良いポイント
使えるツールが多いです！
・特定多数のお客様へ同じような案内や見積り内容を送りたいとき、「テンプレート」を使えば自分で設定しておいたお客様宛のフォーマットに切り替わります。宛先名や数字などを調整すれば、メール作成の時間が削減できます。
・社内の複数メンバーで同じアカウントを使い、共用メールアドレスとして活用していますが、署名設定も複数設定できます。部署名・連絡先の他、年末年始などの休業日案内を付け加えるなどして、お客様向けに情報として伝える事が出来ます。個人によって署名を変えることも出来ます。
・営業時間外や休業期間がある場合は、日付や時間帯を指定した「自動返信設定」をすることができます。
・決まった時間にメールを送りたい時「予約送信」機能が使えます。予め設定をしておけば、該当の時間に送信漏れをしてしまうことが防げます。
・複数のお客様と1つのメールアカウントでやりとりをしているため、「フォルダ分け」が便利です。企業ごとにフォルダに入るようにメールを分けておけば、送信履歴やメール検索がすぐに出来ます。
改善してほしいポイント
文字化けすることがあります。HTML形式/テキスト形式を選択して作成できて、本文中に画像を挟み込みたいときはHTML形式を使いますが、受け取る相手によっては文字化けしてしまうことがあるようです。
また、パスワードが掛かったZipファイルを添付して送信されてくるメールの場合、特に受信が遅いです。
パスワード付きのメールで1件、パスワードだけのメールで1件、別々に連絡が入る場合、パスワードだけ先に受信され、添付付きのものは数分は掛かってしまうことがあります。
お客様とメールを見ながら電話でやりとりすることもありますが、相手から「今メールを送りました」とお話しされてもこちら側ではメールがまだ届かない…一度電話を切ってから確認し、改めて折り返すという事も何度かあります。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
一度に複数のお客様に同じようなメールを送る場合、テンプレートを作っておくことでメール作成がかなり楽になります。見積りや、会社案内などの一斉案内の場合、宛名を変えるだけでいいのでデスクワークに掛ける時間が削減できます。
フォルダで企業ごと、案件ごとに分類しておけば、受信ボックスにメールが溜まって新着メールに埋もれてしまったり、検索が面倒になることがありません。オフィス向けのメールシステムとして、時間ロスも無く、メールの整理整頓もできるので 複数の社員で共用する場合でも混同せずに使用できます。
検討者へお勧めするポイント
メールでのやり取りが多いデスクワーク業務にはお勧めです。溜まったメールの整理もフォルダ管理で簡単にできますし、署名設定や自動返信、テンプレートのツールを使えば1件1件、１からメールを立ち上げて文章を練って作成…といったメールにかかる時間や手間をカットできるので、その分、他の業務に手が回せます。また、営業担当をしている場合でも、デスクワークを削減することでセールスに時間を割けるので、効率アップは間違いないです。
