グループウェア

利用者側の基本機能

スケジュール管理
全従業員の予定を共有、管理できる他、別のユーザーの予定を確認して会議への参加を依頼できる
3.7
回答者数:31
施設予約
指定した時間の会議室や社用車などの空き情報を確認したり、予約を行ったりできる
3.8
回答者数:30
ポータルの作成、表示
グループウェアの各機能へアクセスするリンクや、業務に必要な情報や通知などを1画面に集約する社内ポータルを作成、表示する
3.3
回答者数:26
掲示板、回覧板
社内への情報発信を行うための掲示板、回覧板をグループウェア上に展開する。全社、特定の拠点や部署、グループ単位などで情報を伝達可能な他、閲覧確認機能などによって確実な通達を実現できる
3.5
回答者数:28
ファイル管理機能
業務に用いる文書やファイルを保管、組織内で共有でき、また検索機能で目的のファイルを容易に探せる
2.8
回答者数:25
ワークフロー
グループウェア上で稟議(りんぎ)申請・決裁や経費処理などの手続きを行える。従来の紙の書類と押印による作業が不要となり、ペーパーレス化はもちろん、手続き全体のスピードアップも見込める
3.4
回答者数:22
電子会議室
グループウェア上で意見交換を図れる場所を提供することで、時間や場所に縛られることなくやりとりを行える他、業務のノウハウなどの情報共有にも役立てられる
2.9
回答者数:18
アドレス帳、ユーザー名簿
組織内のユーザー情報(ユーザーの所属部署や写真、内線番号やメールアドレスなどの連絡先など)を登録・編集、参照できる
3.0
回答者数:24
電子メール
一般的な電子メールクライアントとして利用可能な他、社内メールについては相手が読んだか否かを確認できたり、プロジェクトごとなどで体系的に整理を行ったりできる
2.5
回答者数:19
モバイルデバイス対応
モバイルアプリを提供、あるいはモバイルデバイス最適化されたWebインタフェースを提供し、モバイルデバイスからもスムーズに利用できる
3.2
回答者数:20

管理者側の基本機能

組織情報の管理
ユーザー情報を一括登録でき、組織情報を付加できる
3.7
回答者数:19
アクセス権限の設定
組織ごとや役職ごと、ユーザーごとなどでアクセスできる情報に制限をかける
3.6
回答者数:18
社外アクセス管理
登録済みデバイス以外からのアクセスに制限をかける
3.6
回答者数:15
ユーザーアカウントの一時停止
退職したユーザーのアカウントを利用停止にしつつ、これまでに登録された情報を保持する
3.4
回答者数:15
ログ管理
グループウェアへのアクセスや操作ログなどを保管する
3.4
回答者数:17

ワークフロー

申請から決裁、保管までの決裁、承認プロセスの管理

申請処理
紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請を行う。入力しなければならない必須項目を設定することで、書類の不備を防止できる
4.1
回答者数:10
決裁、承認処理
決裁者、承認者に依頼し、決裁または承認を得る。決裁、承認を行うと、次の決裁者、承認者に回覧する。決裁、承認処理は決まった順番の全員に求める場合と、誰か一人から得る場合がある
4.2
回答者数:10
決裁、承認の通知
申請や決裁、承認の処理が行われた際に、関係者に対して進捗状況をメールなどで通知する
4.1
回答者数:9
申請書、決裁書の保管
ワークフローで回覧した書類を業務区分ごとにカテゴリー分けして保管する。決裁、承認が下りた書類だけでなく、下りなかった書類も保管できる
4.0
回答者数:9
申請書、決裁書の検索
保管した書類を条件付きで検索する
4.0
回答者数:9
申請書、決裁書の共有
保管した書類を共有し、同様の書類のフォーマットとして再利用する
4.0
回答者数:9

入力フォームの作成と権限設定

申請書フォーム作成
ワークフローシステムに付属するツールを利用しフォームを作成する。従来の書類に似せたフォームを作成することも可能
3.8
回答者数:8
ファイルのインポート
PDFやWord形式のファイルとして存在する書類を取り込み、フォームのレイアウトを自動生成する
2.0
回答者数:1
入力項目の権限設定
書類の中のフォームのうち、権限を設定した項目だけを入力できるようにする。書類の改ざん防止にも役立つ
4.0
回答者数:6
閲覧、編集権限の設定
申請書ごとに、誰が閲覧できるか、誰が編集できるか、といった権限を設定
3.8
回答者数:7

他のシステムとの連携

認証基盤連携
社内で利用している認証基盤(ディレクトリシステム)と連携し、ユーザー情報を取り込む
3.3
回答者数:3
データベース連携
他のシステムのデータベースと連携し、必要な情報を取り込む
3.0
回答者数:2
他のシステムへのエクスポート
書類のデータを他の社内システムで利用するために、指定した情報をCSV形式でエクスポートする
3.0
回答者数:2
API連携
Web API(REST)やWebサービス(SOAP)を使用し、ネットワーク経由で外部システムを操作する。例えば、出張旅費や交通費精算の申請時に経路探索サービスと連携し、交通費の自動入力などに使う
3.5
回答者数:4
マルチデバイス対応
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからもワークフローが利用できる
4.0
回答者数:6