アドオン機能を使いこなせば業務効率化に大きく寄与【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

細かい使い勝手を知るほど、気づけばこれ以外のカレンダーツールを使うことがなくなりました。
最近一番重宝しているのは、アドオン機能のZOOM for G Suiteです。
これを使えば、カレンダー登録時に、ついでの1クリックだけでZOOM URLが発行できます。
お客様によって、Google meetを望まれる場合もあるのでそれも1クリックでURLとカレンダー登録がセットでできます。

またカレンダーを見る上で、便利な機能としては以下をよく使っています。
・定期登録がカスタムで柔軟に設定可能（曜日、回数、期限など）
・社員の予定を見たい時に、画面左上のカレンダーをドラッグ＆ドロップすることで、2日間や3日間だけ表示といった具合にスケジュールが非常に見やすい
・複数人の予定を入れたい時に、「時間を探す」というタブをひらけば、人別に空いている時間を一瞬で判断できます

以外に上記は知らない人も多かったりするので、ありがたい機能です。

改善してほしいポイント

通常の業務では困っていることはないのですが、たまに、非公開で予定を入れたいときや、人には見せたくないけど自分自身だけのメモ用の予定を入れたいみたいな時の、「公開・非公開」、「予定あり・なし」の組み合わせの設定が非常に複雑です。
ここだけは私も調べましたが、よくわからなかったので、「非公開」だけ使っています。
もっと分かりやすい設定にしてもらえると安心して使えるのにと思っています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

リモートワークなので、気軽でちょっとした立ち話や相談ができなくなったので、カレンダー登録とZOOM URLの発行を頻繁に行う必要がありました。
そのためには、上述した通り、google カレンダーでは、人の招待、人の予定確認、ZOOM URLの発行が即時で行えるので、これがあることで立ち話に近い感じで予定と場を作れているのは、実はかなりの事務工数を減らせているのではと思っています。
また、予定登録時にゲストの権限にて、「予定を変更する」をデフォルトONにしておけば、他人が予定を変更調整できるのも意外にありがたい機能です。わざわざ毎回コミュニケーションを取らなくても、カレンダーだけを見ておくだけで円滑に場に参加できるのは価値があると思います。

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