約4年運用して100超えの書類をシステム化し、改めてレビュー

改善してほしいポイント

4年経過して、X-pointワークフローシステムを大分理解してきましたが、可能かどうかは不明ですが改善してほしい点は1点あります。
・申請書の修正や変更があるとします。細かな修正や項目追加等の機能追加は問題ないのですが、承認ステップについて間に追加する、またはレイアウト変更がある修正の場合、
過去の申請書とも一緒に検索したいので申請書コードを同一にして別フォームとして更新しますが、この場合検索において詳細検索ができなくなってしまいます。
詳細検索まで使いこなすユーザーは、あまりいないのですが、これが可能になれば、より便利になると思います。
・同じような申請書をコピーしたい場合、書類制御のコピー機能があれば、かなり便利になるとは思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・運用開始より現在までに100種類以上の申請書をX-point化しました。ペーパーレス化により各支店や営業所より送られてくる毎月段ボール10箱分が削減されました。
また郵送費の節減にもつながっています。
・承認時間が大幅に短縮されました。
・X-pointの書類制御の必須チェック、自動計算、マスタデータ参照などの入力補助機能の活用により申請業務の時間を約50%削減、また誤記による手戻りもおよそ30%削減されました。
・クエリ機能より出力したCSVデータやRPAを活用して、それまでアナログで行っていた業務のデジタル化が大幅に推進された。
・スマホアプリも用意されており、事務職ではない現場の社員でもアプリを活用して事務所に戻ることなく、その日の申請や承認業務ができるようになった。