非公開ユーザー
運輸|社内情報システム(企画・計画・調達)|300-1000人未満|IT管理者|契約タイプ 無償利用
社外との情報共有(リアルタイム更新)に利用しております。
表計算ソフトで利用
良いポイント
社外との情報共有において、今まではメールでエクセルファイルを添付し更新の都度、そのファイルをメールで受領といった、やりとりを行っておりました。
社内の機密情報を除き、スプレッドシートに置き換えたところ、メールの往来が不要となりまたリアルタイムに変更が加わるため、非常にスピーディーな情報共有が可能となりました。
具体的にはプロジェクトのガントチャートや課題管理表で利用していますが
課題管理表は、
1.課題と感じた物を入力した後、チャットで報告。
2.課題に対する解決策を先方に記載いただく。
といった利用方法を取っております。
さらにこの方法の良い点として、
「電話でのやりとりはエビデンスが残りにくく、情報共有の為のメール展開が必要」
といった手間が無くなりました。
これは、チャットツールを併用することにより、発言内容が文字データとして保管できるため
エビデンスが残り利用者全員に共有が可能で、ナレッジとして残るためとなります。
このため、スプレッドシートとチャットツールを併用するとさらに効果が発揮されます。
改善してほしいポイント
あまり重要では無いと思いますが、エクセルから変換するためかスプレッドシートでは若干レイアウトが崩れてしまう所です。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
良いポイントで記載しましたが、メールにエクセルを添付し修正の都度メールの往来の手間が無くなりました。
これにより、PPAPを気にする必要もなくなり、誤送信のリスクも低下しました。
また、連絡手段をチャットツールに変更することによりさらに、情報共有のスピードが速くなりました。
頻度によるため、凡そですが 1プロジェクトあたり 約20時間/年削減されました。
検討者へお勧めするポイント
相手への連絡手段として、チャットツールを併用すると尚便利に利用が可能となりますので、おすすめします。