仕事を効率的に進めるために、重要な作業がタスク管理です。タスク管理ができていれば、ミスや遅延が少なくなり、仕事がスムーズに進みます。

タスク管理にはさまざまな方法がありますが、おすすめするのはクラウドツールを使った方法です。アナログなタスク管理に比べてスピーディーに管理ができるうえに、数多くの便利な機能を使えます。

本記事ではタスク管理の必要性や、おすすめのクラウドツールをご紹介します。タスク管理について理解を深めて、円滑に仕事を進めましょう。

タスク管理の必要性とは

タスク管理は、仕事を効率的に進め生産性を上げるために必要な作業です。業務のプロセスを細分化・可視化し、それぞれに優先順位をつけることができれば、適切にスケジューリングができます。つまり着手すべきタスクや、どの業務をいつまでに終わらせるべきかが分かっている状態となり、タスク漏れも遅延も軽減できます。

またタスク管理は、個人単位だけでなくチームで動く場合も必要な作業です。全体としてペースを合わせ、スムーズにプロジェクトを進めるためには、タスクを整理できていることが前提になります。

つまりタスク管理は、すべての仕事の基本とも言える作業です。タスク管理なしで仕事はできないといっても、過言ではありません。

効率的なタスク管理方法

タスク管理は、ただタスクをメモしておくことではありません。自分のタスクを把握して期日までに確実にやり遂げるだけでなく、できるだけ管理工数を減らせるとベストです。具体的に、効率よくタスク管理するための手順は以下の通りです。

  1. タスク管理ツールを活用する
  2. タスクを細かく分ける
  3. タスクに優先順位をつける

まずタスク管理ツールの導入は、必ず行ってください。タスクが増えるとタスク管理はどんどん複雑になり、アナログやExcel管理では厳しくなります。タスク管理ツールは、タスクを管理するために作成されており、さまざまな機能が備わっています。

タスク管理が上手な人は、タスク管理ツールを使ったうえで、タスクを細分化し、優先順位を決めています。大きい粒度のままだと、スムーズに管理できないためです。また、次に手をつけるべきタスクが分からず、想定以上の時間がかかってしまうこともあります。できるかぎりタスクを細かく分けて、スケジュールを調整しましょう。

タスクを細分化したうえで、優先順位を決めて取り組みます。発生した順番でタスクを処理していると、いつまでたっても重要な仕事に取り組めません。仕事ができる人は、この優先順位づけがうまく、自分が今取り組むべきタスクが分かっています。タスク管理を効率的に進めるために、上記3つのポイントを日々意識しましょう。

タスク管理用クラウドツールの選び方

タスク管理用クラウドツールを選ぶ際に、どのような点に気をつければよいでしょうか。最近は多くのタスク管理ツールがあり、機能もデザインも全く異なります。そこで、自社にとって最適なタスク管理ツールを選ぶために、事前に知っておくべきポイントを解説します。

機能で選ぶ

タスク管理ツールを選ぶ際に欠かせないポイントが、機能です。シンプルにタスク管理ができればよいか、ほかにもさまざまな機能があったほうがよいかで選び方は変わります。特にチェックしておきたい機能は、下記の通りです。

  • 通知機能
  • 繰り返し設定機能
  • カレンダー連携機能
  • 連携機能

一般的なタスク管理ツールであれば、これらの機能はほぼ備わっています。ただしツールによって、使い勝手が全く異なります。

例えばチーム人数が多い場合は、タスクを簡単に連携できたほうがよいでしょう。またタスク管理ツールでスケジュールまで管理したい方は、カレンダー機能があったほうが便利です。タスク管理ツールは、このように使用頻度も考慮しながら、自社にとって必要な機能が備わっているものを選ぶことが重要です。

価格で選ぶ

タスク管理ツールを選ぶにあたって、価格は非常に重要です。無料のツールもありますが、機能を制限されていることがほとんどです。

有料のツールは、プラン分けされているものと、買い切りのものがあります。プランが分かれている製品は、初期費用を抑えられることが多いため、実際に使ってみるのも1つの手段です。また、有料のタスク管理ツールのなかには、無料お試し期間を設けている製品もあるので積極的に利用しましょう。

デザインの使いやすさで選ぶ

最近のタスク管理ツールは、低価格で優秀なものが増えています。したがって機能や価格だけでなく、デザインも重要なポイントになるでしょう。

ユーザーインターフェースによって、使いやすさも変わります。操作がしやすいタスク管理ツールは、慣れるまでに時間がかからず、長期間使い続けやすいでしょう。タスク管理ツールを選ぶ際は、事前にデザインも必ず確認するようにしてください。

タスク管理におすすめのクラウドツール3選

タスク管理におすすめのクラウドツールを3つご紹介します。機能、価格、デザインそれぞれに違った特徴があるため、迷っている方は参考にしてください。

Asana

https://www.itreview.jp/products/asana/profile#scroll

Asanaはタスク管理ツールのなかでも、タスクを効率的にこなしていくための機能が充実しています。単純にタスク管理ができるだけでは不十分、タスクを効率的にチームでも進めていきたい方にはぴったりです。

Asanaには、ほかのタスク管理ツールにはあまりない機能が多数備わっており、以下の機能を無料で使用できます。

  • リスト形式でタスク管理
  • 期限や人、タスク名による順序並び替え
  • サブタスクで担当者割り当てと期限決め
  • プロジェクトとしての進捗管理
  • 複数プロジェクトへの紐づけ

有料プランは、無料プランに比べてセキュリティや連携機能が充実しています。会社の標準ツールにしたい場合はぴったりでしょう。ただし1ユーザー当たり月額1,475円かかるため、比較的高額なツールです。効率的なタスク管理がしたい方は、予算と相談しながらAsanaの導入を検討してください。

・Asanaの参考価格

Premium:1,475 円 / ユーザー/月額

・Asanaの参考レビュー

解決できた課題・具体的な効果
・Excelでのタスク管理・ガントチャート卒業
・プロジェクト施策のタスク依頼・ディスカッション・質問
課題に貢献した機能・ポイント
・メール・チャット・メンション機能

エクセルでのガントチャートはテンプレートもネット上にあるため、簡単に作れる一方で個別タスクのを誰に割り振るか、計画スケジュールの日程変更は手間が多かったです。

Asanaの場合はタスクの日程をツールで変更し、計画自体のリスケジュールもカレンダー日程を押すだけで可能なので非常にラクです。また、Gmailなどとも連携しているため社外のプロジェクトに関するやりとりも簡単。

またSlackなどのチャットツールでタスクのやりとりもできますが、フロー型ツールは情報が流れてしまうため遡るのに時間がかかりますが、タスクベースで質問・チャットができるため情報管理の面でもコスト削減につながります。

Asanaへのレビュー「エンジニア以外でもタスク・プロジェクト施策の管理におすすめ」より

Backlog

https://www.itreview.jp/products/backlog/profile#scroll

Backlogは、チーム単位でプロジェクトを進める際におすすめのツールです。誰が、何を、いつまでにやるかを明確にできるため、連携コストが少なくなるでしょう。例えば企画、総務、マーケティング、製造、開発などの現場で活躍しています。Backlogのメリットは下記の通りです。

  • タスクを見える化できる
  • ガントチャートでプロジェクトを管理できる
  • ナレッジを蓄積するWiki機能がある
  • 頻出するバグを管理してチームで共有ができる

シンプルなタスクを個人で実行するというより、チームで複雑になったタスクを整理しながら解決できるツールです。カンバンボードで「カード」をドラッグ&ドロップすると変更がリアルタイムで反映されるので、初心者でも直感的に操作しやすいのも魅力です。スムーズにタスクを管理して、滞りなくプロジェクトを進めたい方におすすめのツールだといえるでしょう。

・Backlogの参考価格

スタータープラン:2,970 円 / 月(税込)/30ユーザーまで

・Backlogの参考レビュー

オリジナルのクラウドサービスを構築のため、社内の担当者、社外のWEB制作ベンダーさんとのプロジェクト進行管理のために使用しています。
課題ごとに進捗が一目で分かったり、連絡事項をやりとりしたり、資料を送付したりと、すべてが一気通貫で管理ができるので非常に便利です。
期限が超えたタスクには炎上マークなんかもでて、お茶目でいいですね。
マイルストーンのグラフで、進捗が視覚的にわかるのもGOODです。

Backlogへのレビュー「社内外の方と連携を取りながらのプロジェクト推進」より

Trello

Trelloは、無料で使えるシンプルなタスク管理ツールです。世界中に475万人以上のユーザーがいるほど人気のアプリで、使いやすさには定評があります。

Trelloの最大の特徴は、視覚的に見やすいことです。タスクを付箋のようにペタペタ貼りつけることができます。非常にシンプルで難しい機能もないため、毎日スピーディーにタスクをこなしたい方には最適でしょう。

ボード上にタスクの進捗状況を設定し、そのままカードをドラッグ&ドロップすれば移動ができます。ステータスが視覚的に分かり、直感的な操作ができるため使いやすさもバツグンです。また、ボードの作成数の上限がないため、大人数で共同作業もできます。費用を削減しながら、シンプルで使いやすいタスク管理ツールを導入したい方におすすめです。

・Trelloの参考価格

基本プラン:無料

・Trelloの参考レビュー

部内でエクセルを利用してタスク管理をしていましたが、タスクの登録や進捗の登録ができる環境が限られていた。
しかし、本サービスの利用にともない環境を選ばず利用できるため、特に進捗の漏れがなくなった点と打合せにて進捗確認がとてもしやすくなりました

Trelloへのレビュー「何と言ってもタスクの見やすさ」より

クラウドツールを使ってタスク管理をしよう

タスク管理ができるだけで”仕事ができる人”と認定されるほど重要な作業です。タスク管理ツールを使いこなせば、より効率的に仕事ができるでしょう。今回ご紹介したタスクツールは、それぞれに異なる特徴があります。自社にあったタスク管理ツールを選んで、毎日の仕事をテキパキとこなしましょう。

この記事の執筆

キサラ

ライター歴5年。IT、ビジネス、会計、その他ライフスタイルのジャンルも執筆しています。「読まれる記事」を書くことをモットーに活動中。

この記事の監修

ITreview Labo編集部

ITreviewの記事編集チーム。ITreviewの運用経験を活かし、SaaSやIT製品に関するコンテンツをお届けします。

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