手軽でパワフルなクラウド文書作成ツール【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

Googleドキュメントの最大の強みは、Webブラウザ上でリアルタイムに複数人と共同編集できる点です。同じ文書を同時に開き、誰がどこを編集しているかがカーソルで即座にわかります。コメント機能や提案モードを使えば、修正内容について議論しながら作業を進められるため、メールでファイルを何度も送受信する手間が完全になくなります。また、すべての変更は自動でクラウドに保存され、詳細な変更履歴も残るため、いつでも過去の版に復元可能です。「最新版はどれか」と悩むことから解放されるのは、大きなメリットです。

改善してほしいポイント

文書の共有機能について、より高度な設定ができると嬉しいです。特に、定型的な文書を作成する際に、アクセス権限のセットをテンプレートとして保存できる機能が欲しいです。例えば、「契約書」という文書を作成する際には必ず「営業部は閲覧のみ、法務部は編集可能、経理部はコメントのみ可」といった、決まった権限設定をワンクリックで適用できるような機能です。現状では、Googleグループを使えばある程度は効率化できますが、文書を新規作成するたびに複数のグループや個人を手作業で設定する必要があり、手間がかかると同時に設定ミスの原因にもなります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

誰でも手軽に、無料で文書を作成し、一元管理できる点が大きなメリットです。特別なソフトをインストールする必要がなく、Googleアカウントさえあればすぐに使い始められます。作成した文書はすべてGoogleドライブに整理・保存されるため、PCの故障でデータが消える心配もありません。管理面では、すべての文書がクラウド上で一元管理されるため、バージョン管理が不要になり、常に全員が最新の情報にアクセスできます。文書をメールに添付するのではなく、URLを共有するだけで済むため、情報共有が非常にスピーディーかつシンプルになります。

検討者へお勧めするポイント

ファイル管理のしやすさ

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