社外の方とリストを交換する際は必須

改善してほしいポイントは何でしょうか？

条件付き書式を設定した行を数千行作って保存をすると、なにも情報が入っていなくてもファイル容量が大きくなってしまいます。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

社外の方とチェックリストや計画表など、クラウドで共有できないものは依然としてExcelファイル（xlsx）がデファクトスタンダードだと思います。
安全に開いて保存できるので安心して使うことができます。
特に重要な顧客の場合、送ったデータが文字化けをしていたなどあってはいけないので、信頼性確保の意味でも純正ソフトウェアは必要だと感じます。