便利だが属人化の危険が大いにあり【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

マイクロソフトが運営している表計算ソフトで、売上の計算や、商品の個数管理、人員の名簿録まで、幅広い用途に使えるのが特徴です。文字を大きくしたり、図を入れたりもできるので、ワードと並んで文書作成用にも使えます。使える関数も幅広く、一番よく使うサム関数、VLOOKUP関数、イフ関数などを覚えれば、使いこなせるようにはなるでしょう。ただマクロまで使えるようになるには一定の勉強が必要で、本屋さんに指南書が山のように並んでいるのを見ても分かるように、初心者には難しいソフトです。

改善してほしいポイント

前任者がエクセルのエキスパート並の技術の持ち主で、いくつもの複雑な関数を入れてその人が長期間管理していた場合を考えてみてください。もしその人が退職や異動でいなくなった場合、引き継ぎ者は関数などが分からない上、全くそのファイルを触ることができず、困ってしまいます。わが社では実際にそういった問題が起きています。あまりに何でもできてしまうが故に、仕事の属人化が起きるのです。関数や構成を複雑にしすぎた弊害が出ているのではないですか。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

顧客名簿はエクセルをデータベース化し、何かある度に更新する形で管理をしています。また日々の業務日報はテンプレートを作ってしまい、社員全員が同じテンプレートに記入する形で提出をしています。売上の割合などもグラフで出してくれて視覚的に見せる資料も作ってくれるので、重宝しています。ただ属人化しないようには気をつけています。

検討者へお勧めするポイント

名簿管理などにも使えます

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