共同編集と強力な検索機能で業務効率が劇的に改善【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

Googleスプレッドシートやドキュメントとの連携のスムーズさが群を抜いています。ローカルにファイルをダウンロードせずともブラウザ上で作業が完結し、リアルタイムで自動保存される安心感が大きいです。
特に複数人での同時編集機能は非常に強力で、誰がどこを編集しているか一目でわかるため、会議をしながら議事録を完成させたり、資料のレビューを即時反映させたりといった使い方ができ、業務効率が劇的に上がりました。また、検索機能が優秀で、ファイル名だけでなくPDFや画像内のテキストまで検索対象になるため、目的のファイルに素早くたどり着ける点も気に入っています。

改善してほしいポイント

デスクトップ版アプリ（Google Drive for desktop）の同期の安定性をもう少し高めてほしいです。時折、ローカルでのファイル変更がクラウドに即時反映されなかったり、逆にクラウド側の変更がローカルに同期されるまでに時間がかかったりすることがあります。

また、オフライン機能の強化も期待したいです。現状でもオフライン設定は可能ですが、どのファイルやフォルダが確実にオフラインで利用可能か、もう少し直感的かつ視覚的に分かりやすく管理できるUIになると助かります。これにより、移動中や通信環境が不安定な場所での作業がさらに捗ると期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Googleドライブ導入後は、常に単一のファイルを共有URLでやり取りし、必要に応じて同時編集するため、「最新版探し」問題が完全に撲滅されました。バージョン管理も自動で行われるため、先祖返りする心配もありません。
また、従来は社外パートナーとの大容量ファイルのやり取りに別途ファイル転送サービスを使っていましたが、ドライブ上で共有権限を適切に設定するだけで安全かつスムーズに共有でき、工数削減とセキュリティ向上の両立に貢献しています。

検討者へお勧めするポイント

「結局、最新のファイルはどれ？」という確認作業や、修正版をメール添付で送受信する作業に時間を取られているチームにこそ、導入を強くお勧めします。
Googleドライブなら、共有ファイルは常に一つです。関係者全員が常に最新版にアクセスし、同時に編集も可能になるため、最新版探しや先祖返りといった無駄な時間が完全にゼロになります。
また、検索機能が非常に優秀で、ファイル名がうろ覚えでもPDFや画像内のテキストまで検索してくれるため、「あの資料どこだっけ？」というストレスからも解放されます。

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