非公開ユーザー
情報通信・インターネット|その他情報システム関連職|20人未満|IT管理者|契約タイプ 有償利用
個人でもチームでも使いやすい汎用性の高いストレージ
オンラインストレージで利用
良いポイント
複数のチームでGoogleスライド/PDF/スプレッドシート/Googleドキュメントなどを共有フォルダで管理目的で利用しています。フォルダ/ファイルなどの階層毎に権限管理できるため、開発関連のドキュメントは開発チームだけ、営業関連のドキュメントは営業チームだけのように開放先を柔軟に設定できます。
そのため、必要な人に必要な権限を付与することができ適切にドキュメント管理が行えるようになりました。
改善してほしいポイント
特段不満な部分は無いです。
強いて言うならばどのファイル/フォルダ毎にどこまでの権限を誰に付与しているのかが、一覧化ページでは見れないため必要以上に強い権限を与えてしまっていた場合は気づきにくい点があります。
権限付与時のUIは分かりやすいので、誰にどこまでの権限を付与するか付与時にきちんと確認すれば間違えることはまず無いと思いますので、万が一の保険として機能があると助かります。
あとは、ドキュメント管理としてNotionも利用しているため、NotionのリンクもGoogleドライブで管理できると全てのドキュメントをGoogleドライブで管理できるので助かります。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
Googleドライブにアップロードすることで、ネットワークに繋がっていればいつでもどこでもセキュアにファイルにアクセスできるのがメリットです。仕事の関係上常にPCが使える状態ということは無いので、出先で必要なファイルにすぐにアクセスできるのが良いです。
あとは社外の協力会社や業務委託の方などにドキュメントを共有したいケースでも、メールアドレスさえあれば簡単に資料共有ができ権限も閉じることができるのが助かりました。
検討者へお勧めするポイント
Googleワークスペースを契約しチームで使うのはもちろん、Gmailさえあれば個人でも一定数まで無料でドライブを使えるのでまずは個人からでも試して使ってみると、使いやすさが分かるかと思います。