自動送信と細かい設定で活きるOutlook【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

Outlookといえばメール送信と予定表管理、この2つが中心ですが、実際に使ってみるとそれ以上に便利な機能が多いと感じています。

まずメール面では、ディクテーション（音声入力）機能が意外と優秀です。私は音声で話したものを一度AIに取り込み、文章を整えてからOutlookに戻す、という流れでよく使っています。文章作成の下書きにぴったりです。

また、自動送信機能も大きな助けになっています。私はWeb版とデスクトップ版を併用していますが、Web版はサーバー上で動いているので、PCを立ち上げていなくても指定時間にメールを送れる。毎月のパルスサーベイ案内や防災の安否確認依頼を全社員に送るときに非常に便利です。

予定表については、ZoomやTeamsとシームレスに連携できるのが強みです。Outlookでミーティングを作成し、相手に招待を送ると、ワンクリックで参加できるリンクが付与されます。さらに予定表の閲覧権限を細かく設定できるので、「部署内だけ共有」など痒いところに手が届くのも助かります。

改善してほしいポイント

大きな不満は少ないですが、ToDoやタスク管理との連携がもう少し分かりやすくなるとありがたいです。どうしても「メール＋予定表」の印象が強いので、他アプリとの統合事例がもっと欲しいところです。

また、連絡先データのインポート／エクスポートはCSV対応が弱く、ここが改善されるとさらに使いやすくなると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・パルスサーベイや安否確認案内の定期送信が自動化され、担当者の負担が減った
・音声入力で下書きを素早く作れるようになり、文章作成効率が上がった
・予定表とオンライン会議を一元管理でき、社内外の打ち合わせ設定がスムーズになった
・部署単位で予定を見せる／隠すなど、細かい情報共有の制御ができた

検討者へお勧めするポイント

すでにMicrosoft 365を使っている会社には間違いなくおすすめです。
もし予定表とメールを別ソフトで管理しているのであれば、Outlookひとつで統合できます。

自動配信や権限設定を活用すれば、単なるメールソフト以上の価値を発揮するので、業務効率化を求める方には特に向いていると思います。

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