社内情報共有を一元化できるグループウェア

改善してほしいポイント

機能が豊富である反面、初めて使う社員にとってはメニューや設定項目が多く、最初はどこに何があるのか迷いやすい印象です。導入時に、部署ごとに使う機能を絞ったポータル画面や自社の運用に合わせた簡易マニュアルを用意しないと、「この情報はどこに登録すればよいのか」と戸惑う場面が出てきます。初期設定の段階で表示メニューを整理できるとはいえ、管理者側の設計負担はそれなりにあります。また、スマートフォンからも多くの機能を利用できますが、ワークフローについてはPCで作成された申請データの確認・承認が中心になることがあり、外出先や出張中でも申請の作成から完了までスマホだけで行える操作範囲がさらに広がると、より使いやすくなると感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

導入前は、紙の申請書、口頭での確認、メールでの回覧など、業務の連絡手段がバラバラに分かれており、申請がどこで止まっているのか、誰が確認済みなのかを把握するだけでも手間がかかっていました。これらをdesknet’s NEO上にまとめたことで、申請の停滞箇所や承認状況が一目で分かるようになり、催促や確認のためのやり取りが大きく減りました。会議室などの設備予約と個人・部署の予定を同じ画面で照らし合わせられるため、日程調整の往復連絡も減り、会議設定にかかる時間も短縮されました。さらに、文書管理や回覧機能で社内規程や連絡事項を一元的に共有できるようになった結果、必要な情報を探す時間が短くなり、総務・管理部門への問い合わせや確認依頼も減少しました。結果として、業務フローの標準化とペーパーレス化が進み、全社的な業務効率の底上げにつながりました。

生成AI機能へのレビュー

4.0

生成AI機能を使うことで、議事録や社内案内文、メール文面のたたき台の作成が早くなり、文章作成に不慣れな社員でも一定の品質で作業を進めやすくなりました。社内資料を基にしたAIアシスタントは、規程や手順の確認にも役立ち、担当者への問い合わせの削減につながります。一方で、出力内容は必ず確認が必要で、社内独自の表現や最新情報が反映されない場合があります。情報検索や文書作成に時間がかかる課題を軽減できた点が大きなメリットです。