単なるメールボックスだと勘違いしていた【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

Microsoft Outlookは、日々の業務を円滑に進めるうえで欠かせない存在です。特に予定表機能は非常に便利で、会議や打ち合わせの時間を自動で通知してくれるため、うっかり忘れてしまう心配がありません。また、Teamsとの連携により、予定からそのまま会議に参加できる点も効率的です。メールについても、重要度に応じて色分けしたり、ルールを設定して自動でフォルダに振り分けたりできるため、忙しい業務の中でも必要な情報をすぐに見つけることができます。迷惑メールのフィルタも精度が高く、安心して使える点も好印象です。Outlookがあることで、仕事の流れが整理され、日々の業務がスムーズに進みます。単なるメールボックスだと思って気づかずに利用していましたが、業務上で必須なツールとなっています。

改善してほしいポイント

Outlookは業務に欠かせないツールですが、予定表の共有機能については、もう少し柔軟性があると助かります。例えば、他部署のメンバーと予定を調整する際、相手の空き時間が見づらかったり、権限設定が複雑で手間取ることがあります。もっと直感的に操作できるようになると、会議設定のスピードも上がると思います。また、メール検索機能も強化してほしいです。過去のやり取りを探す際、キーワードだけでは絞り込みが難しいことがあり、送信者や添付ファイルの有無など、複数条件で簡単に検索できるようになると非常に便利です。こうした改善が実現すれば、日々の業務効率が向上すると感じています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

会議調整や情報管理の効率が向上しました。予定表機能とメールのルール設定を活用することで、業務の抜け漏れが減少しました。以前は、会議の時間を手動で確認・調整していたため、1件あたり平均5分以上かかっていましたが、Outlookの空き時間表示とTeams連携により、調整時間が短縮。また、メールの自動振り分けにより、重要な情報の見逃しが減り、対応漏れによる手戻りもほぼゼロに。社内外のコミュニケーションがスムーズに。Outlookは単なるメールツールではなく、業務全体の流れを支える基盤としての役割を果たしていると感じています。

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