資料を検索資産に変える

改善してほしいポイント

既存資料を活用できる点は便利ですが、社内ファイルサーバーと直接同期できるわけではなく、検索対象にしたい文書はKotaMiへ登録する必要があります。そのため、元資料の更新頻度が高い場合は、どちらが最新版かを管理するルールが必要になります。ファイルサーバーやクラウドストレージと連携して、更新された文書を自動で同期できるようになると運用負担がさらに減ると思います。また、現状FAQそのものに資料を添付できないため、回答と関連マニュアルを一つの画面でまとめて管理できる仕組みも欲しいです。AIによるFAQ自動生成についても、生成候補をまとめて比較・修正・承認したうえで公開できる管理画面がさらに充実すると、大量の文書を登録する際に使いやすくなると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

導入後に特に変わったのは、FAQとして整備されていなかった社内資料まで活用できるようになったことです。以前はマニュアルや手順書、製品資料、過去の説明資料がフォルダごとに分散しており、資料自体は存在していても必要な情報を見つけるまで時間がかかっていました。KotaMiでは文書を登録して検索対象にでき、さらに文書からAIでFAQを作成できるため、既存資料を一からFAQに書き直す作業を減らせました。画像も一元管理して検索できるため、名称が分からない製品や部品の確認にも活用しています。結果として、単にFAQを増やすのではなく、これまで埋もれていた文書や画像を「探して再利用できる社内資産」として整理できるようになり、ナレッジ整備そのものの効率が上がりました。