資料作成とメール対応を効率化するが、使いどころの見極めが重要

改善してほしいポイント

出力内容が抽象的になることがあり、そのままでは使えないケースもある。
専門的な内容や前提条件が多い業務では、意図とズレた生成結果になることがある。
修正を前提に使う必要があり、完全に任せるにはまだ不安が残る。
長文になると論点がぼやけることがあり、再整理が必要になる。
社内ルールや独自フォーマットには対応しきれないため、最終調整は手作業になる。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

提案書作成の初期フェーズで特に効果を感じた。
これまで新規案件の提案資料を作る際は、過去資料を流用しながら構成を考えるのに時間がかかっていたが、Geminiに「顧客の課題と想定構成」を入力すると、短時間でたたき台が出てくる。
実際の業務では、顧客向けのシステム提案資料の構成をGeminiに生成させ、それをベースに具体的な内容を肉付けする形で進めた。結果として、ゼロから作る場合と比べて初稿作成の時間が半分程度まで短縮できた。
また、メール対応でも効果があった。
顧客への回答文を作る際に、要点だけ箇条書きで入力すると、丁寧なビジネス文に整形してくれるため、文章を考える時間が減った。特に急ぎの対応時には、そのまま微修正して送信できるレベルの文章が出ることも多い。
一方で、技術的な説明を含む内容では、前提が不足すると意図と異なる文章になることがあったため、あくまで下書き作成ツールとして使い、最終判断は人が行う運用にしている。
全体として、日常業務の中で発生する「考える時間」を圧縮するツールとしては有効であり、使い方を限定すれば業務効率の改善に直結する。