【2025年】会議室予約システムのおすすめ10製品（全22製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

会議室予約システムの基礎知識

会議室予約システムとは、会議室を含むオフィスや他の共有スペースやリソースを予約するための仕組みを提供するツールのことです。

定例会議や社内の打ち合わせ、ブレーンストーミングや来客対応など、主催者は、時間、参加人数、必要な機材、レイアウトなどの条件に合った会議室を効率的かつ確実に予約できるようになり、二重予約や空き予約などの問題が解消されます。

さらに、会議室などの社内リソースを管理する部署は、利用状況やリソースの過不足を把握するのに役立て、職場の効率化を図ることができます。

一般的に、会議室予約システムはカレンダーソフトウェアやグループウェアなどと統合されており、会議の主催者や参加者は予定登録に関連した会議室の詳細を管理・閲覧したり、主催者が参加者に簡単に招待メールを送信したりできることが多いです。

会議室予約システムの機能一覧・できること

会議室の手配

会議室の管理

カレンダー連携

自動スケジュール

会議室予約システムの作り方

会議室予約システムをGASで自作する

会議室予約システムをPHPで自作する

会議室予約システムをExcelで自作する

会議室予約システムをPythonで自作する

パッケージ化された予約システムを導入する

会議室予約システムの種類

クラウド型の会議室予約システム

オンプレミス型の会議室予約システム

会議室予約システムの導入メリット

会議室利用の効率を向上できる

予約や管理の手間を削減できる

ダブルブッキングを防止できる

リアルタイムに状況把握できる

運用コストの削減にもつながる

会議室予約システムの導入デメリット

導入コストや月額費用が発生する

初期設定や運用の負担が発生する

操作の方法を習得する必要がある

運用ルールを整備する必要がある

システムトラブルのリスクがある

会議室予約システムの選び方と比較のポイント

①：必要な機能は搭載されているか

②：コストや料金プランは予算内か

③：外部システムとの連携は可能か

④：操作性や使い勝手は問題ないか

⑤：サポート体制は充実しているか

会議室予約システムの価格・料金・費用相場

無料の会議室予約システム

有料の会議室予約システム

会議室予約システムの市場規模・業界シェア

国内の会議室予約システムの市場規模とシェア

海外の会議室予約システムの市場規模とシェア

会議室予約システムの最新トレンド2024

AIスケジュール機能の導入

モバイルアプリ利用の拡大

IoTデバイスとの連携の強化

セキュリティ対策機能の強化

ハイブリッドワーク対応の強化

会議室予約システムと関連のあるソフトウェア

会議室予約システムの機能一覧・できること

機能	解説
会議の手配	会議の調整を行うために、会議の参加者にスケジュールを提供し、利用可能な部屋を表示する。
会議室の構成	設備や場所、収容人数ごとに会議室を整理し、効率的に管理できるようにする。
自動スケジュール	会議が定期的に行われる場合、空室状況に応じて部屋を自動的にスケジュール／予約する。
カレンダー	会議のスケジュールや利用会議室をカレンダー形式で表示でき、外部のカレンダーソフトウェアとの統合／連携などにも対応する。

会議室の手配

会議室予約システムでは、利用可能な会議室を簡単に手配できる機能が搭載されています。例えば、会議の規模や設備の要件に応じて適切な会議室を提案し、予約を完了させることが可能です。これにより、利用者は迅速かつ効率的に会議室を確保できます。また、事前に必要な備品やレイアウトのリクエストも簡単に入力できるため、スムーズな会議運営が実現します。

会議室の管理

会議室予約システムには、会議室の利用状況や予約履歴を一元管理する機能が含まれています。これにより、どの会議室がいつ使用されているかをリアルタイムで確認できます。また、予約の重複や無断キャンセルを防止する仕組みも整備されています。特に、会議室の運用効率を最大化したい企業にとって、この機能は非常に有用です。

カレンダー連携

カレンダー連携機能を活用することで、個人やチームのスケジュールと会議室予約を簡単に同期させることが可能です。例えば、GoogleカレンダーやOutlookと連携することで、会議予定が自動的に更新され、参加者全員に通知が送信されます。この機能により、ダブルブッキングやスケジュール調整の手間を削減できます。チーム全体での透明性が向上し、業務効率が向上します。

自動スケジュール

自動スケジュール機能は、会議の開催可能な日時と会議室をシステムが自動的に提案する便利な機能です。複数の参加者のスケジュールを分析し、最適な時間帯を提示することで、スケジュール調整の手間を大幅に軽減できます。この機能は、特に忙しいチームや多拠点での会議が多い企業にとって、時間の節約に直結します。また、柔軟なスケジュール管理が可能になるため、会議の実施率向上にも貢献します。

会議室予約システムの作り方

会議室予約システムをGASで自作する

Google Apps Script（GAS）を活用して会議室予約システムを自作する方法は、手軽でコストを抑えられる点がメリットです。Googleスプレッドシートと連携し、予約管理やスケジュール調整を自動化できます。また、Gmailを活用した予約確認の自動送信や、Googleカレンダーとの同期機能も実装可能です。プログラミング初心者でも取り組みやすい一方で、カスタマイズ性には限界があるため、小規模な利用を想定する場合に適しています。

会議室予約システムをPHPで自作する

PHPを用いて会議室予約システムを自作する方法は、柔軟なカスタマイズが可能な点が特長です。データベースとしてMySQLを使用し、会議室の空き状況をリアルタイムで表示する機能や、ユーザーごとの予約権限を設定する機能を実装できます。既存のウェブサイトに統合することも容易です。ただし、PHPの知識とスキルが必要となるため、開発には時間と労力がかかります。中規模以上の運用に向いています。

会議室予約システムをExcelで自作する

Excelを使用して会議室予約システムを自作する方法は、初期コストを抑えつつ簡単に始められる点が魅力です。スプレッドシートに予約状況を入力し、条件付き書式やマクロを活用することで、自動的に空き状況を更新したり、エラーチェックを行うことが可能です。ただし、手動での運用が基本となるため、大規模な利用や複雑な機能を必要とする場合には限界があります。

会議室予約システムをPythonで自作する

Pythonを使って会議室予約システムを自作する方法は、高度な自動化や分析機能を組み込める点で優れています。FlaskやDjangoなどのフレームワークを活用すれば、ウェブベースの予約システムを開発することができます。また、PandasやNumPyを利用すれば、予約データの分析や最適化を行うことも可能です。ただし、Pythonのプログラミングスキルが必要なため、技術的な知識を持つ人材がいる場合に向いています。

パッケージ化された予約システムを導入する

既製のパッケージ化された会議室予約システムを導入する方法は、短期間で高機能なシステムを利用できる点が最大のメリットです。クラウド型のサービスが多く、カレンダー連携やスマートフォンアプリの利用など、幅広い機能を備えています。また、サポート体制が整っているため、トラブル時も安心です。初期費用や月額料金が発生しますが、開発工数を削減し、スムーズに運用を開始できます。

会議室予約システムの種類

クラウド型の会議室予約システム

クラウド型の会議室予約システムは、インターネットを介して利用することができる便利な選択肢です。ブラウザやスマートフォンアプリからアクセス可能で、オフィス外からでも予約状況を確認し、予約を行うことができます。また、自動アップデートにより常に最新の機能を利用でき、初期設定や運用の負担を軽減できます。特に多拠点での利用や、リモートワーク環境を整えている企業にとっては、円滑な会議室管理が可能になります。一方で、月額料金が発生するため、運用コストの確認が重要です。

オンプレミス型の会議室予約システム

オンプレミス型の会議室予約システムは、社内のサーバーやネットワークに設置して運用するタイプです。クラウド型に比べて初期導入コストは高くなりますが、データを自社内で管理できるため、セキュリティを重視する企業に適しています。また、自社専用にカスタマイズできる柔軟性も特長です。インターネット接続が不要なため、社内ネットワークで安定して利用できる点も利点と言えます。ただし、運用にはシステム管理者の知識や保守対応が求められる場合があります。

会議室予約システムの導入メリット

会議室利用の効率を向上できる

会議室予約システムを導入することで、会議室の空き状況や予約状況をリアルタイムで確認できるようになります。これにより、無駄なスペースの発生を防ぎ、限られたリソースを最大限に活用できます。特に複数の会議室を持つ大規模なオフィスでは、利用率を可視化することで、不要な会議室の削減や最適な配置計画の立案が可能になります。また、予約の重複やキャンセル忘れも防ぐことで、業務効率の向上が期待されます。

予約や管理の手間を削減できる

従来の手作業による会議室予約では、管理者がスケジュール調整やキャンセル対応に多くの時間を割く必要がありました。会議室予約システムを導入することで、これらの業務をシステムが自動化します。例えば、予約時に空き状況を確認し、メールで参加者に通知を送るなどの機能が搭載されているため、管理負担を大幅に軽減できます。これにより、従業員が本来の業務に集中できる環境が整います。

ダブルブッキングを防止できる

会議室予約システムには、予約の重複を自動でチェックする機能が搭載されています。これにより、ダブルブッキングのリスクを未然に防ぐことが可能です。特に多くの従業員が利用する場合でも、システムが予約の競合を防ぐため、トラブルが発生しにくくなります。この機能により、スムーズな会議運営が実現し、参加者全員の満足度が向上します。

リアルタイムに状況把握できる

会議室予約システムは、管理画面やアプリを通じて、リアルタイムで会議室の使用状況を確認できます。この機能は、突然のミーティングや緊急会議が発生した場合にも対応しやすくなります。また、定期的なレポートを活用して利用傾向を分析することで、今後の運用改善にも役立ちます。データに基づく意思決定を行うことで、効率的な会議運営が可能になります。

運用コストの削減にもつながる

会議室予約システムの導入は、直接的なコスト削減にも寄与します。例えば、空き時間の可視化により、会議室の過剰な数を削減し、スペースの有効活用が可能です。また、管理業務の効率化により、人件費や運用コストを抑えることができます。このように、システムを活用することで、コストパフォーマンスを向上させることができます。

会議室予約システムの導入デメリット

導入コストや月額費用が発生する

会議室予約システムの導入には、初期費用や月額料金がかかる場合があります。特に、クラウド型のサービスを利用する場合、毎月の利用料が長期的なコストとして負担になることも考えられます。また、オンプレミス型の場合には、サーバーの設置や保守費用が必要です。企業の規模や予算に応じて、導入前に総コストを十分に検討することが重要です。

初期設定や運用の負担が発生する

会議室予約システムの導入には、初期設定や運用体制の整備が必要です。例えば、会議室の情報を登録したり、利用者アカウントを作成したりする作業が発生します。また、システムの運用中には、予約データの更新や利用状況のモニタリングを継続して行う必要があります。これらの負担を軽減するには、効率的な設定と運用フローの構築が求められます。

操作の方法を習得する必要がある

新しいシステムを導入する際には、利用者がその操作方法を習得するための時間が必要です。特にITに不慣れな従業員がいる場合、初期段階で十分なトレーニングを実施しなければ、誤操作や混乱が発生する可能性があります。また、慣れるまでの間、予約管理に手間がかかることもあります。このため、導入後のサポート体制を整えることが求められます。

運用ルールを整備する必要がある

会議室予約システムを導入することで、これまでの予約方法や運用ルールを見直す必要が生じる場合があります。例えば、従業員全員がシステムを使用するために、新たな規則やガイドラインを策定する必要があります。また、既存の業務プロセスと新システムの整合性を図るため、調整作業が必要になることも考えられます。このため、導入前に十分な準備が求められます。

システムトラブルのリスクがある

会議室予約システムが動作不良や障害を起こす可能性も考えられます。特にクラウド型では、インターネット接続が不安定な場合、システムが利用できなくなるリスクがあります。また、オンプレミス型の場合には、サーバートラブルやソフトウェアの更新不足が原因で正常に動作しなくなることがあります。これにより、会議運営が遅れる可能性があるため、リスク管理が必要です。

会議室予約システムの選び方と比較のポイント

①：必要な機能は搭載されているか

会議室予約システムを選ぶ際には、予約や管理に必要な機能が揃っているか確認することが重要です。具体的には、予約状況の可視化、カレンダー連携、予約通知機能、アクセス制限設定などの機能が挙げられます。また、利用規模に応じたカスタマイズ性や、モバイルアプリ対応の有無も選定基準に含めると良いです。必要な機能をリスト化し、優先順位をつけて比較検討しましょう。

②：コストや料金プランは予算内か

導入コストや運用コストが予算内に収まるかどうかも重要なポイントです。クラウド型の月額料金制やオンプレミス型の買い切り制など、料金形態はさまざまです。システムの利用頻度や従業員数に応じて、最適なプランを選びましょう。また、初期費用が低くても、長期的な利用で総コストが高くなるケースもあるため、トータルコストの試算を行うことが必要です。

③：外部システムとの連携は可能か

既存のシステムやツールと連携できるかどうかも大切な選定基準です。例えば、GoogleカレンダーやOutlookとの同期機能、SaaSツールとのAPI連携、社内勤怠管理システムとの統合など、業務効率を高めるための連携機能が備わっているかを確認しましょう。外部システムとの連携がスムーズに行えるシステムは、運用の柔軟性と利便性が向上します。

④：操作性や使い勝手は問題ないか

会議室予約システムは、従業員全員が日常的に利用する可能性が高いため、操作性や使いやすさが非常に重要です。直感的なUIデザインや、複雑な操作を必要としないシンプルな構造が望ましいです。また、ITに詳しくない従業員でも簡単に操作できるかどうか、事前にデモ版やトライアルを活用して確認すると良いです。

⑤：サポート体制は充実しているか

システムの導入後にトラブルが発生した場合、迅速に対応できるサポート体制が整っているかを確認してください。特にクラウド型の場合は、24時間対応のカスタマーサポートやオンラインチャット機能があると安心です。また、導入時の設定支援やトレーニングプログラムを提供しているかどうかも重要なポイントです。運用をスムーズに進めるためには、フォロー体制が整っているシステムを選ぶと良いです。

会議室予約システムの価格・料金・費用相場

会議室予約システムの価格・料金体系は、企業の規模やニーズによって大きく異なり、主にサブスクリプションモデル、従量課金モデル、買い切りモデルの3つの形式が一般的です。

サブスクリプションモデルでは、月額料金を支払い、機能やユーザー数に応じて料金が設定されます。小規模企業向けの低価格プランから大規模企業向けの高価格プランまで、幅広い選択肢があります。

従量課金モデルは、利用した分だけ料金が発生するため、利用頻度が不規則な場合や特定期間のみ集中的に利用する企業に適しています。

買い切りモデルは、初期費用が高額ですが、長期的にはコストを抑えられ、追加料金が発生しない点がメリットです。

多くのシステムでは無料トライアル期間が設けられているため、導入前にシステムの使い勝手を確認することも重要になります。

無料の会議室予約システム

無料の会議室予約システムは、主に中小規模の企業やコストを抑えたい組織に適しています。多くの無料ツールは基本的な予約機能やカレンダーとの連携機能を提供していますが、利用人数や機能が制限される場合が多いです。例えば、小規模オフィスでのシンプルな予約管理には十分対応できますが、詳細な分析機能や高度なカスタマイズが必要な場合には課題が生じることがあります。無料プランを試しに導入してから、有料版への切り替えを検討するケースも一般的です。

有料の会議室予約システム

有料の会議室予約システムは、企業の規模やニーズに応じた多彩な機能を備えています。月額料金は1ユーザーあたり数百円から数千円程度が一般的で、クラウド型では利用者数や機能の追加に応じてコストが変動します。一方、オンプレミス型では一括購入費用が発生しますが、長期的な運用では費用対効果が高くなる場合があります。有料システムには、予約の自動調整機能や高度な分析レポート、外部システムとの連携など、業務効率を向上させる機能が含まれています。

会議室予約システムの市場規模・業界シェア

国内の会議室予約システムの市場規模とシェア

国内の会議室予約システム市場は、リモートワークの普及や働き方改革の影響を受けて年々拡大しています。特に、クラウド型システムの需要が高まり、大手企業や中小企業問わず導入が進んでいます。市場シェアの上位には、利便性や柔軟性を重視したツールを提供する企業が多く、使いやすさや価格競争力が選定のポイントとなっています。中でも、モバイル対応やカレンダー連携機能を持つシステムが人気です。日本国内では、中小規模オフィス向けのシンプルなサービスも急速にシェアを伸ばしています。

海外の会議室予約システムの市場規模とシェア

海外の会議室予約システム市場は、北米や欧州を中心に急速な成長を遂げています。特に、大規模なグローバル企業では、多拠点間での予約管理を効率化するために高度なカスタマイズが可能なツールが選ばれています。市場シェアでは、AIを活用したスケジュール最適化機能や、エンタープライズ向けのセキュリティ対策を備えたシステムがリードしています。アジア市場でも、コストパフォーマンスの高いツールが急成長しており、ローカライズ機能や多言語対応が導入の決め手となるケースが増えています。

会議室予約システムの最新トレンド2024

AIスケジュール機能の導入

2024年の会議室予約システムでは、AIを活用したスケジュール最適化が注目されています。複数の会議室の空き状況や参加者のスケジュールを分析し、最適な時間帯や会議室を自動的に提案する機能が普及しています。この技術により、予約の重複や調整にかかる時間を削減し、効率的な会議運営が実現できます。また、AIの学習機能により、過去の利用パターンを基にした提案の精度が向上している点も特徴です。

モバイルアプリ利用の拡大

モバイルデバイスからのアクセスを重視したアプリの提供がトレンドとして挙げられます。スマートフォンやタブレットからリアルタイムで会議室を予約・管理できる機能が、働き方の多様化に対応した形で拡充されています。外出先やリモートワーク中でもスムーズに操作できる利便性が評価されており、特に若年層やリモートワーカーを多く抱える企業で導入が進んでいます。

IoTデバイスとの連携の強化

IoTデバイスとの連携も、2024年の会議室予約システムの重要なトレンドです。センサーを活用して会議室の利用状況や環境データをリアルタイムで把握できる仕組みが増えています。これにより、利用率の低い会議室を効率的に活用するためのデータが得られるほか、温度や照明の自動調整による快適な会議環境の提供も可能です。企業のエネルギーコスト削減にも寄与しています。

セキュリティ対策機能の強化

データ保護の重要性が高まる中、セキュリティ機能が強化されたシステムが注目されています。予約情報や参加者データを暗号化する機能や、アクセス権限を細かく設定できるシステムが増えています。特に、大手企業や機密性の高いデータを扱う組織では、こうしたセキュリティ対策を持つシステムの需要が高まっています。セキュリティ面での信頼性が導入の決め手となるケースも増えています。

ハイブリッドワーク対応の強化

リモートワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークが一般化する中、これに対応する機能が充実してきています。オンライン会議とオフライン会議の併用を円滑に進めるためのツールや、参加者の出席方法に合わせたカスタマイズ可能な予約システムが増えています。このようなシステムは、働き方改革や柔軟な勤務体制を推進する企業にとって不可欠なツールとなりつつあります。

会議室予約システムと関連のあるソフトウェア

受付システム：来客や電話の対応を自動化したり効率化したりするためのシステムです。タブレットやスマートフォンなどのデバイスにインストールされたアプリケーションや、QRコードや顔認証などの技術を利用した端末などがあります。