門脇 輝
株式会社東邦アーステック｜その他製造業｜総務・庶務｜100-300人未満｜IT管理者｜契約タイプ 有償利用
ワークフローシステムで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
①自由自在な経路設定
②相談機能によるリアルタイムでのやり取り
③帳票出力オプション
その理由
①簡単なパーツ配置で、回付先の設定や条件分岐が可能。また、所属部署や付与した役職などの属性値から、申請者に対応する判定者を自動で呼び出してくれる点がとても便利。紙の時のように、申請様式を部署ごとに別々で用意する必要がなくなり、編集の必要が生じた際も一つの様式を編集するだけで良くなった。
②回付先の判定者が承認前に申請者や他の判定者に、質問や確認のコメントを送り、回答してもらうことができるのが良い。従来は、一通り回付された後に申請書が手元に戻ってくるまで、判定者のコメントを確認できなかったが、コラボフロー上では、回付状況をリアルタイムで確認できるだけでなく、都度申請者と判定者間でコミュニケーションをとりながら意思決定を行えるようになった。
③帳票出力オプションも契約しているため、担当者による申請書の内容をもとに、転記作業なしで注文書などに起こせるようにうなった。申請書は入力者が分かりやすいようにシンプルにして、出力する文書は、取引先や社内保管用に整えたフォームにできるため便利。
改善してほしいポイント
欲しい機能・分かりづらい点
①図や表の作成パーツ
その理由
・文章を入力する際、Wordのように表や図を差し込みたいときがあるが、テキストパーツには、あくまでテキストしか打ち込めないため、図や表は別のファイルで作成し、添付書類パーツや画像パーツに載せる方法になると思われる。テキストパーツとは別パーツでもよいが、入力者がコラボフローの申請フォーム内で、図表を作成できるようになるとさらに便利になると思われる。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
解決できた課題・具体的な効果
①稟議書の電子化、意思決定の迅速化
②申請データのデータベース化
課題に貢献した機能・ポイント
①拠点間の紙のやり取りがなくなり、決裁までの平均所要時間が数日短縮された。
②申請データはコラボフロー内に蓄積され、いつでも検索して閲覧できるようになった。検索の条件も細かく指定できるため、ただPDFにして保存するよりも検索性が高い。また、過去の申請データを再利用して作成することもできるのが便利。
連携して利用中のツール
