大企業では、組織改編や人事異動が頻繁に発生するうえ、複数の部署が絡む複雑な承認フローや、内部統制・監査対応など、中堅・中小企業とは異なる高度な要件が数多く存在します。ワークフローシステムを選ぶ際にも、大企業特有の課題に対応できるかどうかが、導入後の運用を大きく左右します。

一方で、拠点や部署の数が多く、システムに求める要件も部門ごとに異なるため「自社の複雑な組織構造に本当に対応できるのか」や「情報システム部門だけで運用を続けられるのか」といった不安を抱える担当者も少なくないでしょう。

本記事では、ワークフローシステム「AgileWorks」を提供する株式会社エイトレッドに、大企業が抱えがちな承認業務の課題から、組織改編・複数部署承認・情報システム部門による内製化・ライセンス体系・内部統制まで、ワークフローシステムを検討する際に知っておきたいポイントについて、詳しくお話を伺いました。

取材ベンダー情報

取材ベンダー：株式会社エイトレッド
提供サービス：AgileWorks
ご担当者様：執行役員 マーケティング部 部長 青木 健一 様

ワークフローシステム「AgileWorks」とは？

「AgileWorks」は、株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。稟議書や経費精算、各種申請書など、社内のあらゆる承認業務を電子化し、ノーコード・ローコードで柔軟に承認ルートを構築できる点が特長です。大規模・複雑な組織構造への対応に強みを持ち、シリーズ累計導入5,000社を超える実績があります。

ITreviewでは、本日時点(2026年9月18日)で「133件」のレビューが投稿されており、満足度も5点満点中「4.1」と高く、多くのユーザーから支持を集めているワークフローシステムといえるでしょう。

Q：組織改編や人事異動が多い大企業でも、承認ルートを一から作り直さずに済む方法はありますか？

　

ワークフローを真の業務効率化システムとして機能させるには、個別の修正作業を不要にする「構造的な柔軟性」を備えたシステム選定が不可欠です。

項目	内容
「個人」依存を脱却する「動的ルート」生成	承認者に特定の個人を直接指定するのではなく、申請者の「所属部署」「役職」「条件（金額等）」などのマスター情報に基づき、システムが自動で最適ルートを組み立てる仕組みが備わっているか。
業務を止めない「事前予約・自動切り替え」	新年度や組織改編の当日に突発的な手動作業を発生させず、通常のシステム稼働を維持したまま事前に新組織・人事情報を設定し、指定日時に自動で切り替えられる予約機能があるか。
過去データの「履歴整合性の保持」	組織改編や部署の統廃合を行った後でも、過去に申請・決裁された書類が「申請当時の組織・承認ルート」のまま正確に閲覧・監査できる履歴管理構造になっているか。

単に「承認ルートの編集が容易か」という操作面だけでなく、人事システムなどの基幹システム内のマスターとのスムーズなデータ連動性や、改編作業中も日常業務を止めない運用基盤が整っているかどうかが、大企業における長期的・持続的な業務効率化を進めるうえで必須です。

AgileWorksの機能

項目	内容
組織・役職・相対指定による「動的ルート設計」	承認者の指定には、個人名ではなく組織構造、セクションロール（役職）、ユニバーサルロール（組織横断）、相対指定などを組み合わせて定義します。人事システムなどの基幹システム内のマスターから組織・所属情報を自動取り込み（CSVインポート等）するだけで、異動後も最新の組織図に基づいた最適な承認ルートが自動生成されるため、承認ルート自体の修正作業負担を軽減します。
「履歴モード」と「先付けメンテナンス」による自動切り替え	「履歴モード」により、組織データや回付ルール、フォームに適用期間（適用開始日・終了日）を保持できます。これにより、新年度や組織改編の発令日より前に未来の組織体系やルールを事前設定する「先付けメンテナンス」が可能となり、発令当日にシステムを止めることなく自動で新体制へ切り替わります。大規模な組織改編においても、管理者の作業工数を大幅に削減し短期間で移行を完了させた豊富な導入実績があります。
「過去状態の完全再現」と「組織移管」による履歴整合性の保持	組織変更や部署の統廃合が行われた後でも、「バックデート申請」や履歴管理により、過去に起案・決裁された書類を「申請当時の組織・承認ルート・フォーム」のまま正確に閲覧可能です。また、「組織移管」機能を活用することで、廃止部署が持っていた過去書類の閲覧権限を新組織へシームレスに引き継ぐことができ、コンプライアンスとガバナンスを高度に維持します。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：数千人規模の組織で、複数の部署が同時に絡む承認をスムーズに進める方法はありますか？

　

ワークフローを単なる伝言板ではなく、業務効率化の推進基盤として機能させるために必要な視点は下記です。

項目	内容
「並列承認（合議）」によるリードタイムの短縮	関係部署が同時に閲覧・承認を進められる「並列ルート」を構築できるか。その際、部署内の「全員の合意が必要（AND承認）」か「誰か1人の承認で次へ進む（OR承認）」かなど、部門ごとの運用ルールに合わせて柔軟に制御できる仕組みがあること。
申請内容に応じた「合議ルートの自動分岐」	金額や契約リスクなど申請データの内容に応じて、必要な専門部署（法務・財務・IT等）を自動的に呼び出す仕組みが必要です。申請者の判断による選択ミスや承認漏れ、それに伴う無駄な差し戻しを未然に防ぎます。
進行状況の「可視化」と「滞留防止」	関係部門が増えるほど「申請がどこで止まっているか」が不透明になりがちです。現在の進捗ステータスを誰でも一目で把握できる視認性に加え、停滞時の督促機能や兼務・代理承認など、システムを止めずに円滑に回すための補完機能が求められます。

複雑に絡み合う複数部門の承認プロセスをスムーズにするには、現場が迷わない直感的な操作性と、高度な並列・分岐制御を無理なく両立できるシステム設計が重要となります。

AgileWorksの機能

項目	内容
「並列承認」による同時回付と柔軟な完了条件	承認フロー内で並列承認を設定できるため、関係部署へ同時に申請を回付できます。さらに、各ステップにおいて「全員の承認が必要」か「1人の処理で完了（OR承認）」かといった完了条件を、部門ごとの運用ルールに合わせて柔軟に設定可能です。
「条件分岐」と「複雑な組織構造に対応するロール管理」による承認ルート自動判別	申請金額やフォームの入力値に加え、部署・役職・任意のチームなどの権限（相対指定）、条件分岐を組み合わせることで、必要な関係部署を自動的に呼び出すルートを定義できます。申請者の選択ミスや漏れによる無駄な差し戻しを未然に防止します。
進行状況の「リアルタイム可視化」と「滞留防止・補完機能」	システム上で申請の現在地や滞留日数をリアルタイムに可視化し、進捗の不透明さを解消します。停滞時の督促通知や各種イベント通知（メール・ビジネスチャット連携・モバイルアプリ）、さらに代理承認や権限委譲などの補完機能もあるため、プロセスを止めることなくスムーズな合意形成を実現します。

直感的なGUIツール「FlowEditor」により、プログラミングを行うことなく複雑な複数部門の並列・分岐フローを直感的に設計・再現できます。また、一度構築した承認ルートは他の帳票へそのまま複製・再利用できるため、類似業務のフロー設計にかかる工数を大幅に削減できます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：情報システム部門だけで、複雑な承認条件や承認フローを設計することはできますか？

　

一般的に「ノーコード」を謳うツールであっても、簡単な一本道のルートしか作成できず、金額や申請項目に応じた高度な分岐・合議を組むにはスクラッチ開発や外部委託が必要となるケースが少なくありません。自社内で運用保守・成長させ、業務変化に素早く対応できる基盤となるようなワークフローシステムであることが求められます。

項目	内容
条件分岐の「完全GUI（直感的な操作）」対応	金額、勘定科目、申請者の役職など、複数の条件が絡み合う複雑な条件分岐を、コードを書くことなくドラッグ＆ドロップや直感的な条件選択のみで組み立てられるか。
帳票フォーム作成とフローの「シームレスな連動」	現場が使いやすいフォームデザインの作成と、それに紐づく承認ルートの設定が一体化しており、専門的なシステム開発スキルがなくても、画面作成からルート定義までを設定できるか。
外部ベンダー依存を防ぐ「保守・運用の内製化」（市民開発）	規程変更や組織見直しのたびに外部ベンダーへ有料の改修依頼をする必要がなく、情シス部門の手だけでタイムリーかつ安全に設定変更やテスト、本番適用を完結できる構造になっているか。

導入初期の作成しやすさだけでなく、運用開始後の日常的な業務変化に対して「情シス部門がどこまで柔軟に修正・拡張できるか」という保守性の高さが、システムの形骸化を防ぐうえで重要です。

AgileWorksの機能

項目	内容
直感的なGUIツール「FlowEditor」による承認ルート構築	承認フロー設計ツール「FlowEditor」により、ドラッグ＆ドロップ感覚でステップや条件分岐を設定できます。金額や組織、役職など複数の条件が複雑に絡み合うフローであっても、スクラッチ開発や外部委託を行うことなく、画面上で視覚的に組み立てることが可能です。
フォームと承認ルートのシームレスな連動設計	フォーム作成ソフトで作成した帳票と回付ルールが密接に連動します。フォーム上の入力値や項目条件を即座に参照して自動分岐ロジックへ反映できるため、情シス部門の手だけで要件に合わせた自由度の高い設定を行えます。
「プレビュー機能」と「ステージング環境」による安全なテスト運用	作成したフォームがきちんと設定できているかを事前に確認できる「プレビュー機能」や、本番環境に影響を与えずに検証と適用が行える「ステージング環境（同期・デプロイ）」を搭載しています。外部ベンダーに頼らずとも、情シス部門の作業だけで改修テストから安全な本番反映までを確実に完結できます。

外部ベンダーへの委託コストや改修手間の削減はもちろん、社内の業務規程変更や現場からの改善要望に対して情シス部門が即座に対応できる、保守性の高い自律運用基盤を実現します。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：ID単位の課金ではなく、同時に使う人数だけで料金が決まるワークフローシステムはありますか？

　

古いオンプレミス型のシステムの場合、CPU課金やサーバーIPアドレス単位の課金もあります。これらのサーバー依存型課金の場合、利用頻度が高まり負荷が上がったらリソースを追加するスケールアップやスケールアウトが必要です。

CPU課金型は単体のパフォーマンスを上げるスケールアップの際に追加課金となり、IPアドレス課金型は負荷を分散するスケールアウトをする際に課金となります。ユーザー課金の場合に業務の対象範囲を広げようとすると、アクセス頻度の低い従業員や外部の常駐社員・シフト勤務者までアカウントが必要となります。そのため、費用が発生しない範囲で利用を控えて最大限のパフォーマンスは得られないと言う事になりかねません。

AgileWorksの機能

AgileWorksでは、ログイン中の利用者だけをカウントする「同時接続ライセンス」を用意しています。数千〜数万人規模の企業であっても、ユーザーアカウントや組織ツリー、各種ロールマスタを上限なく登録した状態で、ピーク時に「同時にアクセスするセッション数」分のライセンスを契約するだけで運用可能です。

例えば、全社員5,000名の企業で常時利用人数が500名程度の場合、500ユーザー分のライセンスで全社利用を実現。さらにグループウェアガジェット等の連携時には、必要最小限のセッションのみを占有し不要時は解放する制御が備わっており、同時接続ライセンスの利用効率を極限まで高めます。

料金はクラウド版 月額30万～、オンプレミス版 年額240万～であり、同時接続ライセンス数によって可変します。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：数万人規模の企業やM&A・組織の統廃合が多い企業でも、柔軟に承認ルートを設計できますか？

　

人事システムや認証システム・グループウェアなどが複数存在します。役員の兼務なども多く発生し、企業間をまたぐ承認ルートの設定や統合した企業のシステム統合も並行して行われます。

人事システムとの連携が一つの形ではなく、複数の連携パターンが登録できると統合における課題が減り、業務統合や統制強化に注力することができます。

組織の統廃合が多い組織においては、閲覧権限の管理がどのように行うのかも確認が必要です。単にファイルを外部へ出力するシステムの場合、元のワークフローシステムと出力先のファイル管理システムの両方を管理する必要が出てきます。

AgileWorksの機能

AgileWorksは大規模・グループ企業運用に最適化されています。複数法人の組織ツリーを1システム内で階層保持でき、役職体系が異なる会社間でも「ユニバーサルロール」を活用してグループ共通の承認ラインを設定可能です。

「業務カテゴリ」や「管理ロール」により管理権限の分散委任も行えます。M&Aや組織再編時には、「履歴モード（先付けメンテナンス）」で新組織データを事前作成し指定日に自動適用。

さらに、組織の統合・廃止後も旧組織の承認完了書類の閲覧・編集権限を新組織へ引き継ぐことができる「書類移管」機能を搭載し、過去データの閲覧性を損なわずにスムーズな統合を実現します。これらの機能は、累計導入5,000社超のエンタープライズ規模の運用実績に基づいて磨き込まれています。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：全社員分の申請書が積み重なっても、必要な書類をすぐに探し出せますか？

　

申請者・日付・金額・フォーム項目などの組み合わせ検索のみならず、本文や添付ファイルまで対象にする全文検索機能が求められます。

年数をまたぐ書類の検索は、細かく全てを記憶しておくことは困難で、曖昧な情報での検索が一般的です。よく使う検索条件の全社共有や、部署ごとの閲覧権限制御も細かく設定できる事が求められ、大容量データの長期保存に対応する対策も求められます。

AgileWorksの機能

AgileWorksでは、書類IDや件名だけでなく、フォーム固有の入力フィールド値を組み合わせた高度な「詳細検索」が可能です。

さらに、書類上の全テキストや添付ファイル（Word、Excel、PDF等）の中身まで横断検索する「全文検索」機能を備えており、あいまいなキーワードからでも目的の書類を確実にヒットさせます。検索条件は「保存条件」や全社・特定組織向けの「公開検索条件」として保存でき、ワンクリックで最新一覧を呼び出せます。

また、膨大な過去書類をパフォーマンスに影響させず長期保管する拡張製品「iceBerg for AgileWorks」との連携で、数年分のデータ検索も快適に行えます。検索結果は条件ごとCSV・Excel形式に一括出力できるため、監査資料の作成や部門別集計にもそのまま活用できます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：ワークフローシステムの導入は、上場企業の内部統制や監査対応にも役立ちますか？

　

職務権限規定の正確な業務実行と、システム化における詳細な監査証跡の自動記録が求められます。監査対応においては、サンプリングやウォークスルーと言った確認作業が発生し、監査固有のアカウントを用いた閲覧権限管理や監査対応など、単なる検索以上に証跡の確認や実務確認の効率化も必要となります。

誰が・いつ・どのような立場でどのような操作を行ったか、履歴や変更ログを改ざん不可能な形で保持しておくことが求められます。さらに証跡出力や結果の一括データ抽出など、監査対応時に求められる業務もシステムが実現してくれると管理部門の対応も容易になります。

AgileWorksの機能

AgileWorksは内部統制・ガバナンス強化に直結する機能を多数備えています。規程に即した回付ルールを設定することで、不正なスキップや迂回承認を防止します。

すべての書類において「誰がいつどんな操作を行ったか」の回付履歴や入力値の変更履歴が自動記録されます。承認完了時には、履歴や印影が自動埋め込みされた改ざん不能な「証跡PDF」を出力可能です。

さらに「公開検索条件」や「書類データ出力（バッチ）」を活用すれば、監査人が求める対象書類やログを一括抽出でき、監査対応の手間とコストを削減します。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：ワークフローシステムは、ふだんPCを使わない従業員が多い大企業でも迷わず使えますか？

　

出来る限り直感的に使えるようにしながら、書き方のサンプルやコメント・入力支援や色分けなどによる使い勝手が求められます。

同一PCを使い回すなどのケースも有りますが、IDとパスワードの保存を禁止するなど、運用における対策も並行して必要となります。

操作教育においては、マニュアルだけでなく、資料＆動画としてコンテンツを用意していく必要が有ります。ヘルプデスクやコミュニケーションツールなどを用意するケースも有りますので、リンクの配置や画面への表記が必要になります。

AgileWorksの機能

AgileWorksのフォーム作成ソフト（X-WebForm for Agile）は、入力支援や必須チェック、カレンダー機能等を備え、直感的に迷わず操作できる洗練されたUIを実現します。

さらに「AIフォーム変換」により、既存の画像やPDF、他システム画面からAIがレイアウトや項目を自動解析してフォームを作成できます。また、モバイルアプリにより、スマホから手軽に申請・承認が可能です。

さらに、サイボウズGaroon、desknet’s NEO、Microsoft SharePoint等のポータル上に承認待ち件数などをガジェット表示できるため、普段使っている画面から離れずシームレスに操作でき、PC操作に不慣れな現場でもスムーズに定着します。画面にリンクやコメントを表示しながら、PDFにした際には表示が消えるなど、業務と運用を兼ね合わせた作り方が可能です。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：ワークフローシステムは、全社で使う人事システムや基幹システムと安全に連携できますか？

　

単独の企業データだけでなく、子会社やグループ会社で異なる人事システムや認証基盤・グループウェア等を利用するケースも多く、単独での利用のみならず関係システムと安全にスムーズに連携出来ることが前提となります。

人事システムとの連携では、単に先付けメンテナンスが出来るだけでなく、差分でのデータ取り込みや離職退職への対応も必要です。大手企業になればなるほど兼務や同位職の多元化が進み、部長・副部長・部長代理・部長代行など、役職が複雑化する傾向に有ります。

兼務状態も主務が指定できたり、同位職でも上下が作れたりすると、運用に困らず実務に近い業務運用が可能になります。

AgileWorksの機能

AgileWorksは基幹・周辺システムとの拡張性に長けています。人事基幹システムで管理されている組織・役職・ユーザー情報をCSV経由で定期自動取り込みする「組織関連インポート」を標準で備え、マスタの一元化を実現できるのが特徴です。

公開API（Published API）やREST APIにより、外部システムからの自動起票や承認状況の同期が可能です。さらに、アドオンプログラム基盤（Bricklet）やメッセージングバス（AgileWorks Service Bus）を活用すれば、承認完了時に基幹DBへ直接結果を流し込んだり、外部マスタを参照して動的な入力チェックを行うなど、エンタープライズ領域に必要な高度で安全な双方向連携を構築できます。

加えて、Webhookによるイベント連携や、Microsoft SharePoint等の主要グループウェアと接続する連携アダプタも用意しており、他システムとのリアルタイムなデータ連携を柔軟に構築できます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

Q：ワークフローシステムは、数千人規模で導入する場合でも十分なサポートを受けられますか？

　

グループ企業やホールディングスでの利用によるマルチカンパニー運用など、単なる申請や承認だけではなく権限管理や集計・連携までを網羅する「機能の深さ」が必要になります。

単なる導入事例だけでなく、大手企業や大規模運用でのユースケース、エンタープライズ企業での具体的な活用事例などが参考になります。

メーカーならではの高度な製品ノウハウを持つ専門チームと強力なパートナー網が連携し、要件定義からインフラ提案、管理者の教育までを一貫してサポートする必要があり、導入のみならず継続して利用を続けることが出来るサービスの信頼度の高さが求められます。

AgileWorksの機能

AgileWorksは、数千〜数万人規模のエンタープライズ企業による利用を想定して開発されています。エイトレッドおよびパートナー企業が連携し、大規模運用に耐える人事システム連携や複雑なフロー設計のアドバイスを実施しています。

管理者の運用負担を軽減する機能として、先付けメンテナンスや代理設定・権限委譲や組織移管など、システムを止めない運用を可能にする機能が豊富に用意されています。導入後も専用のサポートサイトにてサポート経緯がわかるチケット管理が可能となっており、担当者変更や人事異動などにも耐えられる仕組みになっています。

また、ステージング環境による同期＆デプロイ機能で各種検証を行ったうえでの本番環境適用ができるなど、システムライフサイクル全体にわたり安心のトータルサポートをご提供します。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

まとめ：大企業のワークフローシステム選びは「組織の複雑さにどこまで対応できるか」で決まる

本記事では、ワークフローシステム「AgileWorks」を提供する株式会社エイトレッドに、大企業が抱えがちな承認業務の課題から、組織改編・複数部署承認・情報システム部門による内製化・ライセンス体系・内部統制まで、ワークフローシステムを検討する際に知っておきたいポイントについて、詳しくお話を伺いました。

大企業におけるワークフローシステムの導入で重要なのは、単に紙の申請を電子化するだけではありません。組織改編や人事異動が頻繁に発生しても運用を止めずに済む「構造的な柔軟性」、複数部署が関わる複雑な承認プロセスを滞らせない「並列処理」、そして情報システム部門が外部ベンダーに頼らず自走できる「保守性」、これらを備えているかどうかが長期的な定着を左右します。

株式会社エイトレッドの提供する「AgileWorks」は、大企業特有の複雑な組織構造や承認ルートに対応しながら、同時接続ライセンスによるコストメリットも兼ね備えたワークフローシステムです。大企業ならではの要件に対応できるワークフローシステムをお探しの方は、この機会にAgileWorksの導入を検討してみてはいかがでしょうか？