グループウェア

利用者側の基本機能

スケジュール管理
全従業員の予定を共有、管理できる他、別のユーザーの予定を確認して会議への参加を依頼できる
89%
回答者数：11
施設予約
指定した時間の会議室や社用車などの空き情報を確認したり、予約を行ったりできる
87%
回答者数：11
掲示板、回覧板
社内への情報発信を行うための掲示板、回覧板をグループウェア上に展開する。全社、特定の拠点や部署、グループ単位などで情報を伝達可能な他、閲覧確認機能などによって確実な通達を実現できる
92%
回答者数：11
ファイル管理機能
業務に用いる文書やファイルを保管、組織内で共有でき、また検索機能で目的のファイルを容易に探せる
76%
回答者数：12
ワークフロー
グループウェア上で稟議（りんぎ）申請・決裁や経費処理などの手続きを行える。従来の紙の書類と押印による作業が不要となり、ペーパーレス化はもちろん、手続き全体のスピードアップも見込める
85%
回答者数：8
アドレス帳、ユーザー名簿
組織内のユーザー情報（ユーザーの所属部署や写真、内線番号やメールアドレスなどの連絡先など）を登録・編集、参照できる
69%
回答者数：11
電子メール
一般的な電子メールクライアントとして利用可能な他、社内メールについては相手が読んだか否かを確認できたり、プロジェクトごとなどで体系的に整理を行ったりできる
55%
回答者数：8

管理者側の基本機能

組織情報の管理
ユーザー情報を一括登録でき、組織情報を付加できる
72%
回答者数：10
アクセス権限の設定
組織ごとや役職ごと、ユーザーごとなどでアクセスできる情報に制限をかける
90%
回答者数：8
ユーザーアカウントの一時停止
退職したユーザーのアカウントを利用停止にしつつ、これまでに登録された情報を保持する
94%
回答者数：7
ログ管理
グループウェアへのアクセスや操作ログなどを保管する
74%
回答者数：7

ワークフロー

申請から決裁、保管までの決裁、承認プロセスの管理

申請処理
紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請を行う。入力しなければならない必須項目を設定することで、書類の不備を防止できる
95%
回答者数：4
決裁、承認処理
決裁者、承認者に依頼し、決裁または承認を得る。決裁、承認を行うと、次の決裁者、承認者に回覧する。決裁、承認処理は決まった順番の全員に求める場合と、誰か一人から得る場合がある
95%
回答者数：4
決裁、承認の通知
申請や決裁、承認の処理が行われた際に、関係者に対して進捗状況をメールなどで通知する
80%
回答者数：4
申請書、決裁書の保管
ワークフローで回覧した書類を業務区分ごとにカテゴリー分けして保管する。決裁、承認が下りた書類だけでなく、下りなかった書類も保管できる
90%
回答者数：4
申請書、決裁書の検索
保管した書類を条件付きで検索する
75%
回答者数：4

入力フォームの作成と権限設定

申請書フォーム作成
ワークフローシステムに付属するツールを利用しフォームを作成する。従来の書類に似せたフォームを作成することも可能
75%
回答者数：4

他のシステムとの連携

認証基盤連携
社内で利用している認証基盤（ディレクトリシステム）と連携し、ユーザー情報を取り込む
60%
回答者数：2
他のシステムへのエクスポート
書類のデータを他の社内システムで利用するために、指定した情報をCSV形式でエクスポートする
53%
回答者数：3
マルチデバイス対応
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからもワークフローが利用できる
53%
回答者数：3