非公開ユーザー
学校法人名城大学｜大学｜総務・庶務｜300-1000人未満｜導入決定者｜契約タイプ 有償利用
ワークフローシステムで利用
良いポイント
Excel感覚で作成できる
「現場への馴染みやすさ」 特別なツールや知識がなくても、Excelの申請書と同じ見た目でフォームを作成できる点が最大の魅力とされています。これにより、現場の職員でも直感的に作成でき、従来の紙運用からの移行もスムーズに受け入れられました 。
「コラボフォーム」による外部との連携
アカウントを持たない非常勤講師、学生、保護者など、多様なステークホルダーからの申請を受け付けられる点が、大学運営において大きなメリットとなっています。キャンパスを跨ぐ書類の移動やタイムラグが解消されました 。
業務の効率化と見える化
紙の削減や保管スペースの省力化はもちろん、「なんとなく」行っていた業務プロセスが見える化され、工程の見直しにつながりました。また、検索性の向上により過去の記録を探す手間が大幅に削減されています 。
改善してほしいポイント
1. 権限管理の細分化（申請書作成・削除権限の分離）
要望: 申請書の「作成」と「削除」の権限を分離したい、また役職を基準とした各種権限設定を行いたいというニーズがあります 。
得られるメリット: 誤操作による申請書の削除を防止しつつ、現場の職員に作成権限を委譲できるため、ガバナンスの維持と現場主導の業務改善の両立が可能になります 。
2. 帳票・印刷機能の強化（一括印刷・カスタマイズ）
要望: 申請書の一括印刷機能や、帳票出力のさらなるカスタマイズを求めています 。
得られるメリット: 現状では紙での伝票エビデンスが必要な場面があるため、一括印刷ができることで、電子と紙を併用する過渡期の運用コストが大幅に削減されます 。
3. 文書間の柔軟な関連付け
要望: 稟議番号を入力すると自動で紐づく機能や、後から文書同士を関連付けられる機能を希望しています 。
得られるメリット: 関連する申請を簡単に追えるようになるため、過去の経緯を確認する際の検索性がさらに向上し、法務相談や決裁業務の精度とスピードが上がります 。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
法務相談業務: 従来は年間約400件の相談が紙やコピーで管理され、進捗が見えず、過去の経緯を探すのも困難でした 。導入後は、承認ステップの可視化により催促が減り、検索性の向上で過去の知見を即座に活用できるようになりました 。
3キャンパス間のタイムラグ解消: 書類を物理的に持ち運ぶプロセスが消滅し、キャンパスを跨ぐ手続きが劇的にスピードアップしました 。
管理コストの削減: 紙の削減による保管スペースの省力化や、データ化による業務プロセスの見直し（見える化）が実現しました 。
