コラボフローの評判・口コミ 全172件

改善してほしいポイントは何でしょうか？

・申請者による「引き戻し」機能の実装。申請者による「取り消し」という機能はあるが、これを使うと本当に申請が取り消しとなり発行された文書番号が欠番となってしまうため、ユーザーに使わせたくないケースも多い。文書番号を維持したままで自ら申請者あてに差し戻す機能としての「引き戻し」機能があると望ましい。
・UIとしてボタン文言の不自然さというか違和感を感じる部分がいくつかある。例えば、申請を再利用(コピペ)して使うためのボタンの文言が「再利用申請」とあるがこれでは再利用をするための申請と捉えられてしまう。「申請再利用」という文言の方が適切では？

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

・申請処理迅速化、承認までの時間が短縮されたこと
・一連の承認履歴記録によるガバナンス強化
・ペーパーレス化・押印処理削減

改善してほしいポイントは何でしょうか？

決裁が完了した書類にも、後付けでコメントや資料を添付できるようになると便利だと思います。文書改ざん防止の観点では、決裁完了文書はいじれない方が良いとは思うのですが、コメント機能だけは添付欄も含めて利用可能のままであれば、後で進捗状況を追記したり、後日提出された書類の記録などに使えるのでより良いと思いました。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

何よりもまず、リアルタイムで申請・承認状況を確認でき、対面での捺印作業が不要になったことで、決裁スピードが飛躍的に速くなりました！一度起案した申請書の記入内容をまるごとコピーしての再申請機能、関連文書への自動転記機能も大変便利です。

また、内容不備がある場合にはコメント機能に記録しながら修正指示を出して差戻できるため、正しい記入方法の啓発にも役立っております。メールで修正指示をやりとりすると、受信トレイの中からメールを探し出して返信して…という苦労がありましたが、システム上の１か所に関連情報がまとまるようになり、後から見返すことも出来てスムーズに仕事が進みます。

さらに、管理者権限をもつ担当者が自分に関連する文書を常時監視できることによって、怪しげな内容のものは早めに関係者で相談・対処することができます。システム上で情報を共有できることは、とても大きなメリットで、日常業務から監査を強化できている感触があります。そして監査時期に、紙文書を1枚1枚数えて内容を見る必要がなくなったことも大変嬉しいです。検索条件を入れてCSV出力して、エクセルで操作すれば欲しい情報がすぐ得られますので。

検討者にお薦めするポイントがあれば記入ください

操作性、価格、メーカー担当者の対応、三拍子揃っています。
とてもお勧めです。

改善してほしいポイント

申請資料のテンプレートがあれば嬉しかった。
初期設定の手順が多く、簡潔にまとめられていれば嬉しい。
スタートしたばかりで、まだ改善ポイントが見えてこない。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

書類が止まることが減った。個々がスムーズに申請できていると感じる。細かな設定はあるものの、導入してよかったと感じている。オプション機能をもう少し標準化してくれると嬉しい。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・最終閲覧者（決裁者もしくは担当者）が入力したコメントを一覧表ビュー（フォルダ）で表示できるようにしてほしい
・経路設定を他の経路でも使用できるようにコピー機能が欲しい
・承認者表示時のスキップ機能の改善
その理由
・お問い合わせで利用しているが、最終に設定している回覧者が対応コメントを記載するため、一覧表ビュー（フォルダ）に表示できればそのままCSVでダウンロードできるため
・経路を作成する際、同じ経路でも同じ設定を毎回しなければならないため、コピーできれば条件分岐設定を短縮できる
・承認者がOR設定の場合、承認者以外はスキップ表示になっているが、最初からスキップする人を非表示にして承認者のみを表示し、チェックでスキップした人を表示できるようにしてほしい。担当者を多数入れていると表示が長くなるため。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・申請書の紛失や停滞がなくなった
・紙での運用が主だったため、紙資源を削減できた
課題に貢献した機能・ポイント
・承認フローが分かりやすいため紛失が減り、誰で止まっているかやコメントでどのような理由で差し戻しているかを全体的に把握できるようになった
・1枚の申請書について、修正を含め紙で数枚使用していたため、紙資源の削減につながった

検討者へお勧めするポイント

サポートがしっかりしており、不明点にも的確に教えてくれるので、安心して利用できます。
また、エクセルが使えれば誰でも申請書を作成できるので、高度なプログラミング設定が不要です。

改善してほしいポイント

一方で、使い込む中でいくつか改善余地も感じています。
・自動計算パーツ：設定時にすべてクリック操作が必要なため、直接入力で設定できると効率が上がる。
・督促メール機能：現在は日単位の指定のため、時間単位での細かい設定ができるとより実務にフィットする。
・印影機能：複数選択ができるようになると柔軟な運用が可能になる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

導入前は「Excel＋メール」という従来型の運用で、承認状況が見えない、過去の帳票を探しづらい、データが活用できないといった課題がありました。コラボフロー導入後は、承認済み帳票が一か所に集約され、進捗・履歴も可視化されるようになり、業務の「見える・探せる・活かせる」が実現できました。また、データをそのまま活用できるため、二次活用による効率化にもつながっています。さらに、「誰でも簡単に作れる」という特性により、現場主導での改善が進み始めた点は、単なるツール導入以上の価値だと感じています。

改善してほしいポイント

選択項目で他のデータ（kintone）を参照できる点は非常に便利で、検索できる点も良いのですが、欲を言えば絞り込みができるとさらに使い勝手が良くなると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

これまでは紙での処理が基本となっていました。しかし、担当者が不在で書類が停滞することがありました。さらには、書類の所在が分からなくなり探す手間が増え、何より探す過程で閲覧権限のない者の目に触れることが大きな課題でした。本ツールの導入により、そういった課題を解決することができました。

改善してほしいポイント

社内サーバーへのリンクの作成ができないことが改善してほしいポイントです。社内サーバーへのリンクをフォーム内に記載した場合、円マークが正しく変換されないようで、リンクを直接貼って運用することは現状できません。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

別のワークフローシステムを利用しておりましたが、Excel資料などを別途準備する必要がありました。コラボフローではその項目もフォーム内に記載でき、申請のためのExcelのダウンロードやアップロードが不要になりました。

検討者へお勧めするポイント

シンプルで分かりやすい仕組みです。

改善してほしいポイント

欲しい機能
・承認フロー内で、承認や決裁までの経緯が残せるようにチャット機能を実装して欲しい。
・申請書検索に最終決裁者の「人」ではなく「役職」で絞り込む機能を追加して欲しい。
その理由
・既存で「コメント」や「相談機能」があるが、スレッド形式でやり取りができ、それがやりとりの経緯として残る仕組みが欲しい。
・役職を兼務している者の絞り込みができない。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・ガバナンス強化
・決裁までのスピードの向上
・社員での運用管理
課題に貢献した機能・ポイント
・権限や経路を細かい設定が可能
・SSO連携によるセキュリティの強化
・承認依頼時の通知機能
・簡単に設定ができるノーコードツール

検討者へお勧めするポイント

ワークフローシステムの導入にあたって選定に困っている時は、必ず候補の一つとして入れて間違いのない製品だと思います。
利用者だけでなく、管理運用も手軽にできますが、しっかりと権限や承認フローも細かく設定が可能な製品です。

改善してほしいポイント

権限分けが部署を中心になっているので、役職での権限分けがもう少し色々できるとありがたい。
条件分岐が1段階しかできないので、2段階分岐できると、さらに柔軟なフローが組める。
通常フォームでも押印欄を自由にカスタマイズできるとありがたい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

現時点で年間3000件の各種申請業務電子化することができた。
さらにデータで蓄積されなかった業務がデータ化され、更なる業務改善につなげることもできる。
オプションのコラボフォームで、既存システムに登録できなかった関係者の申請業務を電子化することができた。

検討者へお勧めするポイント

既存のワークフロー製品の中では、価格・機能がもっとも優れていると感じる。
継続的なアップデートにより、今後のサポートも期待できる。