メール専用ソフトは、使い勝手がいいのか疑問

改善してほしいポイントは何でしょうか？

環境の設定が、メンドクサイです。特に、いろいろな人がいろいろなネットワークの設定やOSのある中、設定を教えてほしいというときに、設定画面がバージョンで違うので、とてもメンドクサイです。わかりやすい設定画面にしてほしいです。
メールソフトでお金がかかることが最大のデメリットかも。outlook.comまで言って無料を使おうとは思わない。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

会社で採用するメールソフトとすれば、歴史の長いMicrosoft Outlookの選択が多いと思います。Gmailとした場合Gsuiteとなると思いますが、どちらがいいかというとそれぞれの使い慣れた好みになってしまいます。
ただ、会社で使われてきている歴史が長い分、スケジューラーや会議中でのメールの中断など、いろいろとこまかなところまで、気を配って作られているのがMicrosoft Outlookなので、会社で使うメリットは、高いのではないでしょうか。