紙の稟議書からの移行に抵抗がなく、業務効率化に貢献【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

紙の稟議からの移行において、見た目もこれまでのフォーマットに近いものにすることができ、補足資料を添付したり、承認者がコメントを残したりすることもできるので、社内でも抵抗なく受け入れられました。また、途中の書類の差し替え履歴や稟議内容の確認者など、最終承認までの過程がすべて記録されるので、内部統制上の観点においても、安心感が得られます。マスタの整備作業もcsvファイルを使って実施することができるので簡単ですし、組織変更時にも事前にcsvファイルで準備しておけるため、間違いなく更新を行うことができ、便利であると感じました。

改善してほしいポイント

承認者権限や保管権限等、複数の権限を持っている場合、決裁済みの稟議に結果報告を記入しようとすると、対象稟議の探し方にコツがいるようで、慣れるまで戸惑いました。また、検索しても対象稟議が見つからないといった問い合わせが承認Timeに慣れていない利用者から比較的多いようなので、検索方法が若干わかりにくいのかもしれません。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前は紙で稟議進達業務を行っていましたが、決裁までに時間がかかること、書類の保管場所が必要であること、後日決裁書類を探す場合に時間がかかることから、承認Timeを導入しました。以前は最終承認まで速くても1週間程度かかっていましたが、それが数日に短縮され、進行中の案件も決裁完了の案件も探す時間が短縮できるようになりました。また、承認者グループを作成し利用することで、稟議内容のチェックも複数人で行うことができ、チェック項目のヌケモレを防ぐことができ、「or承認」を使うことで、担当者不在で稟議書が滞留することがなくなりました。承認者の手を離れて次の承認段階に進んだ稟議についても、いつでもシステム上で確認できるので、回ってきた書類のコピーを取っておくといった業務の手間も省くことができました。

検討者へお勧めするポイント

ワークフローシステムを初めて導入する場合でも操作が直感的でわかりやすいです。

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