非公開ユーザー
情報通信・インターネット｜営業・販売・サービス職｜1000人以上｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 無償利用
オンラインストレージで利用
良いポイント
他のクラウドストレージもいくつか試しましたが、最終的にDropboxに戻ってきました。理由はシンプルで、トラブルが一番少ないからです。
社外の方にファイルを送る機会が多いのですが、Dropboxの共有リンクは本当に説明がいりません。相手がアカウントを持っていなくてもそのまま開けますし、「ダウンロードできない」「容量が大きすぎる」といったやり取りがほぼなくなりました。以前は圧縮して送り直したり、別サービスに切り替えたりと地味な調整が多かったのですが、それがなくなっただけでもかなり助かっています。
個人的に気に入っているのは、ローカルフォルダと同じ感覚で扱えるところです。エクスプローラー上でそのまま整理できるので、クラウドを使っているという意識がほとんどありません。保存すれば勝手に同期される。この「意識しなくていい」感じが、日々の業務ではかなり重要だと思います。
それから、過去バージョンに戻せる機能にも何度か救われました。うっかり上書きしてしまったときに履歴から戻せたことがあり、そのときは本当に助かりました。こういう経験があると、自然と信頼感が積み上がっていきます。
改善してほしいポイント
共有設定周りは少し分かりづらいと感じることがあります。フォルダ自体の権限とリンク共有の設定が別になっているので、「これは閲覧だけでよかったかな」と不安になって確認し直すことがあります。
慣れれば問題ないのですが、権限の状態がもう少し直感的に見えるようになれば、管理側の心理的負担は減ると思います。特に社外共有が多い業務では、「間違っていないか」を毎回確認する時間が地味に積み重なります。
あとは、共有リンクの有効期限やパスワード設定をもう少し標準で強めに設定できる仕組みがあると安心です。情報管理の観点では、そのあたりが今後さらに強化されるとありがたいと感じています。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
導入前は、メール添付の容量制限や、最新版がどれかわからなくなる問題が日常的に発生していました。50MBを超えるファイルを送るだけで何度かやり取りが必要になり、1件あたり5分から10分は余計にかかっていたと思います。月に20件程度あったので、単純計算でも月2〜3時間は調整に費やしていました。
Dropboxに切り替えてからは、リンクを送るだけで済むようになり、その時間はほぼゼロになりました。また、フォルダを一本化したことで「最新版はどれですか？」という確認連絡が体感で7割ほど減りました。細かい確認が減ると、業務の流れが止まらなくなります。
在宅勤務のときも、出社時と同じフォルダ構成で作業できるため、環境差によるストレスがありません。VPN経由で社内サーバーにアクセスしていた頃と比べると、体感速度も安定しており、ファイルを開くまでの待ち時間が短くなりました。
派手な機能があるわけではありませんが、「余計なことで時間を取られなくなる」ことの価値を実感できるツールです。気づけば業務の前提になっており、なくなると困る存在になっています。
検討者へお勧めするポイント
これから導入を検討される方にお伝えしたいのは、「高度な機能」よりも「日々の摩擦を減らしたいかどうか」で判断するとよいという点です。
Dropboxは機能が極端に多いわけではありませんが、動作が安定していて、社外共有がとにかくスムーズです。相手に操作説明をほとんどしなくて済むため、外部とのやり取りが多い業務では特に効果を実感しやすいと思います。
また、ローカルフォルダと同じ感覚で運用できるため、ITリテラシーに差があるチームでも比較的浸透しやすいです。新しいツールを導入すると教育コストが問題になりますが、Dropboxは「いつの間にか使えている」という状態になりやすいと感じました。
一方で、権限設計は最初にルールを決めておくことをおすすめします。フォルダ単位でどう共有するのか、リンクは原則期限付きにするのか、といった運用方針を事前に整理しておくと、後々の管理負荷が大きく変わります。
「大容量データのやり取りが多い」「在宅勤務と出社を併用している」「社外とのファイル共有が頻繁にある」のいずれかに当てはまる場合は、導入効果が出やすいサービスだと思います。
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