タスク管理は難しい、どのようにタスク管理すればよいのか分からないと悩んでいる人も多いでしょう。その悩みは、タスク管理ツールの導入によって解消できます。
本記事では、タスク管理に失敗する原因、タスク管理を成功させる方法、おすすめのツールをご紹介します。日々の業務効率化に向けてぜひ参考にしてください。
タスク管理に失敗する原因
タスク管理に失敗する原因は、とても些細なことの積み重ねであるケースが少なくありません。まずは、タスク管理に失敗する原因をご紹介します。
タスクを記憶しようとする
タスク管理に失敗する最たる理由が、記憶に頼ったことによるものです。上司から指示された資料作成、クライアントに依頼された作業などをうっかり忘れたことがある人も少なくないのではないでしょうか。
人為的なミスをヒューマンエラーと言います。一般的に、仕事に集中している状態でも0.3%の割合でヒューマンエラーが起きると言われており、タスクの遂行を記憶頼りにしていると作業漏れを起こすリスクがあるのです。
ハインリッヒの法則によると、重大事故の裏には300件以上の軽微なエラーが隠れていると言われています。記憶に頼って作業し忘れを経験したことがある人は対策を打つ必要があるでしょう。
タスクを詰め込みすぎている
抜けがないようにタスク管理している人でも、注意すべきなのがタスクの詰め込みです。キャパシティ以上の仕事を請け負ってしまい、翌日に作業を持ち越したり残業でカバーしようとしたりすることもあるでしょう。
この状態が長く続くと、並列作業によるうっかりミスなどを誘発する危険性があります。上司に相談するなど、タスク管理と作業方法について見直してみましょう。
仕事を断れない
1人でさばき切れないタスクを抱えてしまうのも、タスク管理に失敗する理由です。優秀な人ほどタスクが集中しやすく、他の人から頼まれた仕事を断れずに遂行しきれない量のタスクを抱えている場合があります。
タスク管理がうまい人であっても、チームで管理する仕事をすべて受けきることはできません。キャパオーバーになった結果、タスクをこなせない、たびたび遅延が発生するという状況のほうが、プロジェクトでは悪影響を及ぼします。自身のキャパを超えるタスクを抱えそうなときは、勇気をもって新たなタスクの依頼を断ることも重要です。
タスク管理を成功させるコツ
次に、タスク管理を成功させる3つのコツをご紹介します。タスク管理に悩んでいる方は、今日から取り入れてみてください。
タスク管理ツールを使用する
タスク管理ツールは、アプリを起動してすぐにタスクを確認でき、完了した作業のステータスをワンタップで変えられます。その日に予定しているタスクをスケジュール帳から引っ張り出す必要もなく、予め登録していた日付のタスクを自動的に表示できます。
スケジュールやタスクを見える化できるので、タスクの抜けや漏れを防げる上にスケジュール管理も楽になるのがメリットです。
タスクブレイクダウンをする
タスクを細分化して作業内容を見やすくするのが、タスクブレイクダウンという手法です。例えば「会議用の資料を作る」というタスクがあったとします。このタスクを細分化すると「資料のデータを集める」「資料を作成する」「作成した資料の承認を受ける」といったタスクに分けられるでしょう。
1つひとつのタスクに想定される時間を算出しやすくなるため、タスクの詰め込みすぎを避ける判断にも役立てられます。タスクブレイクダウンを効率的に行うには、ツールを利用するのも1つの有効な手段です。
タスクを共有する
1人でタスクを管理していると、他の作業者には仕事でキャパシティオーバーになっていることが伝わりません。管理者との定期的な面談や報告などで、タスクを整理することもできますが、仕事を断り続けるのは不安だと感じる人も多いでしょう。
そんなときは、タスク管理ツールの導入を提案するのも1つの手段です。プロジェクト全体のタスクが見える化しやすくなり、一人に作業が集中している状況を可視化できます。
ITreviewおすすめのタスク管理ツール３つ
タスク管理ツールの中でも知名度が高く、特に人気が高いものをご紹介します。
1．知名度の高いタスク管理ツール「Trello」
「Trello」は、豪州シドニーに本社を持つAtlassian（アトラシアン）が提供するタスク管理ツールです。チームで抱えるタスクの全体像の把握や詳細の確認もすべて1つのTrello ボードで行えるので、作業の見える化を実現しやすくなります。
タスクの書かれたカードをリストへ移動することで簡単にステータスを変更しやすく、メッセージによるコミュニケーションも可能です。カレンダーでタスクを表示できるので、締め切りを見逃す心配もありません。
無料で使えるFREEプランから月額$5のSTANDARDプラン、月額$17.5のENTERPRISEプランなど幅広いプランが用意されています。
・Trelloの参考価格
STANDARD：$5USD （年間でお支払いの場合のユーザーあたりの月額 。月々支払う場合は月額$6USD)
・Trelloの参考レビュー
チームでのタスク管理が簡単にできる！
Trelloへのレビュー「TODO管理に便利」より
UIが割とシンプルなので直感的に操作できるところがとても良い。
少し年齢が上の方でも割と使いこなしている感じ。
2．Microsoftが開発したタスク管理ツール「Microsoft To Do」
「Microsoft To Do」は、無料で利用できるタスク管理ツールです。タスクをToDoリストに表示して、毎日のスケジュールをひと目で確認できます。リマインダー設定により、スケジュール忘れを防ぐことも可能です。
タスクを単純なステップにまで分割できるので、タスクブレイクダウンも効率的に実現できます。iOSやAndroid、Windows、Webで同期できるため、社内ではパソコンからタスク管理をして、外出中はスマートフォンからチェックする使い方も可能です。機能はすべて無料で利用できるので、タスク管理を手軽に始めたい方にはぴったりのツールだと言えるでしょう。
・Microsoft To Doの参考価格
無料
・Microsoft To Doの参考レビュー
・紙に書いていたタスク、エクセルで管理していたタスクを一元管理できるアプリケーション。
Microsoft To Doへのレビュー「タスク管理はこれ」より
・Microsoft製品と連動し、Outlookメールでフラグをつけた重要事項も確認できる。
・PCとスマホどちらからでも追加、削除ができ、メモ書き気分でタスクの整理ができる。
・削除する際はワンタップで対応済みマークが付けられ、便利。
・完了済みにした過去タスクも簡単に確認ができ、振り返りも簡単。
3．プロジェクト管理に適したタスク管理ツール「Backlog」
「Backlog」は、福岡県福岡市に本社を持つヌーラボが提供するタスク管理ツールです。
プロジェクト管理に適したサービスを提供しており、カンバンボードやガントチャートなどを使用してプロジェクトの達成度を見える化できます。チームの課題管理やバグ管理など、プロジェクト管理に必要なマネジメント機能をオールインワンで搭載しているのが特徴です。
個人利用を想定した月額2,970円のスタータープランから、大規模チームに適した月額82,500円のプラチナプランまで、チーム規模に応じて4つの料金プランを用意しています。すべてのプランを30日間無料でお試しできるので、気になる方は気軽に申し込んでみましょう。
・Backlogの参考価格
スタンダードプラン：17,600円（税込み・プロジェクト100、ユーザー数無制限のプラン）
・Backlogの参考レビュー
社内でのインサイドセールス対応をプロジェクト管理しているが、
Backlogへのレビュー「プロジェクト管理に役立つ」より
Backlog上で管理し始めてから、確認漏れすることもなくスムーズに進められている。
子タスク上でのコメントでは、埋もれることなくやり取りできるため、
Backlog導入後からリードに対して早い対応ができるようになった。
ツールを用いて失敗しないタスク管理を実現しよう
タスク管理ツールには、タスクを管理するためのさまざまな工夫が施されています。無料で始められるものもありますので、タスク管理に悩んだときはツールに頼るのはいかがでしょうか。
