社内サーバーが不必要に！セキュリティも強化！【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

これまでファイルのやり取りをするのであれば、USBメモリの利用や、メールへの添付等が基本だったけれど、Googleドライブを経由することで、これまでより格段にファイルのやり取りがしやすくなりました。
共有権限をファイルやフォルダごとに変えることで、社外の方へファイルを送信するときもセキュリティ対策を行ったうえで実施することができます。
また、メール添付等と違い、ファイル容量に制限もないため、動画ファイル等の容量が大きいファイルも簡単に共有ができます。

改善してほしいポイント

Office系のファイルを開く際には、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント等を使わなければならない。
デスクトップ版アプリケーションを入れればその限りではないが、そちらを社内全体に周知しなければならないので、導入に時間がかかってしまう。
また、上記Googleアプリケーションで一度開くと、Officeで作成していたもののレイアウトが崩れてしまい、1から作り直さなければならなくなってしまう。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

保存されているファイルは即時同期されるので、最新のデータを常に共同で使うことができる。
古いデータを間違って使うことで起こるヒューマンエラーを防止することができるようになった。
また、NASの運用にはある程度の専門知識が必要だが、Googleドライブはそういった煩わしい設定もなく使い始めることができる。

社外とファイルのやり取りをする際も、メールで送れない大きな容量のファイルをやりとりすることができるようになった。

検討者へお勧めするポイント

無償でも多くの機能を使えるので、まずは無償版で試すことをお勧めします。

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