裁および承認処理機能は、あらかじめ設定した順番で決裁者や承認者へ自動的に回覧します。条件を変更することにより、回覧する対象者の変更も可能です。
決裁・承認の通知機能
決裁や承認では、処理が実施されるたびに関係者へ通知される進捗状況の共有ができます。進捗状況の共有は、関係者全員を同じ認識のもと円滑に進めることが可能です。
申請書・決裁書の保管機能
申請書や決裁書の保管機能では、電子化により業務区分やカテゴリー区分ができます。ペーパーレス化された保管機能では、決裁された書類だけではなく、未承認の書類までデータ保管が可能です。
申請書・決裁書の検索機能
申請書や決裁書の検索機能では、データ保管されている書類を決裁日や業務区分別に検索できます。紙の書類の取り扱いと違って、迅速な検索により業務効率が向上します。
申請書・決裁書の共有機能
申請書や決裁書の共有機能は、保管された書類を社内関係者で自由に共有できる機能です。さらに、一度作成した書類をテンプレートとして活用できます。
集計機能
保管された書類は、デジタル処理による集計が可能です。交通費や小口清算の仮払い申請など金額を必要に応じて集計できます。
ワークフローシステムを導入するメリットとデメリット
ワークフローシステムには、大きなメリットがある一方、少なからずのデメリットもあります。業務をスムーズに進めるためにもそれぞれのメリット・デメリットを理解しておきましょう。
ワークフローシステムを導入するメリット
1.業務プロセスの可視化
ワークフローシステムのメリットは、業務プロセスが可視化できることです。フローチャート化されたプロセスは、関係者全員の共通認識を向上させます。
2.迅速な意思決定の実現
ワークフローシステムは、迅速な意思決定の実現が可能です。承認者の不在や複数の承認者がいる場合でも、場所や時間を選ばないため、申請や承認の意思決定を迅速にします。
3.ペーパーレスによるコスト削減
ペーパーレス化によるコスト削減もメリットの1つです。承認や決済のプロセスは、すべて電子化によるデータ共有で実施されるため、紙のコストがなくなります。
4.一元管理で情報の統制を向上
ワークフローシステムでは、一元管理により情報の統制を向上できます。承認ルートを定型・自動化するため、規定外の処理を防ぐ機能が利用可能です。ワークフローが整備されるため、内部不正が起こるリスクを抑えられます。
5.多様な働き方の促進
ワークフローシステムの導入は、多様な働き方を促進します。テレワークを導入する企業の場合、出社回数の削減につながるでしょう。場所や時間を問わない申請や承認業務ができるため、出社の必要性が下がります。ツールにアクセスできる環境があれば、操作できることが多様な働き方の促進になるでしょう。
ワークフローシステム導入によるデメリット
1.既存システムとの連携や整合性
ワークフローシステムの導入は、既存のシステムとの連携や整合性がとれなければ業務効率が悪くなります。事前に既存システムと業務フローを合わせるためのチェックが必要です。
2.システムの操作性
ワークフローシステムは、導入するシステムの操作性次第で活用されないことが考えられます。操作が複雑で高度な知識が必要となるツールであれば、現場での利用が難しくなるでしょう。システムツールの選定は、現場担当者のレベルを考慮することが大切です。
3.非IT社員の認識格差
経営層を含めた非IT社員の認識に差がある状態では、ワークフローシステムの導入がうまくいきません。社内の認識格差を埋めるためには、直感的な操作性のツールを選んだり、セミナーや学習サポートのあるベンダーサービスをチェックしたりしておく必要があります。
ワークフローシステムの活用事例
実際に、ワークフローシステムを活用されている企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめのワークフローシステムを紹介します。
個別のスケジュール、プロジェクト、報告書などが1つのツールで利用、管理できる
「コロナ禍以前より導入しておりますが、全社員のスケジュール管理、各種申請書、プロジェクト管理など仕事で使うべきツールがすべて入っており、外出が多い営業やエンジニアなどクラウド版を利用すれば外出先からも利用可能で業務効率が格段と上がります。こういうものはお金を生むツールではないので簡単に誰でも利用できる必要がありますが、サイボウズOfficeにおいては直感的に操作可能であり、他のツールよりも一歩抜き出た感じがします。もちろんこのコロナ禍においても十分有益に利用出来ております。いままで個別で管理していたスケジュール、プロジェクト、報告書等が一つのツールですべての利用ユーザーが利用、管理できる事が大きなメリットです」
https://www.itreview.jp/products/cybozu-office/reviews/53177
▼利用サービス：サイボウズ Office
▼企業名：ＫＭソリューションズ栃木株式会社 ▼従業員規模：20人未満 ▼業種：ソフトウェア・SI
複数人で1つのプロジェクトの進捗管理からコメント・報告書に至るまで管理
「複数の人数（グループ）で、報告書を閲覧できること・書き込みができること。特に、電話メモという機能は、お客様から電話があった際に、営業担当者など、予め設定したメールアドレスに飛ばすことができる点など迅速に対応することができます。複数人（グループ）でひとつのプロジェクトの進捗管理からコメント・報告書に至るまで管理することができる点。今まで、紙ベースでの情報共有からグループウェアを通じた電子上での情報共有ができるようになった。全体的に、見やすい画面でパソコンが不得意な人でも簡単に使用することができます。また機能も充実しており、初心者から上級者まで幅広い機能を使用することができます」
https://www.itreview.jp/products/cybozu-office/reviews/18807
▼利用サービス：サイボウズ Office
▼企業名：アースサポート株式会社 ▼従業員規模：100-300人 ▼業種：その他サービス
ファイルの共有アップロードが簡単でペーパーが減り生産性が向上
「本県には２系統のネットワークがある。そのうち県庁wanはセキュリティレベルが非常に高く、インターネットは仮想空間上で行っている。もう一方のネットワークは教員用のそれであり、セキュリティレベルはやや低い。管理職は両系統のネットワークを使うことになるのだが、ガルーン導入以前はネットワーク間でのファイルの交換や共有が非常にやりにくかった。ガルーン導入によりこれが円滑になった。そればかりかスケジュール管理もできるようになった。とにかくファイルの共有、交換、アップロードが非常に簡単になり、オフィスのペーパーレス化にも貢献している。今後も積極的に活用したいし、活用させたい。そうすれば無駄なペーパーが減り、生産性が向上する」
https://www.itreview.jp/products/garoon/reviews/59422
▼利用サービス：Garoon
▼企業名：兵庫県教育委員会 ▼従業員規模：1000人以上 ▼業種：小学校・中学校・高校
自分の勤怠管理も可視化できて、残業をコントロール
「弊社では、残業イコール成果で無いため、自分の残業時間が簡単に可視化されて、自分の働き方を効率よく調整できる点です。とても使いやすく、自分の労働時間や残業が可視化できるので、一ヶ月の労働の仕方をある程度、コントロールして体調管理などもしやすくなっている点」
https://www.itreview.jp/products/teamspirit/reviews/46452
▼利用サービス：TeamSpirit
▼企業名：株式会社U-NEXT ▼従業員規模：1000人以上 ▼業種：情報通信・インターネット
申請、承認のワークフローを簡単に作成できる
「社内の情報システム部門に依頼せずとも各部門で入力画面の設計を申請、承認のワークフローを簡単に作成することができます。Notesがインストールされていない場合でもWEBからアクセスができる為、端末のキッティング的にこちらの方が楽かも知れません。」
https://www.itreview.jp/products/notes-domino/reviews/26113
▼利用サービス：Notes・Domino
▼企業名：ソフトバンク株式会社 ▼従業員規模：1000人以上 ▼業種：情報通信・インターネット
ワークフローシステムを導入する際のポイント
ワークフローシステムを導入するには、4つの選定ポイントがあります。
1.提供機能の違いで選ぶ
ワークフローシステムは、提供機能の違いで選ぶことが大事です。選定基準として次のポイントを重視しましょう。
・決裁・承認に特化したワークフロー管理ができるツール
・業務プロセスを総合的にワークフロー管理できるツール
・ワークフロー機能をもったグループウェア製品やサービス
2.オンプレミス型かクラウド型か導入形態で選ぶ
ワークフローシステムは、オンプレミス型かクラウド型か導入形態で選ぶことも必要です。
オンプレミス型のメリット・デメリット
オンプレミス型の特徴は、自社保有のサーバにシステムをインストールする形式です。
| メリット | 社外への情報漏えいのリスクが低い |
| デメリット | サーバシステム環境を自社で構築するためコストがかかる |
クラウド型のメリット・デメリット
クラウド型の特徴は、サービスベンダーが管理するサーバやネットワークを利用したクラウド環境によるシステムです。
| メリット | アカウント登録が済めばすぐに利用できる簡単さ |
| デメリット | サービスの利用を継続することでベンダーへの依存が高くなる |
3.料金形態や契約形態で選ぶ
ワークフローシステムの導入は、料金体系や契約形態で選ぶ必要があります。主な契約形態や料金体系は次のとおりです。
| オンプレミスのサーバライセンスの購入 | 価格はライセンスの台数による |
| クラウドのサブスクリプション契約 | 月額による価格設定・ユーザー数を基準とする場合あり |
上記に加えて、初期導入費用がかかる場合や、月額料金でも年間契約になる場合があります。
4.オプション機能の充実度で選ぶ
ワークフローシステムの導入は、オプション機能の充実度を参考にするのもよいでしょう。製品によってオプション機能には差があります。ここでは主なワークフローシステム製品のオプション機能を紹介します。
サイボウズ Officeのオプション機能
・セキュアアクセス：クラウド型
・リモートサービス（社外からのアクセス）：オンプレミス型
・ディスク増設：クラウド型
・JSカスタマイズマネージャー（Chromeブラウザ用拡張機能）：クラウド型
・https://office.cybozu.co.jp/function/option/
Garoonのオプション機能
・リモートサービス（社外からのアクセス）：オンプレミス型
・サイボウズ KUNAI（社外からのアクセス）：クラウド型
・Cybozu Desktop 2（新着情報のデスクトップ通知・リマインダー）：クラウド型とオンプレミス型
・カスタマイズ（拡張機能）：オンプレミス型
・Cybozu developer network（拡張機能）：クラウド型
Desknet’s NEOのオプション機能
・お誕生日通知バッチ：誕生日を迎えるユーザー情報を通知する
・アクセス数集計結果エクスポートバッチ：アクセス数集計ログをCSVファイルでエクスポートする
・アクセスログエクスポートバッチ：アクセスログをCSVファイルでエクスポートする
・保存期間超過データ削除バッチ：保存期間を超過した過去データを削除する
・ウェブメールIMAPメールアカウントインポートバッチ： IMAPメールアカウントを一括ファイル登録する
・ウェブメールIMAPメールアカウントエクスポートバッチ：IMAPメールアカウント情報をファイル保存する
ワークフローシステムの導入は、「オプションの申し込みの必要のないフル機能の製品か」、事前に機能をチェックしておくことが必要です。
ワークフローシステムを活用・定着させるためのポイント
社内において、ワークフローシステムの活用や定着させるためのポイントを紹介します。
新規システムの運用に向けた社内の合意と明文化
ワークフローシステムは、新規システムの運用に向けた社内の合意と明文化が必要です。社内の合意が得られなければ、一部の担当者だけが利用するシステムになり、社内格差を生み出すでしょう。社内の合意を得るためには、「自社の課題解決に合致しているか？」など、共通認識をめざした明文化に取り組むことが大切です。
部署別の段階的導入を計画
ワークフローシステムを定着させるためには、いきなり社内の全部署へ導入するのではなく、部署別の段階的な導入が必要となります。部署別で段階的な導入を進めるには、計画を立てて反応を見ながら進めることが大切です。
教育・研修計画の作成
ワークフローシステムを社内に定着させるには、教育機関の設立や研修計画の作成が欠かせません。システムの操作性は、担当者のスキルにより大きな格差を生み出すので、教育機関を設けて研修スケジュールによる定着期間の想定をしましょう。
システム稼働後のサポート部署の設立
ワークフローシステムが稼働されたら、稼働後のサポート部署の設置がポイントになります。稼働後には、利用する担当者からの質問やクレームへの対応が必要です。システムの導入前に、サポート部署の設置も検討することをおすすめします。
ワークフローシステムの業界マップ
ワークフローシステムのユーザーからの評価を知るには、ITreview Gridが便利です。ITreview Gridは、ITreviewに集まったユーザーのレビューをもとに生成された4象限の満足度マップで、顧客満足度と市場での認知度を掛け合わせた結果が、4象限上でのポジショニングとして確認できます。
ワークフローシステムのツール紹介5選
ワークフローシステムのツールは、製品ごとの特徴による比較判断が必要です。実際にワークフローシステムを使った企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめのワークフローシステムを紹介します。
（2021年12月11日時点のレビューが多い順に紹介しています）
サイボウズ Office
「サイボウズ Office」は、国産のグループウェアとして、20年以上提供されている万全なサポート体制が特徴の製品です。パッケージ版とクラウド版のどちらも提供しており、企業の状況に応じた購入方法で選べます。医療介護や製造、卸小売、官公庁など業種や業態を選ばず導入活用されている実績のあるワークフローシステムです。
Garoon
「Garoon」は、サイボウズ株式会社が提供する企業の情報共有に役立つオンライン上のワークプレースグループウェアです。主に次のような特徴があります。
- ワークフローに必要な基本アプリケーションをワンパッケージ化
- 情報を時系列整理できるタイムライン形式表示
- カスタマイズ可能な高い拡張性の開発環境をサポート
- セキュリティを強化したクラウドサービスを基盤に設計可能
Desknet’s NEO
「Desknet’s NEO」は、27のアプリケーションで構成される業務効率化とチームの情報共有コミュニケーションを改善するグループウェアです。
TeamSpirit
「TeamSpirit」は、日々利用する以下の7つの業務システムを一元化したクラウド型ワークフローシステムです。企業の従業員の活動を出社から退社まで自動的に収集できる仕組みが特徴となります。
- 勤怠管理
- 就業管理
- 工数管理
- 経費管理
- 電子稟議
- 社内SNS
- カレンダー
Notes/Domino
「Notes」と「Domino」は、株式会社エイチシーエル・ジャパンが提供する専用クライアントやグループウェアサーバです。Dominoは、ワークフローアプリケーションを稼働する機能を備えているグループウェアサーバです。Notesは、Dominoから送られるメッセージや業務アプリ機能をWindowsやMac上でオフライン利用するための専用クライアントストレージです。
ITreviewではその他のワークフローシステムも紹介しており、紹介ページでは製品ごとに比較しながら導入ツールを検討できます。
まとめ
本記事では、ワークフローシステムについて背景やメリット・デメリット、導入する際のポイントなどについて解説しました。ワークフローシステムは、コロナ禍を機に必要性が高くなった業務改善システムです。コロナ禍が収まっても、ワークフローシステムが効率的であることに変わりはありません。社内に定着させるためのポイントを理解して、ワークフローシステムを受け入れる体制づくりが今後の会社の業務の効率化を左右するポイントになるでしょう。
