個人のメモ帳から脱却。チーム連携と議事録共有で情報漏れを防ぐ

改善してほしいポイント

WordやExcelと比べるとマイナーで、操作感に少し癖がある点が改善要望です。画面のどこをクリックしても入力枠（コンテナ）が立ち上がり、そこに文字を打ち込んでいく仕様ですが、この枠自体に色を付けて「付箋」のように扱う機能が不足しています。ミーティング中に画面共有しながらOneNoteに書き込んでいく際、重要なポイントを色付きの付箋のように目立たせたり、横にさっとコメントを添えたりするような視覚的な工夫が手軽にできません。直感的にペタペタと付箋を貼るようなUIが追加されれば、さらにチームでのブレインストーミングや情報整理が捗ると思うので、インターフェースの改善を期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

情報の取りこぼしと属人化を劇的に防ぐことができました。以前は、年間を通じて「何月にどの処理を行うか」というスケジュールが部内で可視化されておらず、連携不足から給与計算などの重要業務でミスが発生するリスクがありました。OneNoteでスケジュールを共有してからはこの課題が解消されています。また、その場限りで流れてしまっていた議事録をストック型で蓄積できるようになった点も大きなメリットです。新しく配属された従業員でも、過去のOneNoteを見返すだけで「どのような経緯でその決定に至ったか」を一発で把握できるため、部内のノウハウの定着や教育に大いに役立っています。

検討者へお勧めするポイント

単なる「個人用の便利なデジタルメモ帳」という切り口で使うのはもったいないツールです。複数のメンバーとの「共同連携・ナレッジ共有」という視点で活用することで、情報の取りこぼしを防ぐ非常に優秀なシステムに化けます。年間スケジュールの可視化や、引き継ぎ時の情報ロスに悩んでいる部署には特におすすめです。Microsoft 365環境があるなら、TeamsやOutlookと連携させてチームの強力な情報共有ハブとして使ってみてください。