契約管理業務の大幅な合理化を実現

改善してほしいポイント

契約先管理タブから企業別契約ツリーにワンクリックで画面遷移するため、個別契約の検索を誰でも簡単かつ直感的に操作でき、大変便利です。現状、この機能は日本企業のみ対応しており、外国企業との契約には対応していません。外国企業との契約が一定数あるため、対応できるようになると助かります。
契約更新の自動通知メール機能は契約期限の管理に大変便利です。現在、通知対象の検索条件を1か月以内に「解約通知期限日」または「契約終了日」を迎える契約書として設定しています。例えば、「解約通知期限日」を基準に終了日の3か月前に契約更新の判断をした契約では、「契約終了日」の1か月前に再度更新通知メールが来るため、同じ契約に対して2回通知されることになります。「解約通知期限日」の時点で契約更新の判断をした契約については、「契約終了日」の1か月前時点の自動通知メールの対象外にする機能があると現場の負担を減らせるので大変助かります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

スキャンサービスを利用すれば、これまで手作業で行っていた契約書のスキャンやデータ入力、PDFファイル名の編集、契約書原本の保管などの事務作業が一切不要になり、紙の契約書を郵送するだけで完結するようになりました。直感的な操作で誰でも簡単に契約書を検索・閲覧でき、関連する契約書が自動で紐づいてツリー構造で可視化されるため、契約書間の親子関係の把握も非常にスムーズです。AIを活用した高い検索性に加え、以前のシステムにはなかった有効期限や解約通知期限の自動通知機能があるため、更新の判断を適切なタイミングで行えるようになりました。

検討者へお勧めするポイント

当社では契約管理の事務を実質1名で行っています。導入効果は絶大で、大幅に業務を効率化できました。当社のような少人数の組織で契約書が数百件程度ある企業は、一度Contract Oneを検討してみると良いと思います。