非公開ユーザー
電気・電子機器｜営業・販売・サービス職｜1000人以上｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 有償利用
メールとしてだけでなくスケジュール共有ツールとしても
良いポイント
メールとしての機能は、単なるメール送受信をこえて、ディスカッションのための総合ツールです。
メール、スケジュール、連絡先、メモやタスク管理の機能も持っています。
私自身は、ほぼ全ての機能を使っていますが、中でも、メール。スケジュール、メモの３つを主に活用しています。
メールはスレッドでの表示ができるので、１つのトピックだけを追いかけてメールを読んでいくことが手軽にできる。さらに、フラグを立てておくことで、今すぐできないが期限のある依頼内容をたくさんのメールに埋もれさせることなく表示することができる。
スケジュールは、なんといっても他メンバと共有することで、手軽に共通の空き時間をみつけて会議設定できるのがなんといってもよい。
メモは、業務上、よく引用することのあるメモ書きをいれておくことで、必要な時に必要な情報をさっと確認することができます。
改善してほしいポイント
連絡帳は、社内外の人もふくめて、扱いやすい方法をとってほしい。会議室や設備を予約することも、人と同じように扱って予約することができるのはとてもいいことなのだが、メンテナンスとあわせてもう少し手間なく扱うことができるといいと感じている。たとえば、ソーシャルなどへの投稿ができる機能などが実装されるとよい。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
社内共通で使うツールとして、もっとも貢献した効率化は、会議の設定に関する機能だと考えています。
会議参加者に共通する空き時間を探し出すこと、会議に必要な設備や空いている適切な広さの会議室を見つけること、に関してはOutlookの機能はとても効率化された機能だと感じている。従来は、メールや会議中、電話などを使ってのネゴシエーションになっていたのだが、共通の空き時間を探して開催通知を発行することができる。
さらに、自動的に会議開催内容を参加者各人のOutlook上に入れておくことができるので、だれもがスムースに会議へ参加することができるようになった。
