シンプルで強力なクラウドストレージ

改善してほしいポイント

共有設定が少し複雑で、意図せず「誰でも見られる」状態になってしまうリスクがあります。特にITに詳しくない社員がリンク共有を使う際に、適切な権限設定がされていないケースが見受けられます。
もう少し「誰と何を共有しているか」が一覧で確認できる仕組みがあるといいかなと思います。
また、社内にWindowsユーザーが多いため、Officeファイルとの互換性が完全ではない点が課題。書式崩れや機能制限が発生することもあり、100％Googleファイルに移行しきれない現場もあります。ファイルの命名ルールや整理整頓が個人任せになるため、ルールを徹底しないとフォルダ構成が散らかってしま可能性があるため注意が必要。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Googleドライブの導入によって「どのファイルが最新か分からない」「社内共有に時間がかかる」といった従来の課題が大きく改善されました。常に最新版がクラウド上に保存されるため、ファイルのやり取りによる混乱が解消。リアルタイムでの共同編集やコメントを通じて、資料作成の効率も飛躍的に向上しました。
また、社外との資料共有や簡易的なファイル配布も手軽に行えるようになり、営業部門や管理部門の業務スピードが上がりました。バックアップ機能やログ管理も活用することで、データの安全性も高まり、災害時や端末故障時にも安心です。クラウド活用の第一歩として、全社的な「デジタル業務の土台」を築くことに貢献しています。

検討者へお勧めするポイント

Googleドライブは、クラウドストレージ初心者から上級者まで幅広く対応できる非常に汎用性の高いツールです。
導入・運用コストがGoogle Workspaceと組み合わせたとしても非常に魅力的な上、メールやカレンダー、ドキュメント編集まで一気通貫で行えるメリットが大きい。
特にテレワークを導入している企業や、複数拠点・外部とのやり取りが多い業態においては、業務スピードと連携性の両方を改善できます。
運用ルールや権限管理の設計は慎重に行う必要はありますが、正しく使えば情報共有と業務の「分断」を無くす非常に強力な基盤となります。クラウド化を検討する企業さんはまず考えるべき選択肢の一つかなと思います。