かゆいところに全く手が届かず悶絶するシステム

改善してほしいポイント

ワークフローの承認経路設定が複雑すぎて、とても運用しきれるものではない。金太郎飴のようにまったく同じ部・課・係の階層構成で揃っている組織向けに作られており、中間の課が無い場合など、少しでも階層が変わると個別の設定を追加して対応しなければならない。一般的なワークフローシステムを少しでも使ったことがあれば、あまりの煩わしさに反吐が出るレベルであろう。組織変更の時期に、500人レベルの組織の場合、承認ルートの正常チェックは他製品であれば1人でやれば十分なレベルだが、あまりに複雑な設定になるため、5人がかりでチェックをしないと間に合わないほどの工数を必要とした。
その他、ワークフローの画面についても自社の運用に不要な項目を画面から消すこともできない場合が多く、社員への「ここは入力しなくて良い」という教育コストがかなり高くかかるシステムとなっている。
別でワークフローシステムを運用している場合は、そちらですべて処理させたうえで、決裁されたデータを手入力で更新をかけた方が運用が上手くいくと思われる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

システム入替前の製品が開発終了となってしまったため、後継のシステムとして導入し、業務が継続できた。前システムでは電帳法対応もできていなかったため、別サービスを契約してファイル保管していたが、本サービスでは対応しているため、操作の一環でファイル保管もできている。

検討者へお勧めするポイント

一昔前の無骨なUIとシステムで操作性はお世辞にも良いとは言えず、日々の運用には管理者・ユーザともに手を焼く代物ですが、データセンターを自前で抱えているので、AWSやAzureといった世間一般のSaas基盤が依拠している部分になにか障害が起きても、このシステムだけは安全かもしれません。BCPを重視する企業にとっては、メリットが大きなサービスだと思います。