非公開ユーザー
その他｜人事・教育職｜300-1000人未満｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 有償利用
異なるIT環境の出向者対応に必須。リモート手続きを完結できる
表計算ソフトで利用
良いポイント
人事部門で他社からの出向者の受け入れやオリエンテーションを担当していますが、Googleスプレッドシートは「IT環境の壁」を越える最強のツールです。当社は基本的にMicrosoft 365を導入していますが、グループ会社の中にはGoogle Workspaceのみを使用し、Excelが入っていない企業も多々あります。着任前の遠隔オリエンテーションの際、通勤手当の申請書などその場で入力してほしい本人情報があっても、相手がExcelを使えないと手続きが止まってしまいます。そんな時、Excelのレイアウトをスプレッドシートで作成して共有することで、相手の環境に依存することなくリアルタイムで入力してもらうことができます。企業の垣根を越えてシームレスに共同作業ができる点は本当に素晴らしいです。
改善してほしいポイント
改善してほしいのは、印刷やPDF化した際のレイアウトの崩れです。画面上で綺麗に作成し、いざ印刷用に出力しようとすると、セルがずれたり文字がはみ出したりと、見た目通りに出力されないことが多々あります。特に「改ページプレビュー」の調整がExcelと比べて非常にやりづらく、どこでページが切れるのかの微調整にいつも苦労しています。あくまで相手の環境に合わせた応急処置的な立ち位置として使っているため、多少のレイアウトのズレは割り切って使っていますが、社外に提出するようなカチッとした公的な書類を作る際には少しヒヤヒヤします。画面表示と印刷・PDF出力の完全な一致と、改ページ調整のインターフェースをもっと直感的に使いやすく改善してほしいと強く願っています。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
出向者の受け入れに伴うオリエンテーションの手間を半減できたことが最大のメリットです。以前は相手の環境にExcelがない場合、着任前に遠隔で説明だけ行い、着任して当社のPCを渡してから再度書類入力をしてもらうという「二度手間」が発生していました。これは受け入れる事務局側だけでなく、出向してくるご本人にとっても大きな負担でした。スプレッドシートを申請書の入力フォームとして活用することで、相手が着任する前の段階でも、遠隔でのオリエンテーションと同時にすべての書類手続きを滞りなく一回で終わらせることができるようになりました。IT環境の違いを理由にした業務の遅れや二度手間を完全に防ぐことができ、人事部門の運営の手間を劇的に削減できています。
検討者へお勧めするポイント
日常業務はExcelなどMicrosoft製品をメインに使っている企業であっても、「第二の打ち手（プランB）」としてスプレッドシートを使える環境を持っておくことを強くおすすめします。外部の企業や個人とリモートでミーティングや共同作業をする際、相手が必ずしも同じソフトを持っているとは限りません。そんな時、アカウント一つあればデバイスや環境を問わず、ブラウザ上で瞬時に表計算や同時編集ができるこのソフトは、コミュニケーションの強力な武器になります。昨今はスプレッドシート単体でも高度な機能が十分に備わっているため、環境に縛られずにどこでも柔軟に仕事を進めたい方に、ぜひ引き出しの一つとして持っておいてほしいツールです。
