業務改善に繋がるコラボフォーム

改善してほしいポイント

アカウント管理と利便性のバランス（マイページオプションの活用）
外部ユーザー（非常勤講師等）が多いため、当初は「毎回URLを探すのが大変」という声や使い勝手への懸念がありました。
マイページオプションにより、過去の申請が蓄積できるユーザー毎のマイページが作成できるのはありがたいです。マイページのUIがより便利になると満足度がより高まると感じます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

1. 建物（設備等）補修申請
解決した課題： 以前は膨大な申請に対し、進捗がブラックボックス化していました。所管不明の案件が放置されたり、担当者以外は状況が分からなかったりする課題がありました。

具体的な運用とメリット： 外部の管理業者が「コラボフォーム」を使い、現場の写真を添付して直接申請する仕組みを構築しました。これにより、現場の状況がリアルタイムで可視化され、対応漏れが解消されました。

数値効果： 半年で約500件の申請を電子化し、実態把握の精度が飛躍的に向上しました。

2. 出張申請（外部講師）
解決した課題： 外部講師が申請を行う際、従来は紙の書類をのキャンパス間で物理的に持ち運ぶ（ラリーする）必要があり、大きなタイムラグが発生していました。

具体的な運用とメリット： 「マイページオプション」を活用し、学外者が自身の申請履歴を確認できる環境を整えました。また、メール送信アイテムで自動返信本文をカスタマイズすることで、利用者への案内を親切化し、事務局への問い合わせを削減しました。

数値効果： キャンパス間を跨ぐ書類移動のプロセスがゼロになり、物理的な距離による申請の遅延が完全に解消されました。