安価で気軽に電帳法対応【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

・保存するだけで電帳法に則した状態で書類を保管できる。（ミニマムプランはタイムスタンプが無いので社内規定の策定が必要）
・価格はお問い合わせというサービスが多い中、料金がサイト上に掲載されており明確。しかも非常に安価で、取引先名や取引金額などを自分で入力するのであれば、基本料金のみで運用できる。ユーザー数も無制限。保管量も基本料金に100万件まで含まれており、中小企業であれば十分だと思う。
・保管先フォルダごとにメールアドレスがあり、PDFが添付されたメールを送信することでinvoxに直接保存が可能。使い方の例は、取引先にアドレスを伝えて直接保存したり、複合機のメール送信機能を使いスキャンしたPDFを直接保存する、など。これは非常に便利。
・Googleドライブ連携が可能で、指定のフォルダに保存して一定時間が経つとinvoxに保管してくれる。スマホでGoogleドライブのスキャン機能（カメラ撮影）を使って紙の書類をPDF化すれば、複合機やスキャナーを使わなくて済むので、これも非常に便利。
・invoxは書類1件につき1円を子どもに関するNPOに寄付しており、その活動に助力できる。

改善してほしいポイント

・アップロード済みの書類の検索画面で、デフォルトが常に「未確定」の書類になっており、確定済みの書類を参照することが多い担当にとっては、毎回条件を変更しなければならず、少し面倒に感じる。条件の保存は可能なので、デフォルトの条件も設定できると良いと思う。
・同じく検索画面で、検索結果が表示される欄の項目の表示/非表示は自分でカスタマイズできるが、表示幅が自動で決められてしまうので、見たい項目が見切れたり、無駄な幅ができたりしてしまう。幅も自分でカスタマイズできたり、項目の表示位置を変更できると良いと思う。
・アップロードの操作手順が、「1.保存書類の種類を選択⇒2.保存先を選択⇒3.ファイルを選択⇒4.アップロードボタンをクリック⇒5.確認するをクリック⇒6.アップロードをクリック」と、割と手順が多い。自分が良く使う保存先は限られるので、ホーム画面にお気に入り登録のように直接遷移できるようにするだけでも1つ手順を減らせると思う。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

電帳法対応でinvoxのようなサービスを使わない場合は、台帳作成やファイル名のルール化など、手作業での運用が必須となってしまい、会社として非常に負担となる。
電帳法対応は仕事が楽になるものではなく必ず負担になるものなので、invox導入によって従業員の負担を減らすことができている。

検討者へお勧めするポイント

安価で機能も豊富なので、スモールスタートで電帳法対応するにはうってつけだと思います。今はいろいろなサービスが乱立しているので、無料トライアルで比較してみてはいかがでしょうか。

続きを開く