個人のメール依存から脱却。チームでタスクを拾える最強の窓口

改善してほしいポイント

個人のアカウントで作ったフォームの型（設問の構成など）を、後からTeamsに紐づいたグループのFormsに移行・コピーしたい時があるのですが、これがなかなか上手くいかず苦労しています。例えば、個人で作成したフォームの構造をVBAのコードやCSVなどのデータ形式で一度エクスポートできるようにして、それを別のTeamsのFormsにインポートして型をそのまま取り込めるような機能があると、もっと柔軟に運用できるはずです。機能自体は本当に優秀なだけに、アカウント間をまたいだフォーム設定の移行がもう少し直感的でスムーズになれば、個人的なテスト運用からチーム運用への切り替えがしやすくなると感じています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

提出物のやり取りをメールからFormsに切り替えたことで、担当者の心理的安全性が劇的に高まりました。以前は個人のメールボックスに依頼が届いていたため、担当者が休みの日には業務が完全に止まってしまったり、休みなのにメールを気にしなければならない状態でした。しかし、Teamsと連携させたFormsにデータをアップロードしてもらう仕組みに変えたことで、個人の仕事から「グループの仕事」へと変わり、誰かが不在でもチームの別の人間が対応できるようになりました。業務の属人化が解消されたことによる生産性向上はもちろん、担当者が気兼ねなく有給休暇を取れる環境を作れたことは、実務において非常に大きなメリットです。

検討者へお勧めするポイント

Formsを全く知らないという方は、まずは単純な社内アンケートからでもいいので絶対に使い始めるべきです。慣れてきたらクイズ機能を使って昇格試験を実施することもできますし（実際に私もやっています）、一番のおすすめは「ファイル投稿」の窓口としての活用です。個人のFormsではなくTeamsのチームに紐づけて運用することで、担当者不在時でもチームでデータ回収ができる強力なシステムになります。他のマイクロソフト製品と組み合わせて使い倒すことで、想像以上の恩恵を得られるツールです。WordやExcelに並ぶビジネスの必須ソフトとして、ぜひ色々な切り口で挑戦してみてほしいです。