非公開ユーザー
広告・販促｜経営・経営企画職｜20人未満
事務作業の効率化と専門性確保に貢献！
依頼した業務・支援内容について具体的に記載ください
主に販売管理システムとスプレッドシートの連携業務を依頼しています。具体的には、販売管理システムに入力されたデータをスプレッドシートへ正確に反映させる作業をお願いしています。これにより、手動での入力ミスを減らし、データの一元管理と活用を促進できています。
また、月次での請求書に関する確認業務も依頼しています。届いた請求書と発行した請求書、そして販売管理システムの数字が一致しているかどうかの照合を丁寧に行っていただいています。最終的には、税理士への記帳代行のため、これらの請求書の金額を一覧にまとめて提供いただいており、経理業務の正確性と効率化に大きく貢献してもらっています。
コミュニケーションはChatworkをメインに行っており、スムーズなやり取りができています。
良いポイント
1. 業務の「見える化」と品質向上
このサービスを利用するにあたり、今まで社内の事務員さんが属人的に行っていた業務をマニュアル化する必要がありました。これが結果的に、記憶に頼っていた業務プロセスが明確になり、標準化されたことで品質が向上しました。
2. 専門性の高い業務の依頼が可能に
社内の事務員には見せたくなかった給与明細の作成やチェック業務も、オンラインの事務代行の方には全く気にせず依頼できた点は大変助かりました。これは、社内では対応が難しいデリケートな情報も、外部の専門家として安心して任せられるという点で、精神的な負担が軽減されました。
3. 柔軟な業務量調整とコストメリット
最初は安価なプランからスタートしましたが、事業の成長とともに業務量が増加した際に、柔軟にプランを変更できたのは非常にありがたかったです。従業員を雇用した場合、業務量の増減に合わせて人員配置を調整するのは困難ですが、事務代行サービスであれば必要な時に必要なだけサービスをスケールアップ・ダウンできるため、コスト面でも非常に合理的だと感じています。
改善ポイント
現時点では特に大きな不満点はありませんが、強いて言えば2点挙げられます。
1点目は、特定のクラウドサービスやシステムの習熟度についてです。現状、依頼するシステムの設定画面など、詳細な使い方をこちらからレクチャーする必要があります。もし、そのシステムの基本的な使い方を代行会社側でマスターしてもらえるようになれば、依頼側の負担がさらに軽減され、よりスムーズに業務を依頼できるようになるかと思います。
2点目は、クラウドサービスのログインパスワード共有方法です。現状、毎回メールフォームで共有しているため、このプロセスが少し手間に感じることがあります。よりセキュアかつ効率的なパスワード共有方法が導入されれば、利便性が向上すると考えます。
営業部 営業企画課
OFFICIAL VENDERＢＰＯテクノロジー株式会社｜マーケティングチーム
平素よりオンラインアシスタント®「フジ子さん」をご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたびは、貴重なご意見をお寄せいただき、心より御礼申し上げます。 特に、「業務の見える化や品質向上に繋がった」とのお言葉、そして何より、デリケートな情報も安心してお任せいただけているという点に、私どものサービスへのご信頼を感じ、大変光栄に存じます。これらは私どもが最も大切にしている点であり、その強みを実感いただけたことを心より嬉しく思います。 柔軟なプラン変更によるコストメリットについてもご評価いただき、ありがとうございます。 ご指摘いただいた特定のクラウドサービスやシステムの習熟度、パスワード共有方法につきましては、今後のサービス改善に向けた重要なご意見として真摯に受け止めております。よりスムーズかつ安心してご利用いただけるよう、社内でも検討を進めてまいります。 今後ともお客様の業務を支えられる存在であり続けられるよう、スタッフ一同努めてまいります。引き続きご愛顧賜りますよう、どうぞよろしくお願いいたします。