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ソフトウェア・SI｜その他情報システム関連職｜1000人以上
企業所属 確認済
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期末の事務処理ラッシュで大変お世話になりました。
依頼した業務・支援内容について具体的に記載ください
期末のバックオフィス業務を手伝っていただきました。弊社の場合、期末だけ経費精算や発注書まわりの取りまとめが一気に増える状態。具体的には、3月の期末に各メンバーから複数フォーマット混在で集まった発注書類を統一フォーマットに整理して提出する状況がありました。量が多く、自分でやると別案件が割り込んだ瞬間に処理が滞る。外部の担当者に依頼したところ予定より早めに9割完成した状態で戻ってきて、残りの判断が必要な箇所だけ箇条書きで明示してくれていた。そこだけ自分で確認して完成させた。期限に余裕を持って提出できたのは素直に助かった。
良いポイント
彼女の良いポイントは、何と言っても全部説明しなくてもある程度で理解してくださる点です。具体的には、フォーマットが混在した書類でも整理ルールを伝えるだけできれいにまとめてくれて、不明点だけチャットで返してくれるので余計なやりとりが発生しません。この「聞くべきことだけ聞いてくれる」感じが個人的にはすごく助かりました。
改善ポイント
担当スタッフが替わったタイミングで、こちらの業務ルールや細かいニュアンスを一から説明し直す場面がありました。引き継ぎは先方でやってくれているようですが、最初の1〜2回は確認のやり取りが増えるため、引き継ぎ書類を共有させていただければよりスムーズだったかなと思いました。
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CX部 運営支援課
OFFICIAL VENDERＢＰＯテクノロジー株式会社｜マーケティングチーム
平素よりオンラインアシスタント®「フジ子さん」をご利用いただき、誠にありがとうございます。 期末のバックオフィス業務において弊社のサポートをご活用いただき、期限に余裕を持った書類提出やコア業務の遅滞防止に貢献できましたこと、大変光栄に存じます。また、担当アシスタントの理解力やコミュニケーションの進め方について、これ以上ないほど温かいお褒めの言葉をいただき、本人にとっても大きな励みとなります。 一方で、担当スタッフが変更となった際、お客様にお手間を取らせてしまいましたこと、誠に申し訳ございません。 引き継ぎ時の確認によるご負担を軽減できるよう、社内での共有プロセスの見直しを含め、体制が変わっても常にスムーズに業務をスタートできる環境づくりに会社全体で取り組んでまいります。 今後ともお客様のビジネスに寄り添い、安心してお任せいただける柔軟なサービスを提供できるよう努めていく所存です。 引き続きご愛顧賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。