事務所全体の情報管理を効率化

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・アクセス権限の管理がやや複雑
・フォルダ構成が乱れると探しづらい

その理由
・誰に「閲覧のみ」や「編集権限」を与えるかを細かく設定する必要があり、人数が多くなると管理が負担。
・各スタッフが自由にアップロードするとフォルダが乱雑になり、結局整理のルールを決めないと効率が下がる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・顧問先やスタッフとの資料共有にかかる時間が減った
・テレワーク・在宅勤務でも業務を継続できる体制が整った

課題に貢献した機能・ポイント
・ファイル共有リンク機能で、書類を安全にやり取りできた
・Googleアカウントさえあればアクセス可能なため、顧問先への説明資料の配布がスムーズになった
・コメント機能を使ってスタッフが同じ資料に同時編集できるため、修正依頼や確認のやり取りが減った

検討者へお勧めするポイント

・中小規模の士業事務所に特におすすめ
サーバーを自前で用意しなくても、クラウドで十分なセキュリティと利便性が得られる。

・テレワークや外出が多い事務所に向いている
所長やスタッフが移動中でも資料確認や編集ができる。

・顧客とのやり取りが頻繁な業種に最適
顧問先と資料をやり取りする時間やコストを大幅に減らせる。