良いポイント
アカウント不要で外部とつながる「境界のなさ」
最大のメリットは、ライセンスを持たない非常勤講師や学生、保護者、さらには外部の委託業者までもが直接申請できる点です 。大学のようにステークホルダーが多様な組織にとって、アカウント付与の手間やコストをかけずに学外からの入力をデジタル化できる点は、実運用において非常に強力な武器となっています 。
コラボフローとの「シームレスな一体感」
コラボフォームから入力されたデータは、そのまま学内のコラボフローの経路に乗り、同一の申請書として処理・検索が可能です 。ユーザー側で「外部用」と「内部用」の対応を分ける必要がなく、管理が一本化されるため、運用のストレスがありません 。
利便性を高める「マイページオプション」
ゲストユーザーでも自身の申請履歴を把握できるマイページ機能があるため、申請者からの「届いていますか？」という問い合わせを減らし、セルフサービス化できる点も現場に喜ばれるポイントです
改善してほしいポイント
アカウント管理と利便性のバランス（マイページオプションの活用）
外部ユーザー（非常勤講師等）が多いため、当初は「毎回URLを探すのが大変」という声や使い勝手への懸念がありました。
マイページオプションにより、過去の申請が蓄積できるユーザー毎のマイページが作成できるのはありがたいです。マイページのUIがより便利になると満足度がより高まると感じます。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
1. 建物（設備等）補修申請
解決した課題： 以前は膨大な申請に対し、進捗がブラックボックス化していました。所管不明の案件が放置されたり、担当者以外は状況が分からなかったりする課題がありました。
具体的な運用とメリット： 外部の管理業者が「コラボフォーム」を使い、現場の写真を添付して直接申請する仕組みを構築しました。これにより、現場の状況がリアルタイムで可視化され、対応漏れが解消されました。
数値効果： 半年で約500件の申請を電子化し、実態把握の精度が飛躍的に向上しました。
2. 出張申請（外部講師）
解決した課題： 外部講師が申請を行う際、従来は紙の書類をのキャンパス間で物理的に持ち運ぶ（ラリーする）必要があり、大きなタイムラグが発生していました。
具体的な運用とメリット： 「マイページオプション」を活用し、学外者が自身の申請履歴を確認できる環境を整えました。また、メール送信アイテムで自動返信本文をカスタマイズすることで、利用者への案内を親切化し、事務局への問い合わせを削減しました。
数値効果： キャンパス間を跨ぐ書類移動のプロセスがゼロになり、物理的な距離による申請の遅延が完全に解消されました。
