コラボフォームの価格（料金・費用）

改善してほしいポイント

以前は「コラボフローではできるが、コラボフォームではできない」ことが多くなかなか使うことが難しかったですが、そういったギャップも徐々に解消されており、コラボフローと同じ使用感で使えるようになってきていると感じています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・社外からの申し込みを受ける場合
従来は多種多様な手段で問い合わせが来ていて、各申し込みの進捗を一元管理するのが難しかったですが、
コラボフローで管理できるようになった点が良いポイントです。
・社内でのコラボフローユーザー以外からの申し込みを受けたい場合
間接雇用の社員は費用面を鑑みてコラボフローのアカウントを作っていませんでしたが、間接雇用の方からも申請が必要な場面が多々あり、そういう場合には苦肉の策でForms等の別手段で申請を受けていました。
しかし、コラボフォームならコラボフローアカウントを作る必要がないので、費用面でもメリットがあると感じています。

検討者へお勧めするポイント

コラボフローを決裁のシステムとしてだけでなく、ワークフローのシステムとして使っている場合は業務効率化につながると思われます。
弊社では以前Excelで申込内容を受領→その内容をコラボフローに転記というような流れで業務を行っており、転記作業がなくなることにより効率化、ミス減少につながっていると考えています。

改善してほしいポイント

アカウント管理と利便性のバランス（マイページオプションの活用）
外部ユーザー（非常勤講師等）が多いため、当初は「毎回URLを探すのが大変」という声や使い勝手への懸念がありました。
マイページオプションにより、過去の申請が蓄積できるユーザー毎のマイページが作成できるのはありがたいです。マイページのUIがより便利になると満足度がより高まると感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

1. 建物（設備等）補修申請
解決した課題： 以前は膨大な申請に対し、進捗がブラックボックス化していました。所管不明の案件が放置されたり、担当者以外は状況が分からなかったりする課題がありました。

具体的な運用とメリット： 外部の管理業者が「コラボフォーム」を使い、現場の写真を添付して直接申請する仕組みを構築しました。これにより、現場の状況がリアルタイムで可視化され、対応漏れが解消されました。

数値効果： 半年で約500件の申請を電子化し、実態把握の精度が飛躍的に向上しました。

2. 出張申請（外部講師）
解決した課題： 外部講師が申請を行う際、従来は紙の書類をのキャンパス間で物理的に持ち運ぶ（ラリーする）必要があり、大きなタイムラグが発生していました。

具体的な運用とメリット： 「マイページオプション」を活用し、学外者が自身の申請履歴を確認できる環境を整えました。また、メール送信アイテムで自動返信本文をカスタマイズすることで、利用者への案内を親切化し、事務局への問い合わせを削減しました。

数値効果： キャンパス間を跨ぐ書類移動のプロセスがゼロになり、物理的な距離による申請の遅延が完全に解消されました。