日本企業の現場では今も、稟議書や各種申請書を紙やExcelで運用している企業が少なくありません。「あの稟議は今誰の机にある？」と探し回ったり、差し戻された書類を一から書き直して再印刷したりといった非効率な業務が積み重なっているケースも多いのではないでしょうか。こうした課題を解消するために活用されているのが、ワークフロー機能を備えたグループウェアです。
一方で、グループウェアを選ぶ際には注意も必要です。日本企業特有の複雑な承認ルートや社員数が多い企業のコスト構造、IT担当者が少ない体制での運用のしやすさなど、確認すべきポイントは様々です。価格だけで選んでしまうと、いざ導入してから「自社の運用に合わなかった」という事態になりかねません。
本記事では、グループウェア「desknet’s NEO」を提供する株式会社ネオジャパンに対して、紙・Excelでの申請業務を電子化するポイントをはじめ、日本企業の承認フローに合わせたワークフローの設定方法、コストを抑えたグループウェアの選び方、業務改善に伴走するサポート体制、IT担当者が少ない会社でも運用しやすい仕組みまで、グループウェアを選定する際に押さえておきたいポイントについて、詳しくお話を伺いました。
目次
- 取材ベンダー情報
- グループウェア「desknet’s NEO」とは？
- Q：紙やExcelで行っている申請業務を効率化するツールには、どのような製品がありますか？
- Q：自社の業務に合わせて、日本企業ならではの承認経路を自由に設定できるワークフロー製品を教えてください。
- Q：紙の申請書のフォーマットに近い形で、電子化できるワークフロー製品を教えてください。
- Q：グループウェアを選ぶとき、日本企業が重視しているポイントとよく選ばれる製品を教えてください。
- Q：中堅・中小企業で、これだけ入れておけばとりあえず困らないグループウェア製品を教えてください。
- Q：社員数の多い会社でもコストを抑えられるグループウェアには、どのような製品がありますか？
- Q：技術的なサポートだけでなく、業務改善の相談にも乗ってくれるグループウェアはありますか？
- Q：社内のスケジュール・勤怠管理・ワークフローを一つにまとめられるツールを教えてください。
- Q：IT担当者が少ない会社でも運用しやすいグループウェアには、どのような製品がありますか？
- Q：社内のお知らせや掲示板など、情報共有の改善に適したグループウェアを教えてください。
- まとめ：グループウェア選びの鍵は「自社の業務に合った機能とサポート体制」の見極め
取材ベンダー情報
取材ベンダー：株式会社ネオジャパン
提供サービス：desknet’s NEO
ご担当者様：マーケティング統括部 主任 髙畑 茉耶 様
グループウェア「desknet’s NEO」とは？
「desknet’s NEO」は、株式会社ネオジャパンが提供する国産グループウェアです。スケジュール管理や設備予約、ワークフロー、掲示板、ファイル共有など、社内の情報共有に必要な機能を幅広く標準搭載しており、クラウド版・パッケージ版(オンプレミス版)の両方に対応しています。
ITreviewでは、本日時点(2026年9月21日)で「438件」のレビューが投稿されており、満足度も5点満点中「3.9」と高く、多くのユーザーから支持を集めているグループウェア製品といえるでしょう。
Q：紙やExcelで行っている申請業務を効率化するツールには、どのような製品がありますか？
A：ワークフローシステムという選択肢もありますが、十分な機能を低コストかつ簡単に導入できるグループウェア「desknet’s NEO」をおすすめします。
「desknet’s NEO」は、専用システムに匹敵するワークフロー機能を備え「ITreview Grid Award」で5年連続「Leader」を受賞しています。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOのワークフロー機能は、申請書の電子化はもちろん、組織階層に基づく承認ルートの設定、進捗管理などを手軽に実現できることが特徴です。
決裁状況がPCやスマートフォンから承認・確認できるため、紙を使用した時のような紛失や滞留を防ぎ、スピーディーに進みます。既存の紙やExcelで作られていた申請書の体裁をそのままに電子化できれば、利用者も違和感なく移行を進められます。
完了した申請書はdesknet’s NEO内に保管されるため、ファイリングの手間を削減でき、必要な書類をすぐに検索できます。スケジュール管理やファイル共有をはじめとした様々な情報共有機能とも連携できる点はグループウェア利用のメリットと言えるでしょう。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
全職員にアカウントを付与して利用しています
「特にワークフローでは、各部署での物品請求や出張報告書などを全て電子化することで、紙での運用の『印刷して上司の席へ持っていく』『あの稟議は今誰の机にありますか？』『付箋を貼って物理的に返す、一から書き直し・再印刷する』『バインダーに綴じて保管』等の業務が劇的に改善しています」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/253842
Q：自社の業務に合わせて、日本企業ならではの承認経路を自由に設定できるワークフロー製品を教えてください。
A：ワークフローの専用システムでは経路の自由度は高いと言えますが、同等のワークフロー機能を備えたグループウェアも選択肢のひとつです。
「desknet’s NEO」は、申請金額や申請内容などの条件に応じて承認経路を分岐させるなど、日本企業の承認慣行に合わせて柔軟に申請経路を設定できます。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOのワークフロー機能は、申請金額に応じた経路変更や不在時の対応、人事異動時のメンテナンスにも柔軟に対応できます。また、申請書式と承認経路を連動させることも可能です。
共通の申請書を使用する場合でも、「所属組織階層」を設定しておけば、申請者が目的の書式を選ぶだけで、所属組織に応じた承認経路が自動的に適用されます。申請者が承認者を確認したり、自分で選択したりする必要はありません。
承認経路の自動設定により、承認者を意図的に外すといった不正の防止にもつながります。さらに、「経理担当者」などの役割(ロール)を承認者として指定できるため、人事異動のたびに個人名を変更する必要がなく、承認経路のメンテナンス負担を軽減できます。
代理承認者への委任や引き上げ承認にも対応しているため、承認者が不在の場合でも、申請や決裁を滞らせずに処理できます。日本企業で求められる複雑な承認ルールにも対応しながら、承認業務の効率化と内部統制の強化を実現できます。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
承認と予定を迷子にしない基盤
「予定表で参加者の空き時間を見ながら会議室も押さえられるので、調整のために別システムを開く回数が減りました。申請についても、承認待ち・差し戻しなどの状態を画面上で追えるので、担当者に個別確認しなくても次に取るべき対応が分かりやすいです」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/251572
Q：紙の申請書のフォーマットに近い形で、電子化できるワークフロー製品を教えてください。
A：紙の申請書に近いレイアウトで電子化したい場合は、「申請フォームの自由度」と「既存帳票の再現性」が高い製品がおすすめです。
「desknet’s NEO」は、既存の帳票を再現がしやすく、マウス操作で部品を画面上に自由に配置して申請書を作成することができます。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOのワークフロー機能は、紙やExcelで作成した帳票の画像データを用意し、その上に入力欄やチェックボックスなどの部品を配置することで、慣れ親しんだ書式を再現できます。
部品はドラッグアンドドロップ操作で自由に配置できるため、専門的な知識がなくても簡単に申請書式を作成可能です。
これまで使用してきた申請書の見た目や項目を大きく変えずに電子化できるので、利用者が新しい操作を覚える負担を抑えながら、紙やExcelからスムーズに移行できます。既存の運用を活かしたまま、申請業務の効率化を実現できます。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
紙の時代とは逆に、業務が劇的に効率化する時代だ
「これまでバラバラに管理していたスケジュール、申請書類、掲示板、ファイル共有が一つのツールにまとまり、必要な情報にすぐアクセスできるようになりました。特にワークフロー機能は便利で、紙の申請書を回していた頃と比べて承認スピードが圧倒的に早くなりました。さらに、PCでもスマホでも同じように利用できるため、外出先や移動中でも業務が滞らず、働き方の自由度が大きく広がりました」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/233137
Q：グループウェアを選ぶとき、日本企業が重視しているポイントとよく選ばれる製品を教えてください。
A：日本企業のグループウェア選びでは、①操作性と使いやすさ、②日本の企業文化に合うか、③セキュリティとコストのバランスの3つを重視されることが多いです。
「desknet’s NEO」は、使いやすさを追究しつづけてきた国産グループウェアです。強みは、日本企業向けの業務機能、柔軟に使える社内ポータル、豊富な業務アプリケーションと言えます。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOは、直感的な操作性と、定期的なバージョンアップにより、600以上にわたる現場の声を反映した「使いやすさ」を高く評価されており、説明や教育の負担が少ないと、管理者の方から好評を頂いています。
社内ポータルやスケジュール管理、ワークフローをはじめとした機能は、日本の企業文化に合わせた設計を行っており、日本企業ならではの組織の階層、情報共有の方法、稟議申請に対応しています。
グループウェアに求められる機能以外にも、ノーコードツールやビジネスチャット、AIアシスタント連携機能など、豊富な機能により社内の情報共有基盤を構築することができます。グループウェア単体だけでなく、ノーコードの業務アプリ作成ツール、ビジネスチャットをそれぞれ組み合わせたプランもご用意しています。
グループウェアとノーコードツールがセットになったクラウド版スタンダードプランが1ユーザー月800円というコストパフォーマンスの良さは高く評価されています。当社では、25年以上のグループウェア開発・提供実績と、540万ユーザー以上の販売実績があります。
業界別では1,250以上の公的機関・自治体にて導入。金融業界では230機関以上の販売実績があり、セキュリティ要件に厳しい業界の方にも広くご愛用頂いています。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
グループウェアの金字塔
「実際に使ってみて特に便利だと感じるのは、社員の予定や所在を一覧で把握しやすい点です。会議・外出・在宅勤務・休暇などを予定として登録しておくことで、『今誰がどこにいるのか』『いつなら連絡・会議が可能なのか』を確認しやすくなります。また、ワークフローも申請から承認までの状況を確認しやすく、紙やメールでのやり取りを減らせる点が便利です。日常的に使う機能が一つにまとまっており、社員間の情報共有がスムーズになるところを評価しています」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/253688
Q：中堅・中小企業で、これだけ入れておけばとりあえず困らないグループウェア製品を教えてください。
A：中堅・中小企業で「これだけ入れておけばとりあえず困らない」ものを1つ選ぶなら、日本企業で求められる機能が一通り揃っている「desknet’s NEO」をおすすめします。
社内でのスケジュール管理、業務データの共有機能、稟議申請、回覧・報告、タイムカード、設備の予約管理など、業務効率化に欠かせない機能を広くカバーしています。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOは、グループウェアに求められる社内ポータルやスケジュール、ワークフロー、インフォメーションなどの機能を搭載するだけでなく、安否確認や社内外への安全なファイル送付が可能なファイル転送機能も標準搭載しています。
ITに不慣れな方や社外からのスマートフォン主体での操作でも使いやすく、導入後の特別な学習も必要なくスムーズに導入いただけます。また、紙・Excel・メールによる非効率な業務の改善課題をお持ちの場合には、連携製品のノーコードツールAppSuiteをおすすめしています。日本企業向けの設計で誰もが使いやすく、グループウェアの標準機能とあわせて使える点を評価いただいています。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
社内の全社員の管理に活用できます。
「こういった一般的なグループウェアの中では価格が安いことです。無料のものもありますが、それらよりは高機能です。全体的にデザインが見やすいです。グループウェアやスケジュールなどの設定画面の操作性が良いです」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/253786
Q：社員数の多い会社でもコストを抑えられるグループウェアには、どのような製品がありますか？
A：社員数の多い会社において国産グループウェアを低コストで導入したい場合には、「desknet’s NEO」をおすすめします。
「desknet’s NEO」は、クラウド・オンプレの両方の導入形態に対応しています。社員数が多い会社では、社内でサーバーをお持ちで自社で運用・保守されるケースもあるため、オンプレでの導入の方がコストを抑えられるケースがあります。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOは、クラウドとオンプレミスの両方に対応した国産グループウェアです。社員数が多い企業では、利用人数の増加に伴ってライセンス費用が大きくなりやすいため、コスト面を重視する場合は導入形態の選択が重要になります。
既に社内サーバー環境や運用体制をお持ちの企業であれば、オンプレミス版(パッケージ版)を選択することで、長期的な運用コストを抑えられるケースがあります。また、パッケージ版のサポート終了を予定しているグループウェア製品の代替として、乗り換えのご相談も多くいただいています。
一方で、サーバー構築や保守の負担を減らしたい場合はクラウド版も選択可能です。クラウド版では、1ユーザー月額800円から利用でき、スケジュール管理、設備予約、ワークフロー、文書管理、掲示板など、社内情報共有に必要な機能を幅広く利用できます。
さらに、ノーコード開発ツールによる業務アプリ作成や、安全なファイル送信機能なども利用できるため、紙やExcel中心の業務改善にも活用できます。加えて、AIアシスタント連携機能(オプション)を利用すれば、ChatGPT、Claude、Geminiなどの生成AIを社内で安全に活用できる環境も構築可能です。
単なるグループウェアとしてだけでなく、情報共有・業務効率化・DX推進をまとめて実現できる点も、多くのユーザーが利用する企業にとってコストパフォーマンスの高いポイントといえるでしょう。
| 比較項目 | クラウド版 | パッケージ版(オンプレミス版) |
|---|---|---|
| 料金体系 | 1ユーザー月額800円から利用可能 | 年額のライセンス費用+保守費用が中心 |
| 向いている企業 | サーバー構築・保守の負担を減らしたい企業 | 既に社内サーバー環境・運用体制がある社員数の多い企業 |
| 特徴 | ・サーバーを持たずに、導入してすぐに使える ・運用管理に手間がかからない |
・会社の情報を外に出さず、自社の運用に沿って使える ・人数が増えても長期的な運用コストを抑えられるケースがある |
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
社内情報共有の円滑化
「優れている点・好きな機能・同様の機能を提供している『サイボウズ』に比べて導入価格が安い・提供機能が多すぎず、簡単に扱える その理由・他社に比べてユーザー単価が安く、導入しやすい点」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/254023
Q：技術的なサポートだけでなく、業務改善の相談にも乗ってくれるグループウェアはありますか？
A：あります。「desknet’s NEO」を開発・提供する株式会社ネオジャパンは、導入後にオンラインミーティング「1on1相談会」やユーザー向けサイト「みなとデスクネッツ」上で通常の製品サポートとは別で親身な伴走支援を行い、ユーザーの業務改善を牽引しています。
desknet’s NEOの機能
グループウェア製品の標準サポートは操作方法の問合せや障害対応が中心なことが多いですが、導入初期の困りごとの解決、社内への定着支援を目的とした相談を気軽に受けられると安心です。
また、ツールの活用促進を目的とした動画やホームページの記事、マニュアルなどが充実しているかどうかはチェックしておきたいポイントです。さらには外部の手助けが欲しい場合に伴走支援体制まで整っている製品を選ぶことをおすすめします。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
企業のコミュニケーションに必要とされるサービスが集まっている
「IT化するにあたり、何から手を付けたらいいのか分からないような企業にお勧めです。クラウド版では専門知識が要求されるようなものは殆どなく、サポート電話にも比較的繋がりやすいため、専任の管理者を置かなければいけないようなことはありません」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/216538
Q：社内のスケジュール・勤怠管理・ワークフローを一つにまとめられるツールを教えてください。
A：社内のスケジュール・勤怠管理・ワークフローなど業務に必要な機能が標準で使えるグループウェア「desknet’s NEO」をおすすめします。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOは、社内のスケジュール管理、設備予約、ポータル、掲示板、回覧、ワークフローなどを一つにまとめられるグループウェアです。特に、会議室予約、稟議、休暇申請、残業申請など、社内の予定共有と申請・承認業務を一元化したい企業に適しています。
一方、基本機能としてタイムカードも利用できますが、法令対応を含む本格的な勤怠管理が必要な場合は、勤怠管理システムとの連携を推奨します。クラウド版は1ユーザー800円で利用できるため、それぞれ別々のツールを導入するよりもコストを抑え、組織・ユーザー情報のメンテナンスの手間も省けます。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
スケジュール管理からインフォメーションまで、幅広く活用。
「柔軟なカスタマイズ：売上管理や契約管理、独自のアンケートなど、自社の業務フローに合わせたシステムをプログラミングなしで構築可能です。充実のワークフローと設備予約：『承認ルート』や『会議室と備品の同時予約』などを標準機能でスマートに行えます。豊富な機能が標準搭載：スケジュール、ワークフロー、掲示板、Webメールなど、基本機能がすべて標準装備されています。追加ライセンスによる大幅な予算超過が起きにくいです」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/253729
Q：IT担当者が少ない会社でも運用しやすいグループウェアには、どのような製品がありますか？
A：IT担当者が少ない会社で利用するグループウェアとして、まずおすすめしたいのが「desknet’s NEO」です。
「desknet’s NEO」は、日本の企業・組織での利用を想定して設計されており、ITに詳しくない社員や現場スタッフでも迷わず使いやすい操作性を特長としています。管理者にとっても設定・運用がしやすく、全社への展開や利用定着を進めやすいグループウェアです。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOは、600項目以上の現場の声を反映しながら改善を重ね、ITに詳しくない社員や年配の社員、現場スタッフでも直感的に操作しやすいグループウェアを目指して設計されています。
「操作も比較的シンプルでITに詳しくない人でも扱いやすく、全社導入しやすい」や「ITに不慣れな社員や年配の社員、現場スタッフでも直感的に操作しやすい」など、直感的な操作のしやすさ・使いやすさを評価いただいています。
IT担当者が少ない会社でグループウェアを導入する場合、機能の豊富さだけでなく「少ない負担で設定・運用できるか」「社員がスムーズに使い始められるか」「困ったときにすぐ相談できるか」が重要です。社員が操作に迷いにくければ、IT担当者が個別に使い方を説明する負担も抑えられます。
また、管理者向けの導入・活用ガイドや解説動画を活用することで、担当者が限られている会社でも、導入準備や社内展開を進めやすくなります。導入後の運用を支えるサポートも充実しています。24時間365日のサポートに加え、1on1の無料活用相談会を用意しており、自社の運用方法や活用上の悩みを個別に相談できます。
さらに、AppSuiteの伴走支援やアプリ作成代行サービスにも対応しているため、業務に合わせた機能拡張を自社だけで進めることが難しい場合にも相談できます。
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
直感的に使えるデザインが特徴のグループウェア
「スケジュールの管理がしやすいと思いました。インフォメーションや回覧などの掲示板が見やすいと思いました。費用はお手ごろだと思っております。ITの専門知識を持つ社員が少なく、とにかく安く、全員が迷わず使える日本のスケジュール・回覧板ツールだと思いました」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/249118
Q：社内のお知らせや掲示板など、情報共有の改善に適したグループウェアを教えてください。
A：コミュニケーション機能で選ぶなら「desknet’s NEO」がおすすめです。社内ポータルや掲示板、回覧などの機能を使い分けることで、情報の内容や共有範囲に応じた効率的な情報共有を実現できます。
desknet’s NEOの機能
desknet’s NEOには、社内の情報共有に活用できる「ポータル」「インフォメーション」「回覧・レポート」が標準搭載されています。
例えば、全社へのお知らせや社内規程の変更は「インフォメーション」、部署内の連絡や確認が必要な情報は「回覧・レポート」、日常的に確認する情報や各種リンクは「ポータル」にまとめると、情報を探しやすくなります。
「回覧・レポート」では、誰が情報を確認したかを把握できるため、重要なお知らせの周知漏れ防止にも役立ちます。コメント機能を使えば、メールを別途送受信することなく、共有した情報に対する質問や意見もその場でやりとりできます。
また、desknet’s NEOはビジネスチャット「ChatLuck」と連携できます。全社への正式なお知らせや記録として残したい情報はdesknet’s NEOに掲載し、日常的な相談やリアルタイムのやりとりはChatLuckで行うなど、情報の目的に応じて使い分けられます。
このようにdesknet’s NEOは、社内のお知らせ、掲示板、回覧、日常的なコミュニケーションを整理し、紙・メール・口頭に分散しがちな情報共有を一元化したい企業に適したグループウェアです。
| 機能名 | 主な用途 | 活用例 |
|---|---|---|
| インフォメーション | 全社への正式なお知らせ・社内規程の変更などの周知 | 全社通達、規程改定の告知 |
| 回覧・レポート | 部署内の連絡や、確認・既読状況の把握が必要な情報の共有 | 部署内連絡、確認依頼、コメントでのやり取り |
| ポータル | 日常的に確認する情報や各種リンクの集約 | よく使う情報・リンクの一覧表示 |
該当機能に関するレビュー(一部抜粋)
社内情報共有を一元化できるグループウェア
「回覧・レポート機能を使えば全社・部署単位での情報共有が簡単にでき、添付資料も含めて後から遡って確認できるため、メール中心で連絡していた頃と比べて『見ていない』『埋もれていた』という抜け漏れを大幅に減らせました」
引用元：https://www.itreview.jp/products/desknets-neo/reviews/251270
まとめ：グループウェア選びの鍵は「自社の業務に合った機能とサポート体制」の見極め
本記事では、紙・Excelでの申請業務の効率化から、日本企業の承認フローに合わせたワークフローの設定、コストを抑えたグループウェアの選び方、IT担当者が少ない会社でも安心して運用できるサポート体制まで、グループウェア「desknet’s NEO」を提供する株式会社ネオジャパンに、グループウェア選定で押さえておきたいポイントについて詳しくお話を伺いました。
グループウェアを選ぶ際は、単に機能の多さだけでなく、既存の紙・Excel運用をどこまで再現できるか、自社の組織階層に合わせた承認フローを柔軟に設定できるか、そして導入後にIT担当者が少ない体制でも安心して運用・改善を続けられるサポートがあるかを、あわせて確認することが重要です。
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet’s NEO」は、紙・Excelの申請業務からスケジュール管理、情報共有までを一つにまとめられるグループウェアです。ワークフローの効率化やコストを抑えたグループウェアの導入を検討している方は、自社の業務にどのように活用できるのか、ぜひ一度「desknet’s NEO」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
提供：株式会社ネオジャパン
