非公開ユーザー
金融商品取引｜保守・運用管理｜50-100人未満｜IT管理者｜契約タイプ 有償利用
メール誤送信対策ツールで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
・強制的にユーザーが宛先確認できる点が良い
・UIが見やすい
・Microsoftと連携できる
その理由
・情報漏洩対策のために従業員へルールを徹底させるのは限界があったため、強制的に宛先や添付確認させるいいツールだと思います。
・もともと同社のWISEAlertを利用していましたが、新しいOutlookに対応しないとのことで移行した経緯があります。WISEAlertと比べて旧Outlook、新Outlook、WEB版Outlookをカバーできるため良い選択でした、UIが見やすくなったことも良い点です。
・Microsoftと連携して、Microsoft側でユーザー追加したら365Alertも自動適用される点が設定者側の手間が無く良い点です。
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
・ポップアップ画面の本文プレビューで送信ボタンが押しづらい
・リンク共有機能にOneDrive連携も追加してほしい
その理由
・メール送信ボタン押下後に365Alertの宛先確認ポップアップが出てくるのですが、本文プレビューが縦の幅を取っていて、「送信」ボタンを押すために毎回スクロールをしないといけないことがストレスだと従業員から声が上がりました。
以前、WISEAlertを使用していた経緯があり、１画面で送信ボタンまで収まっている状態で慣れていることもあるとは思いますが、せめて本文プレビューの欄をアコーディオンにして確認したいときに展開するような機能があるといいと思います。
・現在のリンク共有機能はBoxリンクで送信できるのですが、当社は中国企業とも取引があるため利用できませんでした。（中国ではBoxが使えない）そのため、365AlertでもOneDriveリンク発行できるとうれしいです。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
・金融商品取引業者として、メール誤送信による情報漏洩はあってはならないという考えのもと、従業員に委ねるのは人間だれしも間違いを起こしてしまうということで、リスク軽減として導入しました。
・従業員もこのポップアップ機能があるとすぐに送信して送ってしまうより、安心感があると言ってくれています。
・メール誤送信防止ツールを入れていると規程や社内マニュアルに記載することでコンプライアンス対策へのアピールにもなりました。
課題に貢献した機能・ポイント
・宛先確認チェックボックス
・添付ファイル確認チェックボックス
これらを従業員がチェックしないと送信できないようになっていて良いです。
検討者へお勧めするポイント
メール誤送信対策はあって損はないと思います。当社ではメール誤送信対策のチェックのみ行っていますが、自動で上司Ccや宛先自動BCCの機能も便利だと思います。Microsoftをメインとして運用しているのであれば連携しやすくユーザー管理は楽です。
