昨今、オープンイノベーションや多種多様なシステム、ツールの増加に伴い、ビジネスにおけるデータの取扱量が増加しています。また、働き方改革の一環から、モバイルツールを活用したワークスタイルの普及も進んでおり、外部からの企業内データへのアクセスについてもニーズが高まっています。
そんなニーズに応えることのできるツールが「オンラインストレージ」です。自社でサーバを構え、オンプレミスで「ファイルサーバ」を構築、運営しているケースもありますが、オンラインストレージであればクラウド上にデータを保存することになるため、自社のサーバが不要となり、より手軽にデータの共有体制が構築できます。半面、企業の外部にデータを保有することになるので、さまざまなリスクも懸念されます。
本記事では、「法人でオンラインストレージを選ぶ際に気を付けるべき3つのポイント」をお伝えした上で、おすすめのサービスをご紹介します。
法人向けオンラインストレージを選ぶ際に気を付けるべき3つのポイント
1．セキュリティは大丈夫か？
オンラインストレージを法人で導入する場合、一番避けたいのは情報漏えいを起こすことです。近年は、個人情報保護法などの周知により、法人が扱うデータの漏えいについて非常に厳しい目が向けられています。従って、法人でオンラインストレージを導入する際は、データの暗号化などセキュリティ対策がしっかりとしたオンラインストレージを選ぶのが鉄則となります。
2．権限管理はできるか？
法人の規模によっては、「社外秘」のみならず、先行開発品の「部外秘」情報といった秘匿性の高い情報も扱っている可能性があります。そういった場合には、「部署や階層別に閲覧権限を設定できる」といった権限管理機能が必要になります。
3．価格は適正か？
法人でシステム導入を進める際に担当者が頭を痛めるのが、稟議などを上げる際の「費用対効果の算出」ではないでしょうか？ 企業によっては、上層部からシステム投資の重要性への理解が得られにくい場合があります。特に費用がかさむ場合、導入の許可が下りないといったことも考えられます。このようなケースを踏まえると、コストと機能のバランスを考慮することが重要なポイントとなります。
法人向けのオンラインストレージとして、無料プランをおすすめしない2つの理由
オンラインストレージはGoogle DriveやDropboxをはじめ無料のプランも数多くリリースされているため、利用されたことがある方も多いでしょう。無料なので導入のハードルが低く、まずは無料版を利用しようという考え方も理解できます。しかし、法人向けにオンラインストレージを導入される場合には、無料プランはおすすめできません。
理由としては、以下が挙げられます。
無料プランは容量等でオンプレミスのファイルサーバに比べ見劣りする。
筆者が初めてオンラインストレージを利用したのはDropbox無料版でした。導入当初は良かったのですが、仕事が増えるにつれデータ量がかさみ、すぐに無料で使える2GBを使い果たしてしまい、有料版（1TB）に移行したという経験があります。
無料で使えるオンラインストレージの中で容量の大きいGoogle Driveでも15GBですから、オンプレミスのファイルサーバと比べると、かなり見劣りする容量です。
また、無料プランの導入を進めた後、容量不足やその他の問題で有料プランに移行したいとなった場合、「やっぱり有料で……」と再度上層部からの了承を得るのはなかなかタフな交渉となるのではないでしょうか。
サービスの継続性が担保されない。
以前、社外のプロジェクトでオンラインストレージを活用した経験があります。そのサービスは無料のオンラインストレージでは最大級の15GBの容量があったのですが、プロジェクトのカットオーバーの寸前に無料プランの停止が発表され、メンバー一同右往左往したことがありました。
無料プランを使用していて急にサービス停止となった場合には、データの移行先の確保やその後の保存先の変更連絡など、さまざまな対応に迫られることが懸念されます。法人でオンラインストレージ使用するのであれば、こういった事態は避けたいものです。
法人向けのオンラインストレージ3選
ここからは、以上のポイントを踏まえた上で、法人向けに最適なオンラインストレージ3つをご紹介します。
①DirectCloud
引用元：https://directcloud.jp/about/features02
「DirectCloud」は、「データ消失」「情報流出」「管理の手間」「運用コストが高い」といった、従来のオンラインストレージに対する懸念を解消するサービスとなっています。
具体的には、データ暗号化や、デバイス認証、IPアドレス制限といったセキュリティ対策に加え、3カ所の国内データセンターにファイルを分散保存することにより、堅牢なセキュリティを実現しています。
また、最大30GBのファイルを高速転送可能な機能やきめ細かいアクセス権の設定機能等、利便性を考慮した機能が実装されています。さらに、最大の特徴として、「定額（30,000円/月～300,000円/月） ユーザー数無制限」というプラン設定となるため、大企業や今後人員増加が見込まれるスタートアップ企業においてとても使いやすいサービスとなります
②AOSBOX Business
引用元：https://www.aosbox.com/business/
「AOSBOX Business」は、軍事レベルの暗号化技術であるAES-256を採用したり、クラウドインフラには信頼性の高いAWSを採用したりするなど、非常に高いセキュリティを実現しています。
また、「リモート復元機能」により、管理者が集中管理Webコンソールから、いつでも、どのコンピュータに対しても復元を実施できます。さらに、自動バックアップ機能も実装されているため、管理者の保守、管理の手間を軽減することが可能です。
AOSBOX Businessのプランには、データ容量100GB（20,000円/年）〜の「通常ストレージプラン」と1TB（70,000円/年）〜の「コールドストレージプラン」という2種類のプランがあります。どちらのプランも利用ユーザー数に制限はあるものの、1ユーザー当たりの価格ではなくデータ容量で価格が決まるので、部署や担当者によって使用量に差がある法人にとっては使いやすいプランです。
③PrimeDrive
引用元：https://www.softbank.jp/biz/cloud/saas/primedrive/
「PrimeDrive」は、ソフトバンクが提供する法人向けのオンラインストレージです。法人利用において不可欠なセキュリティ機能として、送信時の上長承認機能や、ユーザ管理機能、アクセス権限を細かく制限する機能などが備えられています。
また、端末の紛失などに対応する「緊急ロック機能」もあるので、法人利用の場合に心配な情報漏えいリスクに対して対応できるオンラインストレージといえます。
価格は、1GBプランが月額12,000円（税抜）、10GBプランが月額69,800円（税抜）、100GBが月額180,000円（税抜）と少し高めではありますが、1万ユーザーまで追加費用なしで登録できるので、規模の大きな法人で利用するには使いやすいプランといえるでしょう。
