エクセルが限界を迎えた大量データの一次加工に最適な老舗DB

改善してほしいポイント

改善してほしい点としては、まず複数人で共有して運用する際の履歴管理の難しさが挙げられます。社内の共有フォルダ（NAS）にAccessのファイルを置いて運用しているのですが、「誰が、いつ、どのデータを更新したのか」という変更履歴が視覚的に非常に分かりづらく、ファイルの管理に気を使う場面があります。また、システム上の仕様としてファイルサイズの上限が概ね2GBに設定されている点も大きなネックです。現状でも全従業員の1年分の勤怠データ等を入れるとなんとか耐えられるギリギリのサイズになっており、ファイル容量の制限があるせいで過去数年分のデータを無限に蓄積し続けることができません。これだけデータ活用が当たり前になった時代ですので、ローカルやファイルサーバーベースでの運用を前提とするなら、ファイルサイズの上限をもっと大きく引き上げるか、共有時の履歴管理を分かりやすくするなどの改善を期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

全従業員の一年分という膨大な勤怠データを蓄積し、多角的に分析・可視化できるようになったことが最大のメリットです。ただ単に労働時間の長さを確認するだけでなく、「どの月にどれだけ残業が発生しているか」「その残業は本当に必要なものだったのか、しなくても良い残業だったのか」といった深いレベルでの分析が可能になりました。さらにデータを掘り下げていくと、特定の部署で残業が急増している理由が「ゴールデンウィークの繁忙期対応だから」「ブラックフライデーの準備だから」といった明確な理由付けまで見えてきます。こうした細かな要因分析は、数十万件以上の大量の勤怠ログをエラーなく高速に処理できるAccessのデータベース機能がなければ絶対に実現できなかったことです。感覚ではなく、しっかりとしたデータに基づいた客観的な業務改善や生産性向上の施策を打てるようになったのは、人事部門として非常に大きな成果だと感じています。

検討者へお勧めするポイント

データベース構築ソフトとしては昔からある老舗の製品ですが、大量データを扱う際の使いやすさと安定感は今なお健在であり、データ管理に悩む企業の強力な武器になります。導入を検討されている方にお勧めしたいのは、Access単体ですべての業務を完結させようとしないことです。Accessはあくまで「大量のデータを格納し、結合や集計を行うための一次加工ツール（データベース）」として割り切り、そこで綺麗に整えたデータを抽出して、グラフ化や最終的な見せ方の調整といった「二次加工」は使い慣れたExcelで行うという使い分けが最も運用しやすいです。全社の勤怠データや売上データなど、Excelがフリーズしてしまうような重いデータ群を扱わなければならない環境において、この「Accessで一次加工、Excelで二次加工」という連携フローを構築できれば、担当者の作業ストレスは劇的に軽減されるはずです。ぜひ試してみてください。