仕入先からの請求書管理が劇的に変わった

改善してほしいポイント

請求書の処理状況をもっと分かりやすく表示してほしいです。今どの段階にあるのか、誰が承認待ちなのかが一覧で見えると助かります。特に部長が出張中で承認が止まっている時など、代理承認者への振り分けがもう少しスムーズにできるといいと思います。また、仕入先から「請求書を送りました」という連絡が来ても、システムに取り込まれるまで少し時間がかかることがあるので、リアルタイムで状況が分かる機能があると便利です。複数の仕入先から同じような商品の請求書が来る時に、内容の比較機能があったらいいなと思います。価格や数量をすぐに比べられれば、購買担当者のチェック作業が楽になると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

導入前は毎月末に経理部で請求書の山と格闘していました。「○○の請求書が見つからない」「この請求書、もう承認済み？」という会話が日常でした。今では全ての請求書がデジタルで管理されているので、そんな心配は一切ありません。支払漏れも劇的に減りました。以前は月に数件は「支払いが遅れてすみません」という電話をかけていましたが、今はほぼゼロです。税理士さんとの打ち合わせも楽になりました。「先月の仕入れ状況を確認したい」と言われた時も、すぐにデータを出せるので、打ち合わせ時間が短縮されています。何より、経理担当者の残業が明らかに減って、「月末が怖くなくなった」と言ってくれているのが一番の成果だと思います。

検討者へお勧めするポイント

まず試してみることをお勧めします。当社も最初は「本当に便利になるのかな？」と半信半疑でしたが、実際に使ってみると想像以上でした。特に経理担当者の反応が良くて、導入後すぐに「これは助かる」という声が聞けました。操作も難しくないので、年配の方でもすぐに慣れてもらえると思います。コスト面でも、残業代や紙代、保管場所のことを考えると十分に元は取れます。何より、支払漏れによる仕入先との関係悪化を防げるのが大きいです。導入を迷っている理由が「うちの会社には大げさかも」ということでしたら、そんなことはありません。小さな会社でも大きなメリットがあると実感しています。まずは無料トライアルから始めてみて、経理の人に使ってもらうのが一番だと思います。