多様な働き方の需要や新型コロナウイルス感染症拡大の影響から、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークでは、お互いの動きが見えなかったり、コミュニケーションがうまくとれなかったりと、リアルのオフィス出社とは違う問題に頭を悩ませる企業が多いのが現状です。
その解決策として、Web上の仮想オフィスに、同じ部署やチームの社員がアバターを介して出社するバーチャルオフィスが注目されています。バーチャルオフィスで実現できることや、社員やチームにもたらす効果、ツール選定の際のポイントを解説します。
目次
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスには、大きく分けて2種類の意味があります。事業用の電話番号や住所の借用、法人登記を目的とした「仮想事務所」と、社内コミュニケーションを主眼に置いた「仮想オフィス」です。この記事では「仮想オフィス」としてのバーチャルオフィスを解説します。
事業に必要な情報を貸し出す仮想事務所
従来のバーチャルオフィスは、住所や電話番号、FAX番号など、事業を始める際に必要な基本情報を一定期間借りられるサービスです。物理的なオフィスを構えないので、オフィスにかかる諸費用を削減できます。スピーディな開業が可能な点や、自宅の住所を公開しなくてよい、一等地やシンボルタワーの住所を使って法人登記できるなど、個人事業主やスタートアップ企業にとって多くのメリットがあります。事業者によって郵便物転送、有人受付、会議室の貸し出しなど、さまざまな付帯サービスを行っていますが、基本的に実際の作業スペースは別途確保しなければなりません。
出勤している感覚を体験できる仮想オフィス
近年ではWeb上につくられた「仮想オフィス」をバーチャルオフィスと呼ぶことが増えています。実際にオフィスに出勤している感覚でテレワークができる点が特徴です。オフィスの見取り図にアイコンを並べて再現するものや、3D空間でアバターを動かすもの、音声コミュニケーションを中心としたツールなど、さまざまな種類が提供されています。テレワーク中の社内コミュニケーション担保や労務管理、業務進捗管理を目的に導入されるケースが目立ちます。
バーチャルオフィス（仮想オフィス）が注目される背景
バーチャルオフィス（仮想オフィス）は、社内コミュニケーションの不足を補ったり、協働意識や帰属意識を高め、業務効率を上げたりする目的で注目されています。
テレワークの導入後、社内コミュニケーションが減少したことで新たな課題を抱える企業が増えました。社員同士の会話が減ったことで孤独を感じてしまったり、環境にうまく適応できず生産性が低下したりと、社員のストレスが問題となっています。プライベートと業務時間の切り替えができない、正当な評価が受けられるか不安を感じるなど、気がかりも多いでしょう。
これらのチームメンバーの様子がわからないテレワーク環境が引き起こす課題を解決すべく、バーチャルオフィスが注目されているのです。
→テレワークの詳しい解説はこちらをご覧ください。
→在宅勤務の詳しい解説はこちらをご覧ください。
バーチャルオフィスの機能
バーチャルオフィスの特徴は、実際のオフィスで、ほかの社員と対面でコミュニケーションするときと同等の環境をつくり出す機能群です。バーチャルオフィス内で出社している人に話しかけたり、環境音としてバーチャルオフィス内で話す人の声が聞こえるようになっていたり、チームで働いている実感を得られる工夫も。ウェブ会議や画面共有など、オフィスワークで必要な基本機能も備わっています。
コミュニケーション機能
バーチャルオフィスに必ず備わっているのがコミュニケーション機能です。多くがテキストと音声でコミュニケーションができるようになっており、ビデオチャットはコンセプトによって非搭載の場合もあります。挨拶やちょっとした雑談、質問、相談など、状況に合わせて使い分けることで、孤独感の解消や、チームの一体感につながります。社員それぞれの写真やオリジナルキャラクターを動かせるアバター機能、会議や1on1ミーティングに利用できる会議室機能を提供するものもあるので、自社に必要なコミュニケーション機能があるか確認することが大切です。
| テキストチャット | コミュニケーション手段として特に文字データ（テキスト）を使用 |
| ビデオチャット | パソコンに接続されたカメラで映し出される相手の映像を見ながら会話するサービス |
| 音声チャット | 音声を用いてリアルタイムにやり取りするシステム |
| アバター機能 | プロフィール画像や背景画像に設定し、ビデオ通話時に顔に表示できる |
| Web会議室 | 映像と音声を使って遠方の相手とのコミュニケーションを可能にするシステム |
画面・資料共有機能
テレワーク中は、指示内容やイメージを共有したり、進捗を確認したりすることが難しくなります。オフィスでは簡単にできることが、パソコン越しでは急にハードルが高くなることも多いのです。バーチャルオフィスには画面や資料の共有機能が搭載されており、すぐに視覚的な情報共有ができます。サービスによっては資料の同時編集機能を備えている場合もあり、チームメンバーと一緒に作業する感覚や、スムーズな対応が実現できます。
座席の設定・部屋のレイアウト機能
部屋のレイアウトを設定することで、作業スペースや会議室などのオフィス空間を再現できます。社員は自分の写真やアバターをレイアウト上の座席や部屋に移動することで、位置や状況を知らせることが可能です。同じ部屋にいる人に話しかけたり、会議や面談をしたり、実際のオフィスと同じように過ごせます。ユニークなデザインや遊び心あるレイアウトを採用するバーチャルオフィスも増えており、テレワーク中もモチベーションを高く作業に打ち込める工夫がされています。
ステータス表示機能
「在席中」「取り込み中」「休憩中」「会議中」など、誰がどこで何をしているのか状況がわかると、話しかけるタイミングを見つけやすくなります。挨拶や雑談もしやすいので、オフィス出社と同じ感覚でチームメンバーとコミュニケーションできるでしょう。勤務状況を把握でき、テレワーク中の労務管理がしやすい点もメリットといえます。
バーチャルオフィス利用のメリットとデメリット
テレワークを導入している企業を中心に利用が進んでいるバーチャルオフィスですが、導入する際のメリットをおさらいします。より効果的な使い方ができるよう、導入の際に注意すべきポイントとその理由についても解説します。
バーチャルオフィス利用のメリット
1.気軽に話しかけやすい
バーチャルオフィスは相手の状況が把握しやすく、実際のオフィスと同じように話しかけるタイミングを図りやすいツールです。画面を見れば、「作業中」「会議中」「離席中」など、状況がわかるので、雑談やちょっとした会話も、チャットや通話を活用できます。
2.テレワーク中の孤独感を解消できる
テレワークで、それぞれが個人で仕事をしていると、メンバー間のつながりが希薄になり、チームの信頼関係が構築しにくくなります。仕事へのモチベーションやチームへの貢献意識が低下する可能性もあります。バーチャルオフィスでメンバーと空間や時間を共有することで、チームの一体感につながります。リアルのオフィス環境に近づける工夫が盛り込まれているツールは多く、環境音やメンバーが雑談する声をあえて取り入れる機能や、メンバーのステータスがわかる機能など、Web上でも一緒にいる感覚で仕事できます。
3.業務進捗を可視化できる
メンバーの勤務状況や業務の進み具合を把握しやすくなります。テレワークでも出社時と同じ緊張感をもって仕事ができるほか、上司に勤務状況を見せることで、テレワーク下での評価に対する不安を減らせる点もメリットです。
4.業務効率や生産性を向上できる
バーチャルオフィスへの出社で、テレワーク中もプライベートとの切り替えがしやすくなります。勤務中は常時ログインするため集中力が上がり、生産性向上が期待できます。円滑なコミュニケーションにより、こまめに相談や調整を重ねながら業務を進められるので、業務効率も高まるでしょう。
バーチャルオフィス利用のデメリット
1.仕事を監視される感覚がある人も
実際のオフィスと同様、社員の勤怠状況や勤務状況を可視化できますが、上司やほかのメンバーから監視されている感覚にとらわれる人もいます。監視ツールとして利用される可能性を十分に認識し、バーチャルオフィスの機能が必要な理由を丁寧に説明する、トライアル期間を設けるなど、理解や賛同を得るためのプロセスは慎重に経る必要があるでしょう。社員の希望に応じてカメラオフを許可したり、設定を変更したりと、バーチャルオフィス導入がかえって社員のストレスのもとにならないような配慮が必要です。
2.パソコンのスペックに左右される可能性がある
社員が使用するパソコンのスペックについても事前に確認しましょう。高度な機能やデザインであるほど、十分なパソコンのスペックがないと動作が遅くなる可能性があります。特に3D系はCPUやメモリ消費が激しいので注意が必要です。勤務中は常時接続で音や画像、場合によってはカメラ映像を送受信するため、社員自宅のネットワーク環境についても確認、整備しておくと安心です。
3.使いこなすためには最低限のITリテラシーが必要
ITツールに抵抗があったり、使い慣れなかったりする人は、バーチャルオフィス中心の作業環境自体がストレスになるかもしれません。トライアル運用する、機能説明や操作研修を実施するなど、導入前にできるだけ不安や疑問点を解消する工夫が求められます。導入後は使い方の問い合わせやトラブルに対応できるサポート体制を用意しておきましょう。
4.運用ルールの設定と周知が必要
バーチャルオフィスを導入しても、適切に使ってもらえなければ意味がありません。また、それぞれの社員やチームごとに運用方法が異なる場合も、効果を最大化できない可能性があります。たとえば、出退勤時のログイン・ログアウトを義務づける、会議や商談、休憩時には必ずステータスを変更するなど、全員が同じルールで使わないとバーチャルオフィスを活用しきれません。朝礼や会議はどの部屋で行うのか、自席は決まっているのか、フリーアドレス制かといった細かい点も事前に決めて、周知徹底しておくことが重要です。
バーチャルオフィスの活用事例
バーチャルオフィスを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。
リアルオフィス以上のコミュニケーション密度が実現
「質問したいことがあるときに相談相手に話しかけて解決できることで、文字でのやり取りの煩わしさがなくなった。業務上の相談だけでなく、雑談も気軽にできる状況になったことでフルリモートながら社内全体でコミュニケーションが濃密にとれるようになった。操作方法が簡単で、入社して間もない人もすぐに活用することができる。導入前は社内チームが同じ人や、同じ案件を担当している人以外と会話する機会が少なかったが、今ではroundz上でコミュニケーションが活発に行われるようになった」
https://www.itreview.jp/products/roundz/reviews/80871
▼利用サービス：roundz
▼企業名：株式会社NAVICUSＮ ▼従業員規模：20-50人未満 ▼業種：情報通信・インターネット
在席状況がすぐにわかるので相談のきっかけに便利。
「リモートオフィスとして他のメンバーとコミュニケーションを図るのに良い。
https://www.itreview.jp/products/remotty/reviews/48444
一定の間隔で写真を撮るので、在席状況がすぐにわかるのでちょっとした相談のきっかけに便利。コロナ以前にリモートワークを会社として開始した際に、社内(もしくは他のメンバー)から在席状況が見えないので声をかけづらいという問題があったが、Remottyを利用することで多少解消された」
▼利用サービス：Remotty
▼企業名：株式会社鈴木商店 ▼従業員規模：20-50人未満 ▼業種：ソフトウェア・SI
場所を意識せずに働ける環境を構築
「本当に気軽に話しかけられるという印象です。ボタンを押すだけで話せるというUIもそうですが、テレビ会議と比較するとメンバーと調整し会議を設定して招待するという手間がないですし、相手が打ち合わせ中なのかや離席中なのかもステータスでわかり便利です。また、画面共有では全員のマウスポインターが表示されるので、「ここ」とか「これ」といった代名詞を使って会話がスムーズに進みます。この気軽さが、ちょっとしたことでも相談しようというフットワークの軽さにつながっており、ビジネス判断のスピードアップや、コミュニケーション活性化に役立っています。さらに、複数人で同時にプログラミングを行うペアプログラミングでも利用しており、若手の育成にもつながっていると感じています」
https://www.itreview.jp/products/roundz/reviews/80746
▼利用サービス：roundz
▼企業名：株式会社クレオ ▼従業員規模：300-1000人未満 ▼業種：ソフトウェア・SI
テレワークでも他のメンバーの状況がわかる
「2020年に緊急事態宣言が発令されてから、全社員がテレワークとなりました。日々の業務や定例ミーティングはテレワークでも問題なく実施できていたのですが、ちょっとした相談や雑談が減り、モチベーションやチームワークの低下が課題になっていました。知り合いからバーチャルオフィスというサービスがあることを教えてもらい、複数社の中でmycrewをトライアルで導入しました。mycrewの画面はシンプルで、使い方を説明しなくても直感的に使用できるので、社内での浸透が早かったです。また、担当の方に定着化のためのオリエンテーションやサポートも手厚くしていただき、スムーズに利用開始が出来ました」
https://www.itreview.jp/products/mycrew/reviews/80676
▼利用サービス：mycrew
▼企業名：株式会社ネクストクリエーション ▼従業員規模：20人未満 ▼業種：デザイン・製作
バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント
バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点について解説します。予算や導入までのスケジュールもさることながら、どのような課題解決をめざすのか、具体的な運用イメージをもって機能や仕様を選ぶことが重要です。
導入目的と機能がマッチしているか
バーチャルオフィスの導入目的によって、必要な機能や適した仕様は異なります。主にオフィスとして利用する場合は、会議室やコミュニケーション機能が充実しているものがおすすめです。1on1ミーティングや個別面談を行いたい場合は、プライバシーが守れる機能があると安心です。
他ツールとの連携ができるか
GoogleカレンダーやOffice365、チャットツールなど、既存のオフィスツールと連携できるか確認しておきましょう。使い慣れたツールを継続できると、大がかりなデータ移行や設定、操作説明などが省けます。ミスが防げることもメリットです。
デザインやレイアウトが使いやすいか
現実のオフィスの部屋割りと同じようにレイアウトを変更できるものや、シンプルで操作性に優れたもの、アバターで楽しさや気軽さを演出できるものなど、さまざまなタイプがあります。組織文化や利用シーンなどに合わせて選びましょう。
バーチャルオフィス（仮想オフィス）の業界マップ
バーチャルオフィスツールのユーザーからの評価を知るには、ITreview Gridが便利です。ITreview Gridは、ITreviewに集まったユーザーのレビューをもとに生成された4象限の満足度マップで、顧客満足度と市場での認知度を掛け合わせた結果が、4象限上でのポジショニングとして確認できます。
おすすめのバーチャルオフィス（仮想オフィス）ツール
実際に、ビジネスチャットを活用されている企業の方々のレビューが多い製品を中心におすすめのビジネスチャットを紹介します。
(2021年11月25日時点のレビューが多い順に紹介しています)
oVice
「oVice」はテレワークにおける会話のハードルを下げ、コミュニケーションを活性化することに注力したツールです。レイアウト上でアバターを自由に動かせるのが特徴です。自分のアバターを相手のアバターに近づけて、気軽に話しかけられます。サービス提供開始の2020年8月以来、バーチャルオフィスとしての利用はもちろんのこと、オンラインイベントや学校の授業などにも活用され、2021年9月末に累計発行スペース数が1万件を突破。デモ体験や無料トライアルで事前に試せる点や、手厚い導入サポートも魅力です。
roundz
300社以上のテレワーク導入経験から、カメラなしの「声のバーチャルオフィス」を開発。カメラによる緊張感やアバターを動かす煩わしさに着目し、あえてカメラやアバターは排除。気軽に話しかけられる雰囲気と、画面を開きっぱなしでも作業の邪魔にならないスマートなUI（ユーザーインターフェース）を実現しています。画面共有機能はカーソル共有が可能で、隣で同じ資料を見ている感覚で確認できるなど、リモートワークの生産性と効率性を高める細かな工夫がちりばめられています。
Remotty
ログイン中は、パソコン付属のカメラで写真が自動撮影され、2分間隔でチーム共有されます。メンバーの様子がひと目でわかるので、話しかけるタイミングを図りやすいのが特徴です。パソコンの前にいるのかどうかだけをRemottyが自動判別し、離席中の場合は「離席中」と表示できる機能もあります。多彩なツール連携も魅力で、使い慣れたカレンダーツールやWeb会議システム、チャットツールなどをそのままバーチャルオフィス活用することが可能です。
mycrew
2021年3月にリリースされたバーチャルオフィスです。在席表示やオフィス画面の柔軟なカスタマイズ、さまざまなコミュニケーションスタイルが選択可能など、基本機能がまんべんなく搭載されています。フロアや拠点を自由に増やせる点が特徴で、チームやプロジェクト、支社ごとにフロアが作成できます。1アカウントあたり月額500円からスタートできる手軽さも魅力です。
FAMoffice
シンプルなアバターと動作の軽さ、直感的な操作が特徴的なバーチャルオフィスです。話したい相手のアバターをクリックするだけでビデオ通話できます。会議室に入室するとすぐに会議が開始されるなど、実際のオフィスと同じ感覚で働けます。その日の気分でアバターの髪や服の色を変えたり、つぶやきで雑談的な会話を楽しんだり、ゆるいつながりを保つことがテレワーク中の孤独感解消に役立つでしょう。1カ月の無料トライアルがあるので、じっくりと導入検討したい場合におすすめです。
LIVEWORK
基本機能が網羅されたバランスのよいツールです。パソコンのカメラで自動撮影された写真が1分間隔で共有され、同時間帯に一緒に働くメンバーの存在が見えるので、同じフロアで働いているような一体感が実感できます。90日間の無料トライアルが可能なので、本格導入前の使い方や運用ルールの周知も容易です。
株式会社ライブリンクス
Remo
柔軟性のあるデザインが特徴のバーチャルオフィスです。ブランドカラーや企業ロゴを使用して、自社らしさを演出できます。UIがわかりやすく、直感的な操作が可能。自分のプロフィールにSNSなどの情報が盛り込めるので、社員同士の自由な交流がしやすい点や、リアルなオフィス感を味わうことができるところも人気です。
Sococo
人数や目的によって100種類以上から選べるレイアウトが特徴です。タッチするだけで会話でき、パソコン操作が苦手な人も安心な設計。すでに使用しているWeb会議ツール（Googleハングアウト・Zoom・Webex・Teams）と併用可能。2週間のトライアルで使用感を試すこともできます。
ITreviewではその他の仮想オフィスツールも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討できます。
まとめ
バーチャルオフィスは、テレワークにおけるコミュニケーション不足解消や生産性向上を実現できるツールの1つです。テレワークの広がりとともに、今後もより注目が集まっていくでしょう。自社に最適なバーチャルオフィスの運用が、快適かつ効果的なテレワーク推進につながるはずです。
