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ウェビナーとは?開催に必要な機材の解説とおすすめのウェビナーツール5選  

近年、ウェビナーツールを導入する企業は増加傾向にあります。企業の働き方が大きく変化してきていることが、ツールの導入・活用をさらに促進させています。ウェビナーを開催すると主催者は会場を確保する手間やコストをかけることなく、参加者は会場に足を運ぶ時間や手間をかけずに実施できます。

本記事では、ウェビナーをよく知りたい方や、今後ウェビナーツールの導入を検討される方に向けて、メリットや活用事例・導入ポイントについて解説します。

目次

ウェビナーとは?

ウェビナーとは

ウェビナーとは、ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)を合わせた造語のことをいい、オンライン上で行うセミナーや説明会のことを指しています。ウェビナーツールでは、Web上にバーチャル空間をつくり上げ、主催者がビデオやオーディオを参加者に共有できます。ツールによっては最大1万人規模まで参加できるものもあります。

従来のセミナーや説明会であれば、イベント会場を借りて開催する必要がありました。しかしウェビナーツールが登場した近年は、説明のすべてをオンライン上で完結させることが主流となっています。

ウェビナーには、リアルタイム配信と録画配信の2つの配信方法があります。

リアルタイム配信

定められた時間にセミナー配信を行う方法を、リアルタイム配信といいます。このリアルタイム配信は、質疑応答を行うこともできるため、主催者と参加者のコミュニケーションを深めることも可能です。同じ時を共有するだけでなく臨場感も演出できることにより、参加者にとってポジティブな感情をもってもらえます。

録画配信

主催者が事前に録画した映像を、セミナー動画として配信する方法を録画配信といいます。リアルタイム配信とは異なり、配信時間が定められていません。そのため参加者は、いつでも視聴できます。また何度でも視聴可能なので、参加者に理解を求める場合にも最適な配信法であるといえるでしょう。

ミーティング ウェビナー
ビデオ共有 全参加者 ホストとパネリスト
視聴者のみの参加
店員 最大100〜500人 最大100〜1万人
参加者一覧の閲覧 全参加者 ホストとパネリストのみ
チャット
Q&A

ウェビナーでできること

いつどこにいても利用できるウェビナーは、企業の幅広いシチュエーションに対応できるため扱いやすいという特徴があります。ウェビナーを有効活用できるシチュエーションとして、以下の「新規顧客に向けた商品の説明やサービスの解説」「優良顧客に向けたフォローアップ」「外部に向けた豊富なイベント」などが挙げられます。

新規顧客に向けた商品の説明やサービスの解説

ウェビナーでは、繰り返しセミナーを開催できます。たとえば従来のような会場開催型のセミナーであれば、開催頻度に限りがありました。そうした課題もウェビナーを活用することで、解決できます。新規顧客に向けての商品説明やサービスの解説は、新規顧客獲得機会の増加にもつながるため、売上の向上も期待できます。

既存顧客に向けたフォローアップ

ウェビナーは新規顧客に限らず、既存の優良顧客もフォローアップできます。参加者は会場に足を運ぶ負担がないので気軽に参加でき、主催者も日本各地の顧客に対しフォローアップ可能です。またセミナーやイベントの開催頻度を上げることもできるため、顧客満足度をアップさせることにも結びつきます。

外部に向けた豊富なイベント

採用における企業説明会のような外部に向けたさまざまなイベントも、オンラインで配信できます。本来であれば新卒採用などの説明会では会場費や出張費が必要です。それがオンライン配信になるとそれらの費用が不要となるだけでなく、遠方に住む学生も参加できるため、より多くの人材との出会いや確保の契機となります。

ウェビナー開催に必要な機材

通常のウェビナー開催であれば、シンプルな機材だけで配信できます。もし高品質で本格的な配信をめざす場合にはある程度の機材が必要ですが、通常のウェビナー配信であれば以下の動画配信ツールやパソコン(あるいはスマートフォン・タブレットなど)・マイク・カメラといった基本の機材でスムーズな配信が可能です。

動画配信(ウェビナー)ツール

ウェビナーを開催するときには、いくつか用意するものがあります。まず動画配信(ウェビナー)ツールです。ウェビナーを開催するうえで必須の製品であり、配信を行うツールは推進環境を満たしている製品であることが前提となります。そのため、あらかじめ推進環境を満たすツールであるかどうか確認を行うことが必要です。

パソコンやタブレット端末

先述のように、ウェビナーを開催の際にはウェビナーツールとパソコン・マイク・カメラなどのシンプルな機材が必要です。中でもパソコンは映像の質や音声レベルといった点で優れており、録画配信の場合には動画の編集も容易です。またスタジオ配信なども考慮すると、デスクトップパソコンよりもノートパソコンを持ち込むとさらに便利です。

マイク・スピーカー・ヘッドフォン

ウェビナー開催に欠かせない機材のうちの1つがマイクです。マイクは音声配信に必要となり、パソコンやスマートフォンに搭載されるマイクよりもきれいな音声を参加者に届けられます。もし主催者が終始単独でウェビナーを開催する場合は、単一指向性のマイクを選びましょう。単一指向性のマイクは主催者の音声のみ高品質に配信し余計な音を排除できる仕組みのため、主催者単独でのウェビナー開催に最適です。またスピーカーとヘッドフォンも開催規模によっては必要ですが、質の高い製品を選べば失敗がないでしょう。

カメラ

Webカメラを選定する場合にfpsを確認する必要があります。fpsとは、1秒の映像が画像何枚分で構成されているかを表す数値のことをいいます。24~30fpsほどの映像であれば違和感なく視聴できるといわれるので、30fpsを目安に選定すると間違うことがないでしょう。さらに高画質な映像配信を行いたい場合には、デジタルカメラの活用をおすすめします。映像出力機能が搭載されているデジタルカメラはWebカメラよりも高画質で美しく映るものが多く、主催者にもっともフォーカスし印象づけにも寄与します。

ウェビナーの開催は、基本的には動画配信(ウェビナー)ツールやパソコン・マイクやカメラなど必要最低限の機材だけで気軽に開催できます。しかし主催者のウェビナーを扱うキャリアや目的次第では、もっと高品質で本格的なウェビナー開催を望むこともあります。その場合に必要となる機材として、次の4つが追加されます。

照明

照明が必要となる理由として、光量不足で映像が不明瞭となる点が挙げられます。自社製品の紹介やホワイトボードでの説明などで映像が不明瞭であれば、その後のアプローチも難しくなります。そのような事態に陥らないよう、照明を用意しておくことが重要です。近年照明の種類は豊富にあり、最近では省エネでちらつきにくいLEDライトの需要が拡大しています。

グリーンバック

背景をグリーンカラーにする機材のことをグリーンバックといいます。パソコンでクロマキー合成を実行すると、ほかの背景に変更もできます。背景変更の一例としてバーチャル映像に切り替えて仮想空間を演出したり、特別な空間を演出したりしたいときにも効果的です。グリーンバックのサイズは幅広く用意されているため、主催者にとって最適なサイズ選定が必要です。

スイッチャー

複数台のカメラ映像をワンタッチ切り替えできるツールのことをスイッチャーといいます。このスイッチャーは数万円ほどする高級機材ですが、高品質で本格的なウェビナーの開催を望む場合に必要となる機材です。またスイッチャーを扱うときに、1台のカメラは主催者、もう1台のカメラは資料というようにどちらも映しておきましょう。その後主催者のトークに応じて資料映像に切り替えると、参加者にわかりやすい内容で伝えられます。

三脚

手ぶれの防止や撮影位置の調整を行いたいときには、Webカメラ用の三脚が販売されているので活用しましょう。三脚の活用により首振りや高さの調節において自由度が格段に高まります。現在はWebカメラに対応する三脚が多く販売されていますが、Webカメラが三脚対応可能な製品であるかどうか事前の確認が重要です。すべてのWebカメラが三脚に対応しているわけではないことは覚えておきましょう。

ウェビナーツールの基本機能

セミナーや説明会に活用できるウェビナーツールの基本機能は、主催者と参加者の需要に合わせてバリエーションに富んだ機能が用意されています。扱いやすいシステムと、理解しやすいインターフェースである製品が数多く存在します。以下の基本機能を利用することにより、次回のウェビナー開催の向上や改善に有益です。

配信機能

ウェビナーツールにとって必要不可欠な機能です。リアルタイム配信と録画配信のどちらが自社の求める配信方法であるのかをチェックし、上手に使い分けることが重要です。¥

録画機能

リアルタイム配信した映像を録画する機能です。録画機能は、ウェビナーツールを扱ううえで配信機能と並んで必要不可欠な機能です。録画機能を利用すると、ウェビナーツールでリアルタイム配信した内容を自社のWebサイト内で公開したり個人的に確認したりできます。

チャット機能

参加者とチャットを行える機能のことをいいます。リアルタイム配信では、チャット機能が必要とされることが多くあります。これは、参加者がウェビナーの内容を把握できているかチェックするのに役立つためです。また、質問への回答を行う場合にも最適ですし、さらに挙手機能などもあるとより便利でしょう。

共有機能

画像やテキスト・データといった資料を共有する機能です。ただ撮影をしてアップするだけのアクションでは、参加者にわかりづらいこともあります。そんなときに共有機能を利用すれば、明確に伝えられるでしょう。ズームや切り替えが容易にできる仕組みの際に、ウェビナーをより円滑に進められます。

ホワイトボード機能

モニター上にテキストを書き込んだり、画像を貼りつけられる機能です。主催者の資料に対し、参加者がテキストやコメントなどを書き込んだり、適切な画像を貼りつけられたりします。そのため、共同作業を通じて参加者とのコミュニケーションを深める目的としても使えます。

アンケート機能

参加者に対し、任意でアンケートを実施できる機能です。実施したアンケート内容を確認すれば、どのような評価がなされたのかが明確です。高評価とは反対に、どういった点で低評価となったのかということまで把握できます。そのため、次回のウェビナー開催の戦略にも役立てられる機能です。

参加者管理機能

リストの作成や参加者の予約状況・参加者の個人情報などを管理できる機能です。案内メールやダイレクトメールの配信や、アンケート結果の分析・マーケティング戦略などに幅広く活用できる利便性の高い機能です。二重送信やメールマガジンの配信漏れといったトラブルの予防にも役立ちます。

Q&A機能

Q&A(質疑応答)機能は、ウェビナー中に参加者がホストとパネリストに質問できる機能です。参加者の質問はホストとパネリストのみ確認できるため、気軽に質問できます。ツールによっては、参加者の質問をすべての参加者でも見られるように設定したり、ほかの参加者が質問にコメントをしたり、「いいね」のリアクションを送ったりできます。

ほかのSNSとの連携機能

TwitterやInstagram、FacebookなどのほかのSNSと連携できる機能です。SNSと連携できる強みとしては、営業や分析を行えたり参加費の事前決済ができたりするなどが挙げられます。SNSを通じてウェビナーの開催を知る参加者もいます。参加率向上のためにも、積極的に連携機能を活用しましょう。

ウェビナーツールを導入するメリットとデメリット

ウェビナーツールを導入すると、時間や手間をかけることなく、効果的に費用を削減できます。また高い集客力や新規顧客獲得機会を求める場合にも、ウェビナーツールがもっとも適しているといえます。

次のメリットとデメリットを把握して、自社で導入を検討される際の参考にしてみてください。

グラフィカル ユーザー インターフェイス

中程度の精度で自動的に生成された説明

ウェビナーツールを導入するメリット

1.優れた集客力

会場開催型のセミナーや説明会であれば、わざわざ会場まで足を運ぶ時間や手間がかかりましたが、ウェビナーツールを使えばすべて不要です。移動の際に発生する費用も参加しやすい環境が整っていることにより、主催者にとって大変集客しやすいでしょう。またウェビナーツールを利用する層は幅広く、アプローチの困難であった層にまで集客を行いやすくなりました。

2.時間・場所問わず視聴可能

パソコンやスマートフォンなどでインターネットに接続できる環境があれば、いつどこにいてもウェビナーツールにアクセスできます。特に録画配信では、参加者が時間を気にすることなく視聴可能です。そのためリアルタイム配信との比較をしても、録画配信のほうが参加人数の増加を見込むことができます。

3.録画の蓄積が可能

たとえばセミナーや説明会当日に病欠などで参加できなかった参加者に対し、主催者がサーバに保管・蓄積している映像を見せることができます。録画された映像は主催者がダウンロード可能なため、たとえばすべての参加者用に映像を編集し動画プラットフォームなどで配信もできます。

4.コストの削減に寄与

集客力や新規顧客獲得の機会を目的とするセミナーや説明会の開催には、本来であれば会場にかかる費用や機材などのレンタル料が発生しますが、ウェビナーツールを活用するとそれらの費用が不要です。そのため、セミナーや説明会にかかる費用を大幅に削減できるというメリットがあります。

5.新規顧客獲得機会の創出

気軽に参加しやすいウェビナーツールの開催は、新規顧客獲得機会の創出や増加を望めます。この背景として会場へ足を運ぶ必要のあった会場開催型に遠方在住のため参加が難しい者の存在があります。そうした遠方在住の参加者が、ウェビナーツールを通して参加しやすくなったことが大きいでしょう。

ウェビナーツールを導入するデメリット

1.参加意欲や反応を見極めづらい

ウェビナーツールの活用により集客力の向上や大幅なコストの削減・新規顧客獲得の機会を得やすくなったものの、ツールの性質上参加者の意欲や反応が把握しづらい点があります。ウェビナーツールではこのデメリットを補うためにも、チャット機能の活用やアンケートの実施などを多くの製品で取り入れています。

ウェビナーツールの活用事例

ウェビナーツールを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。

集客しやすく説明会に必要不可欠

「仕事で定期的なウェビナーを開催しており、Zoom Webinarを多用しています。これがないともう説明会を開催できませんね。。。質疑方法も便利です。質問者の質問が匿名ででき、パネラーがそれを取り上げて回答するという使い方をしています。プライバシーの観点からも良いと思います。(従来の説明会だと他の人の目が気になってできなかった質問が匿名でできるようになった)YoutubeやFB Liveへ同時に放映できるのも集客面で良いポイントかと思います」
▼利用サービス:Zoom Webinar
▼企業名:国立大学法人東京大学 ▼従業員規模:1000人以上 ▼業種:研究

https://www.itreview.jp/products/zoom-webinar/reviews/75601

遠方の顧客集客にも大いに寄与

「webinarの予定を作成して、URLを配布するだけで簡単にwebinarが開催できる手軽さがポイント。参加者の申し込みもzoomで管理でき、参加者リストも作成してくれるので運営は手間もかからない為、オフラインセミナーのようにリソースを準備しておく必要がない。オフラインでは難しい遠隔地からのセミナー集客を得られ、そのまま後日オンライン商談を行う事ができるようになった」
▼利用サービス:Zoom Webinar
▼企業名:トラムシステム株式会社 ▼従業員規模:20-50人未満 ▼業種:宣伝・マーケティング

https://www.itreview.jp/products/zoom-webinar/reviews/55246)

お互いの移動時間などの時間・経済コストが改善

「遠方のお客様、求職者との話し合いに重宝しています。お互いの移動時間などの時間・経済コストの改善につながっています」
▼利用サービス:Calling Meeting
▼企業名:株式会社環境総合テクノス ▼従業員規模:300-1000人未満 ▼業種:総合(建設・建築)

https://www.itreview.jp/products/calling-meeting/reviews/45351

コストの削減・新規顧客獲得機会の増加 

「20名程度が集まって行っていたパートナー会議をweb化することにより出席率が上がりや支出も減った。新規営業についても一次商談の数が向上した」
▼利用サービス:Calling Meeting
▼企業名:株式会社三浦建設 ▼従業員規模:20人未満 ▼業種:総合(建設・建築)

https://www.itreview.jp/products/calling-meeting/reviews/59656

他ツールとの連携により工数の削減に成功 

「Adobe Marketo Engage と連携することで実施側の工数削減ができ、月に10本以上のウェビナーを1人で回すことが可能です。(準備、集客、登録者向け案内、当日運営、ウェビナー後のThanksメールetc.)より詳しい情報を求めている方向けにターゲットごとのウェビナーで丁寧に説明することができるので、コロナ禍でも視聴者の理解を得られ全国展開できるパワフルなコンテンツ・チャネルの一つとして機能しています」
▼利用サービス:ON24
▼企業名:アドビ株式会社 ▼従業員規模:300-1000人未満 ▼業種:ソフトウェア・SI

https://www.itreview.jp/products/on24-digital-experience-platform/reviews/74484

ウェビナーツール導入のポイント

近年の国内情勢や時代の変化に伴い、ウェビナーツールの需要はさらに拡大を続けています。ウェビナーに対応可能なツールも数多くリリースされ、企業への導入を強く後押ししています。自社に相応しく最適なウェビナーツール導入のためには、次の5つのポイントを理解したうえで確認をする必要があります。

ダイアグラム が含まれている画像

自動的に生成された説明

1.必要な機能はあるか

自社の必要とする機能を備えているウェビナーツールであるかどうか、事前にしっかりと把握をしましょう。特にウェビナーを初めて扱う場合は、準備から配信までの一連のフローに関するスキル提供を行うツールの導入が欠かせません。トラブル発生時にも即座にも問題解決できる電話相談などもあると便利です。

2.品質に問題ないか

サービスの品質に難点がないかどうかも、導入前に確認しておくべきポイントです。品質を調べるときに活躍するのが、トライアル。トライアルには無料で利用できるツールも多く、事前に動作状況や画質・機能レベルを確認できます。トライアルを積極的に利用することにより、導入後の失敗も減らせるでしょう。

3.自社に見合うコストであるか

ウェビナーツールに必要な費用は、ツールによって幅広く設定されています。また支払い方法も、月額定額制や従量課金制などさまざま。企業によりウェビナーの開催頻度が異なるように、開催頻度に合わせて自社に最良のツール選定を行うことが必要です。そのためにも費用の把握は大前提であるといえます。

4.多言語に対応しているか

ウェビナーツールが英語や中国語・ドイツ語などの多言語に対応していれば、グローバルに活躍できる可能性も広がります。実際に海外に拠点を置く企業には、必要不可欠なシステムでしょう。国内に拠点を置く企業も多言語対応していると、外国人を雇用するうえで有利な採用活動を展開できます。

5.サポート体制は豊富か

ウェビナーツールで配信中、稀にトラブルに見舞われることもあるかもしれません。不測の事態に備えて、ウェビナーツールのサポート体制が万全であるかどうか事前に確認を行いましょう。主にどのようなサポート内容で、自社の求めるサポートを提供するベンダーであるかどうか見極めることも重要です。

ウェビナーの業界マップ 

ウェビナーツールのユーザーからの評価を知るには、ITreview Gridが便利です。ITreview Gridは、ITreviewに集まったユーザーのレビューをもとに生成された4象限の満足度マップです。このマップでは、顧客満足度と市場での認知度を掛け合わせた結果が、4象限上でのポジショニングとして確認できます。

おすすめのウェビナーツール5選

実際に、ウェビナーツールを活用されている企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめのウェビナーツールを紹介します。

(2021年12月10日時点のレビューが多い順に紹介しています)

Zoom Webinar

ウェビナーに特化したサービスを提供する「Zoom Webinar」。参加者は主催者によって視聴者とパネリストに分類されます。視聴者はQ&Aや挙手などの利用ができ、パネリストはマイクやカメラの切り替えが可能です。SNSなどでのライブ配信や、アップグレード次第では1万人規模のウェビナーも開催できます。

Zoom Webinarの製品レビューを見る

Calling Meeting

Web会議システムやオンライン商談ツール・チャットボットなどのコミュニケーションツールを集約したウェビナーツールです。生産性の向上や顧客満足度を目的とし、業務の改善を促します。導入企業はIT企業やコンサル業界・エンタメ企業や、人材関連などの業界で活用されています。

Calling Meetingの製品レビューを見る

ON24

B2Bエンタープライズ企業に向けて製品を提供する「ON24」は、ウェビナーとデジタルイベント管理を行う合同クラウドソーシングです。2000社以上の導入実績をもち、さまざまな業界のリーダー企業が営業DXとデータ駆動型マーケティングを実行。成約率を高めることで、生産性の向上にも寄与します。

ON24の製品レビューを見る

FreshVoice Webinar

最大50人まで同時配信可能なオンラインセミナーソリューションである「FreshVoice Webinar」では、チャット機能や挙手機能により質疑応答も可能です。このようなシステム構造から、双方ともに活発なコミュニケーションをとることができます。ダウンロードなどの手間も発生することなく、スムーズに始められます。

FreshVoice Webinarの製品レビューを見る

GlobalMeetウェブキャスト

プロレベルの品質でありながら扱いやすい「GlobalMeetウェブキャスト」は、クラウドベース型のプラットフォームサービスです。セルフ配信からサポートの全てにおいて対応しており、最大1万人まで視聴可能。ライブ配信やオンデマンド配信・収録配信など、配信方法に種類があるのも魅力です。

GlobalMeetウェブキャストの製品レビューを見る

ITreviewではその他のウェビナーツールも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討できます。

ウェビナーの比較・ランキング・おすすめ製品一覧はこちら

まとめ

ウェビナーツールを導入すると、従来のような会場確保にかかるコストを大幅に削減できるだけでなく、遠隔地に住む参加者への高い集客力や新規顧客の獲得も期待できます。主催者がウェビナーツールを効果的に活用し有益な情報を発信できれば、参加者との関係を深く強固なものへと構築できるでしょう。

ウェビナーツールを扱ううえでの注意点として、稀に機材トラブルや接続の問題が生じる可能性もあるため、主催者は必ず適切な対策を講じてツールを活用するようにしましょう。


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